浅谈信息化与档案管理

2014-03-17黄曦

办公室业务 2014年21期

浅谈信息化与档案管理

计算机技术和网络技术的快速发展使人类进入了一个信息化的时代，随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。

档案；信息化；管理

一、档案信息化管理

档案信息化管理就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息接收、传递、存储和利用一体化；第二，要实现档案信息的网络化和数字化；第三，要实现档案信息的高度共享；第四，要实现档案管理模式的改革。

档案是需要长期保存的。由于档案在保存过程中可能受到潮湿、虫蛀、火灾等影响，所以每年需要投入大量的经费，又因没有备份，每年又不得不为档案损失而担忧，由于档案需要经常查阅，所以不可避免地会造成原件受损或遗失，以上种种因素都给文档的保管与利用带来管理上的困扰。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术已经成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、当前档案管理信息化面临的问题

计算机技术和网络技术的快速发展给档案信息化管理带来了新的机遇，但围绕新阶段的新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然面临众多未解决的难题。

（一）面临创新与安全的挑战

原有档案管理制度的核心一是为了确保档案安全，二是为了快速查询、应用。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其他应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来解决各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

（二）面临标准化、法制化的挑战

由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

三、档案信息化应遵循的原则

（一）安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，必须采取强有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

（二）规范性原则

制定和实施档案管理工作标准和规范，是档案管理工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作的进行实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象发生。

四、加强档案信息化管理的措施

（一）加强基础设施建设

电子计算机技术和网络技术是当今革命的先导技术，给人们的生活生产带来巨大变革。电子计算机具有运算速度快、精确度高、存贮信息量大等特点，且电子计算机逻辑判断能力强，能同时进行多种复杂运算。运用计算机进行档案文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期的文件等，可大大提高工作效率。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，可以做到又快又准。同时，计算机技术还能用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平；其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

（二）加强档案信息资源建设

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。因此，应加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。