档案管理信息化建设探讨

本文首先探讨了档案管理信息化的意义，然后根据笔者工作实际对于档案管理信息化建设需要遵循的原则进行了归纳性总结，最后提出了加强档案管理信息化建设的措施。

档案管理；信息化；建设

随着现代高新技术的不断普及，计算机网络技术的大量使用给档案管理提供了新鲜的土壤，并为其提供了可靠的保证，传统档案管理方式面临着越来越大的挑战。我院是历史悠久水利综合科研单位，积累大量有价值的科技档案资料，对指导水利工程建设及工作具有很高的参考利用价值，如何加快档案现代化管理，充分发挥档案工作的重要作用是档案工作者面临的一个重大课题。

一、档案管理信息化的意义

（一）高速、准确的检索

档案管理的信息化使得档案信息的检索由手动变为了电子化检索，加快了检索速度、提高检索准确性。档案管理相关工作人员在案卷及目录中进行手动查找，查找效率不高，也很容易出现差错。转化档案管理的工作，实现档案管理的信息化，可以很大程度上提升档案管理信息的查找的速度以及正确率。除此之外，借助档案信息化管理模式的自动化以及智能化功能，即使是较为复杂的模糊查询也可以顺利实现。

（二）方便信息远程传输

按照传统模式，使用档案信息主要有两种途径：一是实际到相关的档案管理部门进行查找；二是发传真或者邮寄，这为使用者带来极大的不便。科研工作实际应用在全国各地，远程传输很重要。档案信息化管理模式的应用，借助信息网络，使用者通过自动检索即可实现与档案管理部门之间的档案信息传输，特别当二者相距较远时，这种便利性则更加突出，在很大程度上节省了人力、物力和财力。

（三）最大化实现资源共享

目前档案管理机构大多实行的是办公自动化。档案管理信息化与办公的自动化可以实现很贴合的对接，最终实现档案管理信息收集以及整理甚至使用的一体化。同时，可以同步完善档案管理信息文件的生成、管理和使用。档案管理的信息化使得档案的发文、归档和使用三者无缝对接，同步开展成为可能，资源共享对我们综合性科研单位档案利用意义很大。

二、档案管理信息化的原则

（一）标准化原则

档案管理的工作需要标准化以及规范化，是档案管理工作不断现代化的需要，也是提升档案管理工作质量以及效率的需要。在不断加强档案管理信息化的过程之中，电子文档的接收不断加大，必须坚持规范性原则，制定相应的规范以及信息管理的法规，对于相关的电子文档不断地进行正确而且有效的归档。

（二）安全性原则

随着计算机科技的不断发展，大数据时代的到来，网络问题频发。潜藏在网络之中的安全问题受到了相关档案管理人员的重视。必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

（三）效益性原则

档案管理的信息化是一个整体而且复杂的工程，需要投入相当的人力、物力、财力，所以本着投入以及效益的原则，档案管理必须相应地创造效益，而档案管理的效益其实就是档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益。

三、加强档案管理信息化建设的措施

（一）建立档案管理的规范性体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。我国档案信息化建设总体上还处于初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面比较薄弱。规范性体系的建立能够能满足档案信息化快速、有序发展的需要，在这不断推进档案管理发展。制定、实施统一的技术标准、规范是当前档案信息化建设的当务之急。档案管理信息化的“文件资料”越来越表现为磁盘以及光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。面对当前的情况，对于档案管理信息化必须制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化。

（二）完善全过程管理制度

进一步完善管理制度。档案管理需要建立科学合理的管理制度，从而实现对整个电子档案信息的全过程管理。1.明确划定电子档案文件制作责任。电子档案文件的制作人员要对由其制作的文件负责，允许使用者用只读形式进行调取和阅读2.及时积累电子档案文件。当形成电子档案文件后，要及时地予以积累，如果确有必要进行改动的，需要经过严格的审批；3.建立科学的归档制度，并严格予以执行。对电子文件进行归档时需要仔细加以检查档案的真实以及是否完整。

（三）利用先进技术优化档案管理工作

1.加密技术。加密技术主要有两种，一种是对称式另一种是非对称式。其中对称式的加密，将加密以及解密的密钥设置成一致的格式，档案管理工作比较适用于这种加密技术。

2.签署技术。电子文件的签署技术主要有两种，分别是归为证书式以及手写式，电子文件的签署技术主要用于证实证书出处，并且同时确保证书没有被经过未经通知的改动。

3.权限控制。档案管理中运用比较多的是向多个合法用户发放通行证，通行证有效地控制了非工作人员进入档案数据库之中的可能性，此种通行证一般是由数字、字母或者专门的符号而构成。

综合运用上述的三种技术达成档案管理的信息化有效的提升档案管理的效益以及安全性。

（四）培养适应档案管理信息化发展的人才

档案管理人员需要做好纸质档案数字化成果这种特殊电子档案的管理工作，并且掌握必要的扫描、文字识别、格式转换等数字化转换技能。档案管理人员在档案形成的不同时期有着不同的责任，才能够保证档案信息化建设的顺利进行。首先，在电子文件形成阶段，档案人员就要参与设计，使得档案符合长期保管以及归档的需求；然后，电子文件形成后，在运转过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在运转过程中发生的各种情况，并进行积累。档案管理人员在档案的电子文件形式形成以及管理方面扮演着很重要的角色。首先，档案管理人员的培养必须从档案管理人员从事工作之前进行培养。高校内都设有相关的档案管理专业，在档案管理专业开设的过程之中，要不断地渗透计算机知识和数据通讯技术知识等现代化知识的培养。其次，将档案干部的计算机和数据通讯技术等相关知识的培训，作为档案干部培训的重要内容。档案管理人员入职后要注重在职强化培训，相关机构要开拓培训渠道，创新培训内容。最后，档案管理人员也要从实践之中不断增强自学的能力，通过自学现代化管理知识提高自身素质，提高管理水平，适应工作需要。

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