档案信息数字化若干问题的研究

档案信息数字化建设已成为各高校档案馆的重要任务。通过高校档案数字信息化工作调研，对高校档案信息数字化工作中出现的业务模式选择、外包公司的选择与合同签订、档案前期整理、各类档案信息数字化顺序、信息数字化存储格式以及档案管理与档案数字化检查等若干问题进行总结并探讨相应的解决策略。

高校档案；档案信息数字化；数字化外包

随着档案信息化建设需要，档案数字化已经成为各高校档案馆的重要任务。我校档案馆即将对档案馆内现有档案进行数字化扫描，在数字化之前进行了一系列调研工作。这次调研对武汉几所部属高校以及省属市属高校进行调研，这些高校基本上都已开始了档案信息数字化工作。有些高校已经对档案信息数字化业务积累了丰富的经验、有些正在扫描过程中，调研发现他们都经历过各种共性或个性的问题。由于高校的共通性，其他高校在开展数字化业务过程中也可能面临这些问题。因此，总结这些问题所在并研究合适的解决办法，对于我校的档案信息数字化业务工作的顺利开展有很好的借鉴推动作用，同时可以为即将开展此项工作的高校档案馆提供有益的参考。

一、档案信息数字化开展前期需解决的问题

（一）档案信息数字化业务模式选择

调研的所有高校统一选择了业务外包的方式来完成数字化扫描工作。业务外包的概念在1990年《企业的核心竞争力》中首次提出，档案业务外包具体指档案机构通过整合利用外部专业化资源，达到降低成本、提高效率、提高自身核心竞争力的管理模式。业务内包可总结为依靠档案馆自身力量完成档案信息数字化工作。各高校档案馆正式工作人员一般都在十余人左右，而各档案馆分为查询利用、业务指导、技术信息、理论编研等部门，每个部门分配人员基本能保证档案馆的正常运转，如果选择内包的方式进行数字化扫描，首先人力上就会严重缺乏。根据“业务外包”的概念，对于高校档案馆来说核心业务是档案管理、服务利用和理论编研，信息数字化业务作为非核心业务外包给有专业资质的扫描公司一方面利于档案信息数字化业务顺利展开，另一方面档案馆工作人员有更多的时间和精力投入到管理、利用与科研等核心工作中。其次，数字化扫描是一项技术性业务，需要专业的设备与技术，档案馆没有数字化设备，也缺少懂得数字化技术的专业人才，并且数字化档案加工流程较为复杂和漫长，如果选择内包的方式会花费大量的人力物力，也影响数字化业务的速度与进度。而专业的档案外包公司不仅配备最先进和完善的设备，同时具备丰富得数字化人才。由专业档案外包公司承担档案信息数字化工作在质量和效率上更有保障。

（二）外包公司的选择与合同签订

合适外包公司的选择是能否成功完成数字化外包业务的关键。选择外包公司时应考虑公司资质、业务经验、业务能力、技术状况等方面。选择一个资质高、业务能力强、业务经验多、技术能力好的外包公司，有助于档案馆信息数字化的顺利完成，而且足够的经验能让外包人员对于各种各样的问题快速反应，并找出解决方案，节省时间和外包费用。反之，资质差、经验不足的外包公司不仅影响档案信息数字化进度甚至信息化费用也随之增多。因此，档案馆应结合自身情况综合考量，选择合适的外包公司，保证档案信息数字化顺利完成。

档案信息数字化是一个长期、复杂的工作，档案馆与外包公司必须按规定签订外包合同。现阶段，高校档案馆在业务外包方面经验缺乏，通过调研总结得到一些签约经验可以借鉴。外包合同中各项条款应具体、详实，合同中应明确服务范围、服务履行期限、验收标准、赔偿责任、争端解决方法、保密协议等，另外还可将合同中未提到但日后工作中遇到的问题签订补充条款来规范外包商行为、保障自身权益。一般情况下，合同签约时间不宜过长，根据调研各高校经验来看，一年一签，可以较好的保障高校利益。

二、档案信息数字化实施过程中需解决的问题

（一）档案的前期整理

高校档案馆馆藏档案历史悠久，馆藏量较大，每一个时期的档案整编方法不尽相同，按照现今档案整理标准，库存档质量参差不齐，所以对于库存档案的清库整理尤为重要。以我校为例，业务指导室从2012年开始对库存档案进行清库核对，将库存档案中缺页漏页、案卷或卷内题名错误、日期错误等历史遗留问题全部重新整理，便于档案信息化扫描工作的进行。很多高校档案系统中没有历史档案的卷内条目，这也是由于早期档案整理的不规范造成的，那么进行扫描时卷内文件如何挂接也是在开展档案信息化业务之前需要确定的问题。对于历史档案卷内文件的处理方式基本分为两类：1.首先在档案管理系统中将缺少的卷内条目进行录入，然后再进行扫描挂接；2.在扫描时同步挂接。这两种方式各有利弊，第一种更加便于挂接，错误率较低，但是前期的录入工作巨大，耗时较长；而第二种方式挂接时对工作人员要求较高，必须非常小心仔细，否则很容易发生挂接错误。各高校可以根据自身情况来选择历史档案卷内条目的处理方式。

（二）各类档案信息数字化顺序

1.对于高校档案利用来说，教学类档案无疑是使用频率最高的一类，学生的招生、学籍、学位、成绩等都是需要经常查询的，所以首先应从教学类档案开始数字化。2.文书类档案，包括党群和行政档案。高校在党群、行政管理工作中形成的文件是高校正常运行的基础与指导，查询利用档案的数量也不在少数，所以对于党群和行政档案的数字化也刻不容缓。3.声像档案中的照片档案是高校历史最珍贵的记录，很多老旧的照片经过时间变迁已经模糊、发黄甚至破损，一旦损毁便无法挽回,很多高校对于照片档案的扫描也格外重视。4.基建档案中的各类图纸也是扫描工作的重点。以我校为例，基建图纸是科技档案中查阅频率较高的一类，很多基建图纸已经模糊破损了，这些图纸对于学校基建项目的后期维修改造至关重要。其他类别档案包括设备、科研、财务、人事、出版等各高校暂时未列入信息化范围。

（三）信息数字化储存格式

调研发现，TIFF图像数据格式占用储存空间大，JPGE和双层PDF文件是较为主流的储存格式。《电子文件归档与管理规范》和《纸质档案数字化技术规范》两个档案数字化规范标准对此也有规定。双层PDF文件是一种包含文本层和图像层的双层结构PDF格式文件，文件内容同时包含文本层和图像层，既可以100%保留原始版面效果（包括公章、签名），又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、全文检索等功能。因此档案数字化建立全文数据库，双层PDF文件格式能实现目录检索和全文检索功能，不仅有效提高了查询利用的工作效率而且极大的方便了电子文件的管理。信息数字化扫描中色彩模式的选择可根据档案本身状况来决定，一般文件可用黑白扫描，节约成本；红头文件以及带有印章的文件就需要用到彩色扫描，层次更加丰富；对于老档案若用黑白扫描则效果不佳，图片发黑不清，最好选择彩色扫描，清晰度更高，更好的显示档案的原貌。

三、档案信息数字化过程管理中需解决的问题

高校在档案信息化过程管理阶段，需要注意的问题很多，在此重点讨论两个关键问题。

（一）档案管理

很多历史档案见证着高校的发展历程，极其珍贵，一旦损坏或者遗失将造成无法挽回的损失。信息数字化过程中，档案出库进库需要严格管理。档案出库时将出库档案进行登记，填写出库单，包括出库日期、档案类别、具体件数、页数、经手人等。入库时也要填写档案入库单，严格核对是否与出库信息相符，细化到每卷页数是否一致，以免造成不必要的损失。档案拆卷与装订也需仔细谨慎。许多历史档案年代久远，纸张变得非常脆弱，若随意翻折或拆卷大意，容易造成档案的人为损坏。由于外包人员不是专业的档案业务人员，对于档案装订工作存在不规范或者错误操作，档案馆应安排相关部门负责人协助指导外包人员完成装订工作，尽量避免档案损坏或者丢卷、漏页等人为操作失误。由于高校档案中有部分保密档案，因此档案信息数字化安全管理也必须注意，应在双方合同中签订保密协议，并且在信息数字化扫描过程中严格加以把关。实体档案出入库房手续齐全，严禁数字化工作人员携带U盘、移动硬盘等储存设备进入扫描工作间，如需网络也应在独立的局域网内操作，防止网络安全隐患。

（二）档案信息化检查

扫描完成的案卷必须及时检查，主要检查内容包括：扫描的影像数据与对应的目录数据挂接是否准确、是否有缺扫漏扫或者重复扫描、扫描的完整度与清晰度等问题，如出现问题应及时与外包人员沟通，指导其更正，确保信息数字化质量。数字化检查工作也分为两种方式，一种是仅抽检，另一种是全部检查。全部检查虽然更加耗时耗力，但是保证了扫描档案的质量，为以后的顺利使用打下了基础。最后还要做好数据的安全保存和备份工作，一般采取移动硬盘与光盘双套载体备份，档案数据库也应定期及时更新，保证数据库的安全与完整。

四、总结

以上是在我校档案信息数字化之前进行考察调研的工作中所归纳总结的若干问题及解决策略。现今各高校陆续开展了档案信息数字化工作，信息化之前有必要将上述问题了解清楚，为档案信息数字化工作顺利开展提供保证。当然，档案信息数字化工作还有很多需要注意的方面，在此文中无法详尽，有待进一步在实践中深入研究与探讨。

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