浅析事业单位文书档案管理及发展趋势

2014-03-17吴韫

办公室业务 2014年21期

浅析事业单位文书档案管理及发展趋势

档案管理是推进事业单位行政管理的重要手段，是事业单位日常管理工作的重要组成部分，文书档案反映着党务、行政管理等活动，是各项工作的真实记录。规范处理文书档案，合理开发利用档案信息资源，充分发挥档案的作用，为决策服务、为社会服务，是提高工作效率和质量的必要条件。“大数据”时代下，文书档案管理的数字化是档案管理发展的必然趋势。

文书档案；科学管理；发展趋势

一、引言

在文书档案管理工作中，文书工作和档案管理工作既联系又独立，文书工作和档案管理相互协同，才是一种有效的、科学的管理方式。规范处理文书工作是实现档案工作的重要基础，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的任务，具有相对的独立性，但两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。应强化系统思维意识，树立文书处理工作与档案工作规范化、标准化的指导思想。同时要充分认识到网络时代的到来，对传统档案管理的冲击，以及对档案管理带来新的挑战和契机。

二、文书档案科学化管理

（一）规范公文制作是档案管理的前提

文书档案主要来源于文件，文件是工作的记录，档案由文件转化而来，档案是文件的归宿，文书工作是档案工作的前提和基础，可以说文书质量对档案质量具有决定性影响。由于文件及档案种类和载体的多样化，文书人员在公文制发中必须要坚持及时、准确、安全的文书处理原则。高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础上，笔者从事文书档案管理工作多年，结合实际工作认为要从4个方面加以重视，1.文件处理要及时、准确，收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找，由办公室负责全单位的文书资料的收集工作，定期督办、促办、促交，确保文书档案的完整性。2.规范公文制作，行文要规范，核查使用文种是否合理，拟制格式是否规范等，要注重效用，要少而精，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。3.办公用纸质量要统一、要履行签发手续、符合审批权限，主送和抄送单位正确，公文字迹牢固清晰，不论是草拟公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明清晰，有利于日后长久保管利用。4.加强文书、档案专业知识的技能培训，提高文书处理工作的效率和公文的质量，培养既熟悉文档专业知识，又掌握新技术的人才，为提高档案总体质量，为档案管理工作实现规范化、现代化、科学化管理打下牢固的基础。

（二）立卷归档是档案管理的关键

建立健全文书立卷归档制度，档案部门应做好文书档案的收集和接收工作，必须全面收集反映本单位职能的具有参考利用价值的各种载体的文件材料（文件、文字、图表、照片、录音、录像、电报等），并于每年规定的时间进行收集归档，指导各科室按案卷类别做好归档工作，保证文件材料的齐全完整、安全，为立卷归档工作打好基础。各业务部门也应主动在规定时间将具有保存价值的文件资料移送文书档案室，任何部门或个人不得把规定不归档的资料擅自归档，也不得把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。文档的立卷、归档必须依据《机关档案工作业务建设规范》要求，对需要归档的文件按照发文单位、内容、文种、时间等特征组卷；案卷标题要简明确切，根据内容和作用，确定其保管期限；案卷必须认真填写卷内目录和备考表，装订整齐、牢固、美观。编制存放档案资料《档案目录》《案卷文件目录》和有关专题目录，建立档案资料目录总册，以保证档案的安全和利用。

归档的文件以本单位在实际工作中形成的文件材料为主，这是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，是档案工作指导解决问题、实现目标管理的关键性工作。在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要切实解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档；没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点进行合理的立卷分工，要以本单位工作中形成的材料为主，以与本单位业务有关的文件为立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料差别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性，在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失，特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉。在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化、科学化管理奠定坚实的工作基础。

（三）案卷质量是档案管理的保证

实现档案工作规范化、标准化、科学化的根本目标就是要实现档案利用价值最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法与案卷装订质量则是影响档案工作质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。同时，还有注意最大限度地保持档案资料长期性、完整性的保管条件和技术措施，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等设施和技术手段；定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制等。

文书档案发展经历两个阶段：手工管理和系统管理阶段，基层事业单位往往还停留在手工管理阶段，文档流程受空间位置的影响具有封闭性，发文、收文、档案管理的实现均囿于机构内部。从本单位文件管理的角度出发，进行发文、收文、鉴定归档，档案管理在机构内部实现，纸质载体也是通过手工交接方式或传统物流的传送渠道实现文件的传递和档案的移交，就一个机构内部而言，文档流程相对独立，结构单一，比较稳定。20世纪90年代中期，事业单位开始使用计算机，办公自动化系统逐步应用于电子文件处理，近些年，设计和开发各类文档管理系统的基本沿袭手工管理的文档流程，没有人质疑传统手工管理流程是否合理和必要，没有考虑并优化文档流程，以适应电子文件的特点和信息化的需求。

三、文书档案管理发展方向

随着互联网时代的到来，档案的信息化、数字化、科学化管理已成为必然趋势，建立数字档案室不仅是纸质时代的简单替代，而是通过多媒体、数据库和网络技术等手段，将部门档案进行数字化处理，建立档案信息资源库，是档案载体由粗糙到精细，由小容量到海量存储，由不方便查阅到全球便携共享的质变。因此，文书档案管理存在的问题也逐渐显现，文件从一个机构转到另一个机构的流程的交接过程复杂化，各个模块之间相对独立、缺乏衔接，本应完整的文档流程变得分散等，由于各机构只对自己的工作负责，无人对整体流程负责，造成文件流转效率低下、机能退化，各机构在文件和档案管理中职能分割、各自为政，系统标准各不相同，业务内容单调重复，造成文档管理体制不顺、相对封闭。传统文档的管理一直是文件、档案分别管理，文件管理以行政事务为中心形成了现行文件周期，与档案管理划分出一个相对分明的领域，文档分治的体制在数字时代弊端日显，文档分治的两段管理方式割断了文件和档案管理的内在联系。文件管理系统中产生和保存的无纸化电子文件归档后进入档案管理阶段时，由于没有相应的进行全过程踪迹保全，达不到档案管理要求而不具备长期保存价值，大多数办公自动化系统的文件管理往往把档案管理需求排斥在外。

计算机和互联网技术的广泛应用，为数字档案管理系统的提供了硬件支撑和技术保障，使跨部门、跨地区、在线开展电子档案的收集、整理、保存和利用成为可能。目前，省、市、县系统内部建立的三级网络平台已经实现文件的无纸化传输，改变了以往的文件人工传递、物流传送的方式，通过发文单位对电子文件数据封存、传输，接受单位启动捕捉系统、解压解密、保存归档等过程，即实现了“保存即归档”的电子文件传输模式。

由于我国尚无一部真正完善的法律用以确认一份电子文件真实、可靠、完整和不可抵赖的依据，目前档案管理仍实行双套归档的保管策略，即电子文件归档的同时需归档相应的纸质文件，归档后同样内容的电子文件和纸质文件二者共存，共同处于存储和可利用状态，电子文件主要发挥参考价值，纸质版本实现凭证价值。双套归档的衔接、浪费与重复、规则失范是亟待解决的体制束缚问题。此外，数字档案管理中，信息外泄、信息消失，存储设备故障，档案信息出错等安全风险依然存在。对《档案法》以及相关政策利用与保护，法规以及标准的制定和完善，规范档案管理程序和制度等，可以从政策层面规范电子档案的管理。加大资金投入、构建电子文件管理系统、从技术层面使档案管理得到保障，以及对文档管理人员责任心的提升、技能培训，将是事业单位由传统档案管理向数字档案管理转变过程中亟待解决和今后较长一段时间工作的重点。