油田档案信息化研究

2014-03-17任变玲

办公室业务 2014年21期

关键词：标准规范数据管理档案资料

油田档案信息化研究

油田企业档案馆（室）保存着油田在勘探开发、生产经营、科研管理中产生的珍贵资料。档案管理是油田企业管理中的重要环节，档案管理信息化已经成为趋势。本文结合油田特色阐述企业档案管理信息化的必要性及措施。

档案；信息化；数字化；数据运行

石油企业在油田勘探开发、生产经营、科研管理、生产经营过程中产生了大量的档案资料，这些档案资料以其自身的独特价值成为石油企业资源的重要组成部分，随着信息化时代的到来，石油企业档案信息化建设越来越受到石油企业的重视。

一、档案管理信息化的必要性

在油田的勘探开发和生产经营活动中产生的档案信息资料是海量的，有纸介质、磁介质、声像、电子文件、实物等各种载体。油田的科学技术档案几乎占到油田档案馆藏的70%左右，具有极高的科学利用价值。因此，做好档案信息化建设，建立健全档案信息数据运行管理机制和各项管理与运行措施，使档案资料在生产建设中发挥应有的作用是非常重要的。

（一）优化企业组织结构，促进业务流程的改进，有效降低管理成本

档案信息管理采用数字化形式，以信息网络为载体，在企业内部按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以提供使用，有助于进一步优化企业组织结构。

（二）促进油田档案信息资源共享，增强企业竞争力

油田企业各个部门系统之间的信息可以达到共享，在档案管理信息系统中，各系统信息得到整合和深层次开发，使得各专业系统更容易发挥各自的核心优势。

（三）油田档案信息化建设，有利于提高效率，促进企业发展

档案信息化管理可提高油田企业对档案资源的利用效率，扩大档案资源的使用范围，降低档案资源的使用成本和管理成本，优化人力资源，有效降低生产成本，提高协调工作效率，促进企业又好又快发展。

二、档案管理信息化的措施

（一）建立健全档案信息化管理运行体制和机制

在档案信息管理中，要严格执行国家和企业的保密制度，严守企业的商业秘密；要贯彻落实国家的有关政策、法律法规；油田企业要单独指定一名领导，管理档案资料，落实数据管理工作，并对数据资料进行严格的质量审核和协调管理；同时要结合本单位实际情况，设置数据管理岗位，明确落实责任主体与责任人，配备具体负责数据采集工作、档案信息数字化、数据上传与加载、提供利用、安全与保护等工作人员。

（二）完善标准规范，加强质量控制

1.规范档案信息化工作。在实际工作过程中，依据国家颁发的标准规范，结合自身工作实际，加强基本工作的标准规范建设，建立健全档案分类规则、档号编制规则、制定信息化标准规范、电子文件管理规定，保证档案信息检索的查全率与查准率。

2.加强数据质量控制。电子档案的质量直接关系到检索识别的精度，因此扫描工作的好坏对后续全文检索的查准率、查全率都有很大影响。所以，加强扫描整理质量、图片编辑质量、目录整理质量、审核校对等几个关键环节都非常重要，它们是数据资源建设质量的基础和保证。

3.加强档案资料采集流程的管理。企业派专门的工作人员作为数据采集的具体负责人，对经过严格审核与接收的档案资料系统地进行编目录入、数字化采集、实物扫描与编辑、数字化合成与转换、电子文档上传与入库等工作，统一整个工作过程的标准规范，确保数据采集的原始性和完整性。

（三）加强数据安全管理

1.提高设备安全性，保证档案安全。档案信息化建设过程中，所有档案被转换成电子形式，在档案的上传与利用过程中都是在网络等环境中实现的。因此，档案的网络安全性尤为重要。在档案信息化处理和管理过程中必须选择适合档案数据运行的操作系统和防攻击软件，配置防火墙、用户身份认证等安全技术，采取物理隔离措施，采用双机热备份和磁盘阵列等设备来保证系统的正常运行。

2.注意数据库的安全性。根据档案信息数据库结构，采用适合档案电子文件存放规则的数据库管理系统，并制定严格的备份与检查制度，确保数据的安全。

3.确立数据的安全级别和使用权限。为了数据的安全性，结合工作实际，可将数据库使用人员分为三个级别：一般用户级，可以在局域网、专用网络上检索查询开放的档案信息；业务用户级，可对档案业务进行管理，对档案进行操作，可以读写存取数据；系统用户级，拥有更进一步的管理权限，主要负责档案数据库的维护，能对系统数据进行备份，并对数据库结构、数据用户、角色配置、数据规则访问等进行管理。

4.把安全管理贯穿全过程。数据安全管理应贯穿于档案数据管理的全过程。因此，要健全信息安全从负责人到各岗位人员的负责制；确定信息数据管理各人员的职责和权限；建立和健全本系统安全操作规程；与数据管理人员签订安全保密协议。

5.电子档案的利用管理。实际工作中，通过用户申请，并经过相关领导审批，档案馆借阅管理人员授权后方可下载、浏览电子档案，并在下载与浏览的资料上，增加相应的版权水印标志。