浅谈对文书及档案工作自动化整体管理的认识

随着我国经济的飞速发展以及社会主义现代化建设的不断完善，我国的科学技术和自动化应用水平逐年提升，在社会工作的各个方面开展自动化管理已经成为了大势所趋。

文书；档案；自动化；整体管理；有效性

众所周知，我国是世界人口大国，文书数量和档案资料都较为丰富，将计算机、互联网等先进设施应用到自动化管理中已经成为了必然趋势。加强管理的自动化水平，不仅能够节约工作时间，提高工作效率，使工作内容变得一目了然，还有助于提升文书和档案资料查询的速度，其整体的自动化水平也成为了衡量相关单位整体实力的重要指标。虽然近年来，我国档案管理部门和文书保管单位已经逐渐意识到了自动化整体管理工作对单位发展的重要意义，并不断加大资金投入数量，引进先进设备，使工作效率有了明显的提升。但是其与发达国家相比，文书及档案工作自动化整体管理的水平仍处于落后阶段，很多工作人员和单位领导对其的认识也较为片面。为了改变这一现状，切实提升文书和档案管理工作的工作效率，相关单位一定要明确了解自动化整体管理的重要意义，并找到行之有效的对策提升管理的自动化水平，为我国文书和档案管理工作的进一步发展奠定坚实的基础。

文书和档案管理工作一直以来都是我国资料管理中的重点项目，以往的文书档案管理工作大多为人工手动管理，这不仅对管理人员的素质能力具有较高的要求，而且不利于工作效率的提升，且管理工作容易出现混乱局面，导致资料丢失。文书工作自动化是利用计算机对文件进行处理的方法，档案工作自动化则是利用计算机对档案实施的管理，两者具有一致性，有紧密的联系，是不可分割的整体。如何实现文书与档案管理工作的协调统一，将两者宏观的联系在一起，并将它们整合在一起，就成为了工作人员探讨的重点。计算机以其大容量、高速度、多种输入输出功能等独有的特点，在文书和档案管理工作中得到了非常广泛的应用，它不仅能够最大限度的节约空间，还能够提高工作效率，为社会提供便捷的服务。针对这样的现象，本文就以我国现阶段文书及档案工作自动化整体管理的实际情况为依据，简单阐述一下将两者整合为一个整体的必要性，并进一步分析提出行之有效的对策加强管理，提升其自动化水平，从而更好的为人民服务。

一、实现文书及档案工作自动化整体管理的必要性

文书与档案在形式和内容上都具有较强的一致性，两者互相联系，具有相关联的特征。将它们整合在一起实行整体管理，有助于加强彼此的联系，是共同发展的必然要求。

第一，文书自动化管理的对象是文件资料，也称现行文件，具有现行效用。档案的自动化管理则主要在于对档案进行分类存储和保管工作，它大多是由现行文件转化而来的，同样具有很大的价值。从本质上而言，两者只是同一事物的不同方面，只是存在不同的表现形式，其根本来源是一致的。由于科学技术水平的持续提升，以计算机为首的办公自动化软件的产生极大的推进了文书和档案管理工作的自动化运行，通过现代化设备的使用，能够利用互联网将两者紧密的结合在一起，并实现同性质文件资料的相互转换。以往两者的管理工作都各自为政，工作内容重复繁杂，先进设施的优势无法展现，造成工作效率的降低，极大的浪费人力资源，实行文书和档案的自动化整体管理也就变得更有意义。

第二，文书和档案的自动化整体管理是满足实践的具体要求。计算机办公软件在工作中广泛应用后，我国相关工作单位陆续开展了实践工作，将两者放在一起进行自动化管理和研究。经实验发现，将文书和档案整合在一起，有助于节约工作时间，减少工作人员的工作量，提高办事效率。为了更大限度的推行这一工作，必须要进一步研究两者的联系内容，在文书和档案工作的不同阶段实施不同的整体自动化管理，有效利用计算机特点，扩展系统管理的深度和广度，从而提升工作效率，满足管理的高要求。

二、实现文书及档案工作自动化整体管理的有效对策

我们已经清晰直观的看到了文书与档案工作自动化整体管理能够实施的必然原因。为了进一步扩大这一优势，提升工作效率，节约时间，做好资料档案的保管工作，一定要结合实际，找到切实可行的对策将两者有机结合起来，从而提升工作质量。

（一）构建专门的自动化管理机构，加强领导

实现文书和档案的自动化整体管理不是一个简单的过程，其在具体工作中也是分系统进行的，只有建立单独的机构，派专门人员进行管理，才能最大限度的发挥办公自动化的优势。因此，国家要组织建立一个专门的机构组织建设和协调管理，颁布工作准则和规章制度，结合地方工作的实际确定目标。单位领导也要加强管理，发挥领导的巨大作用，定期组织宣传，完善总体设计方针，保证工作协调进行。

（二）做好自动化整体管理的事前准备工作

众所周知，我国文书和档案管理工作涉及到的内容较多，自动化整体管理是一项复杂的工程，想要保证自动化整体管理的科学进行，就一定要做好事前准备工作。对文书和档案进行科学分类，对资料进行分析、加工、组织、处理，将数据准确录入到计算机中，做好标注和目录。在录入过程中还要了解文书和档案的具体形式，做好分类号、主题词等的撰写工作，为以后的整体管理提供保障。

（三）加强自动化整体管理培训工作

文书和档案工作的自动化整体管理是与计算机紧密结合的工作事项，它对相关工作者具有很高的技术要求，人们在掌握计算机基本应用和办公室软件的基础上，还要能够准确操作，实现有效的开发和利用。对此，相关工作单位要聘请具有较高计算机水平和能力的人员进入岗位进行上岗，并做好岗前培训，提高他们的技术能力。另外，管理人员自身也要明确工作的重要意义，加强学习，利用业余时间不断完善自我，提升自己的操作水平。

（四）实现文书工作自动化与档案工作自动化的协调统一

文书与档案具有较高的一致性，但两者还是存在着很大的差异，实现两者的自动化整体管理并非易事，仅仅依靠一个部门、一种管理形式是远远不够的。因此，各单位要保证文书档案自动化管理各个子系统工作能够实现协调配合，做好技术控制工作，使两者的硬件、软件达到统一标准。与此同时，还要重视文书工作的标准化作业，实施统一的格式规范，减少错误发生的几率，并加强监管和检测工作，确保两者协调统一发展。

三、结束语

总而言之，文书与档案具有很高的协调一致性，在对两者实施资料管理时也存在统一性。随着计算机、办公室软件的广泛应用，实现文书、档案工作的自动化整体管理就成为了大势所趋。它能够减少以往单独作业浪费时间的缺陷，提升工作效率，使资料的管理更加便捷。当然这一目标的实现不是简单的过程，相关单位一定要结合实际，对数据进行精准分析，做好事前准备工作，并提升工作人员的技术水平，统筹发展，为自动化整体管理的有效实施作铺垫。

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