浅谈医院文件归档前的预处理

本文从医院办公室所需存档文件五花八门、种类繁多、载体多样化等管理混乱中发现的问题、解决的办法来阐述现阶段医院文件管理的预处理新流程、新方法。

医院文件；归档前；预处理

随着医院的规模的不断扩大，尤其是通过三级甲等医院的评审后，各项管理已经逐步规范，为了加强痕迹管理，各种各样的文件资料出现，导致需要存档文件的大量堆放，需要重要文件翻阅时，又是要花费很多时间来找或者是找不到，所以，急需建立一个系统的归档前文件预处理流程，以提高文件归档效率，便于急需时顺利查找。

一、现阶段存在的问题

（一）文件种类繁多，载体多样化

三级甲等医院顺利通过评审后，随着医院信息一体化系统的应用，提高了医院的运行速度，也增加了种类繁多的归档资料，载体处理传统纸质，更多的是电子文件的归档，这对医院的档案管理工作提出了新的挑战。归档文件不仅包括临床、各职能科室以及各种医疗活动中形成的文件资料。

（二）对归档前文件的管理混乱

由于医院现没有对归档前文件的管理制度，没有系统的、详细的分类标准，存在归档资料堆放混乱，分类不清，未按顺序标号、存放位置不集中等现象，亟待解决，经常出现领导要寻找时文件翻多遍后仍旧找不到的情况出现。

（三）未能及时调整归档范围

随着医院改革的不断发展，尤其是通过等级医院的评审，医院没有及时调整《医院文件归档范围与不归档范围》和修订《医院文件资料保管期限表》，完善各项新的档案管理制度。

（四）缺乏对档案专业人员的培养和激励机制

医院设置的一般都是兼职归档人员，往往注重自身本职工作技能的培养，主要精力放在主要工作上，缺乏对档案新知识、新理念的学习，不能把心思用在档案管理的钻研上，再加上医院也没有针对档案管理的责任目标考核机制和激励机制，就不能充分调动归档人员的主观能动性。

二、解决的办法

（一）完善归档文件的保存

一般情况下，打印出来的纸质文件一式三份，一份归档，一份用作文件汇编，一份用于日常查询。电子文件应用一次写入式光盘、磁带等较安全存储载体归档三套，一份归档（光盘），一份提供日常利用服务（移动硬盘），一份异地保存（光盘）。电子文件的光盘要注意定期转录。医院严格按照以上的相关规定进行归档文件的保存。

（二）规范归档文件的分类

医院采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法，根据医院的实际情况，针对专门的事件增加已专门事件命名的专门档案，例如岗位设置、等级医院评审、附属医院申报、剧毒化学品移交、医疗服务共同体老挝合作等。医院办公室根据具体的分类设置分类抽屉，并进行详细标注。医院办公室收到归档文件后，先对预归档文件根据以上的分类方法进行预分类，然后进行分类后登记，按照时间顺序进行编号，放分类抽屉进行预处理后等待年后进行归档。

（三）及时整理立卷办毕文件

1.由医院办公室立卷。因为文件是由办公室办理的，办公室最了解文书的形成原因、运转情况、实际效用，也最了解文件之间的内在联系和各种文书的保存价值，最清楚文件的去向和收回情况，由医院办公室立卷有利于提高整理的质量和工作的效率。2.文件在本部门随时归卷，这样可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。3.医院办公室暂存当年文件，有利于查阅和利用当年的文件。由医院办公室立卷，文书材料可以在本部门放一年，可供工作需要时随时查阅。

（四）做好平时归卷工作，保证文件材料的齐全完整

根据医院现有的立卷类目，坚持做好平时归卷工作。1.对本部门形成的文件材料根据条例的要求,逐一鉴别、分类、收集整理,最终归档。2.平时归卷。依照已经编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料随时按类目上的有关条款归入已经设置好的分类抽屉内进行预保存。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。平时还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。

（五）检查文件的收集情况，做好年终归档移交工作

对已收集的文件进行一次全面检查，收集不齐全、不完整的要做进一步的补充和完善。1.检查文件是否齐全。如医院重要文件的批复与请示，正本与副本，原件与复印件。2.检查文件是否属于本单位归档的范围。按“凡是反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的规定，不属于医院归卷范围的应剔出；同时，还要看是否属于本年度的，不属于本年度的应转出归入相应的年度。3.检查卷内文件是否有一定的联系。相联系的要归到一块。

（六）建立医院档案管理责任目标考核制度和激励机制

综合档案室根据归档文件的职能部门签订档案责任目标书，注明需归档的的文件范围，时间期限，以及保管期限，可以做到的程度，要求各职能部门指定专人负责，相应的奖惩标准，建立医院档案管理责任目标考核制度。

医院应该针对将档案管理人员纳入医院人才培养计划当中，注重平时的学习机会，鼓励档案管理人员的职称晋升，制定档案管理人员的培训计划，也适当地进行岗位设置，升降有根据，建立一套完善的档案管理人员的激励机制。

希望通过以上几个环节的调整，医院归档前文件的预处理可以基本到位，减少归档整理时间，提高档案运行速度，以促进医院各个方面的全面发展。