现代化医院档案管理问题及对策分析

本文结合现代化的档案管理模式对于医院档案管理工作的新要求，首先分析了医院档案管理工作中存在的薄弱环节，进而具体论述了提高医院档案管理工作水平的几项具体可行措施，可以为医院档案管理工作的实施开展提供合理的参考。

医院；档案管理；创新

医院的档案资料是医院在医疗卫生、教学科研、预防保健以及卫生行政管理等活动过程中保存的具有价值的重要资料，是医院临床医学、科学研究的重要依据，强化医院档案资料管理对于提高医院管理水平具有重要的作用。医院档案管理部门应当结合信息时代的发展，不断的创新医院档案管理模式，强化档案信息资料的科学化管理与开发利用，提高医院档案资料管理水平，充分发挥档案资料的价值，为医院现代化的建设与发展提供基础保障。

一、医院档案分类

开展医院档案管理工作，首先必须明确医院档案的类型，进而根据不同的类型采取不同的管理措施，医院的档案主要包括行政档案、人事档案、财务会计档案、药械设备档案以及医疗档案等几种形式。其中行政档案主要包括各类正式公文、重要活动的组织流程、领导讲话稿以及声像图片等相关资料、医院部门现行的各项规章制度、规定、流程、医院会议纪要与决议、各科室工作计划汇总表、固定资产档案、车辆管理档案、合同文件等应归档保管的文件、资料。人事档案主要包括医院职工的个人信息资料、劳动合同及保密协议、工资以及社保等薪酬相关资料、员工绩效考核等相关资料。财务会计档案主要包括审计账册及报表、会计账册及报表、固定资产资料等。药械设备档案主要包括设备台账、合格证、使用说明书、安装调试以及验收报告、保修协议、设备运行维修保养记录、设备更新改造记录、设备管理制度等资料。医疗档案则主要是由医疗管理部门提供的病案资料等相关内容。

二、当前我国医院档案管理工作存在的问题分析

（一）对于医院档案管理工作重视程度不足

医院管理部门对于医院档案在学术研究、行政管理以及临床应用等方面的重要作用认识不足，没有充分认识到档案资料这一信息资源的重要意义，因此造成了医院内部的档案管理意识薄弱，档案资料的收集整理不完善，档案资料零星不全，难以有效的借阅查询利用。

（二）医院档案管理的现代化水平不高

当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）医院档案管理信息化水平较低

造成医院档案管理工作效率较低的主要原因就是由于医院档案管理工作的信息化水平不高，虽然采用了计算机录入的档案记录方式，但是档案在收集整理、归档保存、检索查询等管理流程方面的信息化程度不高，档案资料的数据库平台建设也不完善，造成了档案资料的管理效率与管理质量不高。

（四）医院档案管理的安全性相对较差

由于部分医院对于档案安全管理重视不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密档案资料的泄露。特别是对于一些涉及到病患隐私的档案资料，缺乏完善严密的档案管理制度，对于一些过期需要销毁的档案卷宗也没有及时的进行销毁，这也是档案管理工作中需要重点解决的问题。

三、现代化的医院档案管理对策研究

（一）完善医院档案管理制度体系

医院档案管理制度对医院档案管理工作具有指导性的作用，是医院档案管理工作的基础依据。建立现代化的医院档案管理体系，基础条件就是建立标准完善的医院档案管理制度体系。首先，档案管理部门应当结合医院的实际情况，制定档案管理工作标准以及管理模式，重点整合、共享管理资源，确保档案管理工作的顺利开展。其次，完善各种档案管理工作具体管理制度的制定，尤其是对于档案分类管理标准、档案整理标准、档案著录标准、档案保密管理要求、档案信息化管理制度等内容，确保医院档案管理工作在资料整理、归档保存、数据录入、检索查询等不同阶段工作的实施均有据可循。最后，应该制定医院档案管理工作的标准化流程，在档案的归集、整理、立档、目录编制、查阅以及销毁等不同阶段制定完善的工作细则，确保医院档案管理工作的有序开展。

（二）强化医院档案管理意识，提高档案管理的整体业务水平

首先，医院管理者应该充分认识到医院档案管理工作对于医院正常管理以及发展的重要作用，重视档案工作的开展。增加资金投入重点确保医院档案管理工作经费充足、设施齐全、人员岗位设置合理，为医院档案管理工作的顺利实施开展提供良好的条件。其次，应该强化对于档案管理工作人员的培训教育，提高档案管理工作人员的日常归档意识与档案管理业务水平，结合采取定期考核、责任管理以及奖惩制度，通过对档案管理工作人员的管理实现档案管理工作的科学化、规范化、制度化以及现代化。

（三）采用信息化的管理模式，提高档案管理的服务水平

提高医院档案管理工作效率与工作质量，实现档案资料的有效整合与共享，必须完善档案信息管理系统建设，并将其作为档案管理工作的主要平台，这也是提高医院档案管理的开发利用以及使用服务水平的关键措施。档案管理部门应当结合信息化的档案管理手段，充分借助信息化管理在数据资料准确、资料处理高效方面的优势，将医院的档案管理工作流程进行信息化的改造，通过档案资料管理信息系统对档案实行统一管理，通过信息系统实现档案材料的及时收集与更新。借助于资料数据库信息数据平台，完善行政档案、人事档案、财务会计档案、药械设备档案以及医疗档案等子模块建设，促进内部档案资料信息的准确性与流动性。同时对于没有保密要求的资料，将数据全面整合作为共享，向授权用户提供网络远程查询服务，真正提高档案资料管理服务水平。

（四）完善档案管理的保密工作

保密工作是档案管理的重要环节，特别是医院档案资料中由于部分涉及到科学研究以及病患隐私的资料，需要妥善的进行保密管理。对于档案资料的保密工作，应该严格按照国家档案管理工作方面的法律法规，执行档案管理制度。绝密档案与非绝密档案严格分开管理，绝密档案必须设置完善的安全管理措施，明确保管期限与保密期限要求，确保保密工作的实效。对于超过保管期限的档案，应该超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限提前编制销毁计划及清单，经过审核批准后及时进行档案销毁工作，并在销毁档案清册中进行详细的记录，同时注销销毁档案的在册目录。此外，应该注重提高档案管理工作人员的保密意识与工作作风，对于泄密问题严查责任人，并及时解决泄密问题造成的影响，实现档案管理工作的严格与标准。

四、结语

医院档案管理工作是医院管理工作的关键内容，结合新时期医院发展对于档案管理资料的要求，创新医院档案管理模式，尤其是在完善医院档案管理制度体系、强化档案管理资金投入、加大档案管理信息化建设力度等几方面，对医院档案管理工作进行改革创新，不断提高医院档案资料的价值开发利用，实现档案管理效率与服务质量的全面提升。

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