浅谈如何做好企业档案编研工作

2014-03-17黎小明

办公室业务 2014年21期

关键词：编研档案资料检索

浅谈如何做好企业档案编研工作

笔者分析了企业档案编研工作的重要性和必要性，就如何做好企业档案编研工作，从档案资料的收集、编制多种形式的检索工具、深度挖掘档案信息、现代技术的采用等方面进行了较为详细的探讨。

档案编研；高速公路企业；建议

目前，随着档案工作越来越受社会和被人们重视，对于开发档案信息，做好档案信息编撰、编研工作就越来越显得必要和在其职位上扮演着越来越重要的角色，笔者从实际工作中感悟其重要性，故在此浅谈档案编撰编研工作的一点心得和体会，供同行相互切磋与交流。

一、企业档案编研的重要性和必要性

1.在社会各行业中，利用档案工作的各项事业都离不开档案编研工作，只有通过编研工作，才能利用档案的边沿成果对社会各项事业进行服务，从而为地区人文历史和社会科学的研究做出一定贡献。

2.档案编研工作是以满足单位日常运转、业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的的，以库藏档案为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。

3.通过档案编研工作，不仅可以有效保护档案史料，也从一定程度上促进了档案史料更加方便的利用。在保护档案史料的过程中，通过对档案史料的编写和利用，减少和避免了档案原件的反复使用，由此使得档案史料可以更加长久的保存，以供后人参考。

4.档案编研工作的开展，充分发挥了档案工作部门存在于社会上的重要性。档案工作部门完成编研工作之后，将编研成果传递到社会中去，让更多利用档案的人深入了解档案工作的价值，在很大程度上起到了宣传的作用。

5.档案的编研成果不仅包括存史、资政和文化等功能，还包含一项十分突出的功能，即教化功能。

二、广深高速档案编研的概况

目前，结合公司推动档案达标升级工作，从整理、整改历史文献、资料信息工作中一改过去的散乱管理，从寻找历史中还原历史，组织编撰了《公司建设大事记79-97》《公司大事记88-2010》《组织沿革82-2010》及《重点工程简介》《全宗指南》等，为企业的决策经营、建设管理、企业文化等管理工作奠定厚实基础。

三、加强档案编研工作建议

（一）加强档案资料的收集，保证归档文件材料的齐全完整

在档案工作初期，由于工作人员缺乏一定的工作经验，对文件材料的价值难以准确判断，对于很多现存的档案资料都会产生一种“留其无用，丢其可惜”的感觉，这是一种普遍的现象。当企业在参考档案资料时，面对积累数十年的、成千上万的档案资料，又会出现“存时多，用时少”的现象。我司通过对文献和档案的编研及利用，了解到在公司举办重要活动和发生重大事件时，并没有找到对其的文字记录和照片记载，只是发现一些不同的人对整个事件和活动过程简单的回忆描述。然而，伴随着时间的流逝和记忆的模糊，每个人回忆的内容都有所差异，甚至一些重要依据和协议也是无从寻找。由此，必须从中吸取教训和总结经验，档案工作人员在接收和整理档案资料时，必须对每份档案进行准确核实，然后根据案卷所属的职责范围和上下级关系进行检查和验收，如若在整理过程中发展任何问题，都必须进行及时解决，除此之外，还应及时将各部门和相关人员手中散存的重要档案和资料进行回收与保管，避免出现任何一个环节的疏忽。

（二）编制多种形式的检索工具，为编研工作提供利用创造条件

在档案编制工作中，编制检索工具的利用是必不可少的。在档案文献编研时，除了对记录的档案文件进行核实，还应该全面了解库存和家底。随着档案数量的不断增加、档案类型的不断变化和档案内容的日益丰富，如果没有有效利用多种形式的检索工具，不仅无法快速有效的检索出相应的档案文献，更无法对时长已久的档案文件进行准确和完全的查找。因此，在档案资料编研过程中，必须在整理和保管好档案资料的前提下，编制多种形式的检索工具，尽量多使用索引和目录，以方便和准确查找资料。

（三）充分发挥档案工作人员的优势，积极开展档案加工利用

档案工作人员可以充分利用熟悉公司库存档案情况这一优势，深度挖掘档案信息，做好档案编研工作，为档案利用者提供更为系统和完整的资料。在以往的档案工作中更侧重于档案资料的整理和保护，却很少有人对档案进行研究，这就在很大程度上浪费了档案工作人员本身具有的优势。为了加强和完善档案资料的管理，档案工作人员应该在开展档案编研工作的同时，对档案进行科学研究，深入了解探究档案的保管情况，根据实际情况和相关理论方法，改进管理方法。

（四）积极采用现代技术，全面提高管理水平

现阶段，人们对档案的利用需求是多方面的，并且对档案利用数量的要求也越来越大，由此档案利用的时效性、专题性和准确性要求不断提高，仅依靠传统的手工检索方式已经无法满足当前档案利用的要求，加之，随着现代科学技术的快速发展，电子技术和信息处理技术已经在现代办公中得以广泛应用。因此，要想从根本上提高档案的管理水平和创新档案管理方法，在档案资料编研过程中，应利用计算机编目检索技术和计算机尖端技术来提高档案管理效率和水平，从根本上化解档案利用方式与社会利用之间的矛盾，从而促使档案编研工作更好地服务于社会。