档案资源建设意义、原则和途径探析

档案资源建设是增加档案资源数量、完善档案资源结构、服务经济社会发展的根本途径，是档案事业可持续发展的根本保证。文章对档案资源建设的意义、原则和途径进行了探析。

档案资源建设；意义；原则；途径

档案资源是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。档案资源建设是指依据国家档案法律法规，通过积累、移交、接收、征集、整合、开发利用等途径和手段，使各种有价值的档案资源向档案馆汇聚或受档案馆监控，不断优化档案资源配置，为国家经济和社会发展储备更多的档案资源。加强档案资源建设是增加档案资源数量、完善档案资源结构、服务经济社会发展的根本途径，是档案事业可持续发展的根本保证，具有重要的战略意义。因此，要十分重视档案资源建设工作，采取切实有效的措施，为促进档案事业持续健康发展提供动力。

一、档案资源建设的意义

（一）档案资源建设是我国民主政治发展的需要

随着我国社会主义民主政治的发展，政务公开逐渐走向深入，档案馆需要及时为人民群众提供各种政务信息，以便于民众监督。政务公开客观上要求档案馆工作日益走向开放、贴近民众，需要档案馆实现由单一的档案保管基地向档案资源利用中心和政务信息查阅中心转变，保证和扩大民众的知情权和监督权，从而体现我国民主政治的公开性和透明度。

（二）档案资源建设是为经济社会发展和民生提供服务的需要

档案是人类实践活动的真实记录，是人们认识客观规律的重要依据，是传承人类文明的重要载体，是社会的宝贵财富。通过对档案资源进行系统的开发、整合、编研，可以满足国家机关、社会团体、企事业单位和人民群众等社会各界对档案利用的需求，能为我国经济社会的可持续发展提供重要依据，对弘扬民族文化、增强民族凝聚力发挥独特作用，为维护人民群众的合法权益提供有效凭证，对保障民生和构建和谐社会具有重要意义，从而体现档案记录历史、传承文明、服务社会、造福民生的价值。

（三）档案资源建设是社会信息化发展的需要

社会信息化的发展需要大量的信息资源作为支撑，档案资源在信息资源中占有重要地位。档案作为国家和社会的信息源，在社会信息资源总量中占有很大权重；档案作为人类活动和社会发展过程的真实记录，是人类文明真实的传承载体，不仅具有不可替代的价值，而且能开发出新的信息源，是一种不可或缺的重要资源。加强档案信息资源建设，充分挖掘和开发各种档案资源，对社会信息化发展具有重要意义。

二、档案资源建设的原则

（一）系统性原则

所谓系统性，是指档案资源的连贯性和完整性，增强档案资源的系统性有利于提高档案资源的价值。对于国家和社会各类部门、各个层面形成的档案，应按照形成主体和门类分别进行系统化整理，保持其在来源、时间、内容、形式上的联系，使之由分散、无序变为集中、有序，并根据保管和利用的需要进行资源组合和配置。

（二）以需求和服务为导向的原则

国家档案资源建设的根本目的在于促进国家档案资源的开发利用，为改革开放和现代化建设服务，为维护和实现广大人民群众的根本利益服务。因此，档案资源建设工作应根据形势的发展和时代的需要，以满足国家机关、社会团体、企事业单位和人民群众等社会各层面的需求为导向，以服务国家工作大局和社会民生为导向，适时地确定和调整档案资源建设的任务和重点，不断创新档案资源建设的内容和途径。

（三）地区特征原则

各个地区都有着各自不同的自然环境、经济状况、历史文化和风俗习惯等，而各地区档案馆是按照行政区划分级设立的，档案的形成主体界定在本地区内的组织和机构，档案所记载的是本地区内的历史发展和社会变迁。因此，地区的多样性决定了各地区所藏档案的差异性，这种地区特征成为国家档案馆藏资源的鲜明特色，也成为国家档案资源建设过程中应遵循和突出的重要原则。

（四）对档案资源进行整合的原则

档案资源整合，是指各级档案行政管理部门合理规划档案资源的归属和流向，通过科学整理和组合，使档案资源由分散到集中、由无序到有序，形成结构合理、配置优化、信息共享的档案资源体系的过程。档案资源整合是为适应社会对档案利用的新需求而提出的，也是新形势下档案工作发展的必然要求，而现代信息技术的发展则为档案资源整合提供了技术手段。档案资源整合并非档案资源数量的机械叠加，而是利用多种途径和技术手段构建档案资源的有机整体，突破时间、地域、行业、部门的界限，强化档案资源建设的全局观念，营造团结协作、互相补充、开放共享的工作环境。

（五）对档案资源进行监管和控制的原则

对档案资源的监管和控制，是指各级档案行政管理部门根据国家有关法律法规，对档案馆以外的对国家和社会有保管价值的档案，通过实施有效监管和控制，防止档案损毁和流失，以保证国家档案资源的安全。对于集体所有制企业和民营企业所拥有的对国家和社会有保管价值的档案或属于保密性质的档案，各级档案行政部门应根据相关法律法规，及时履行职权，对这些档案进行有效监管和控制，对有关违法行为应给予严肃查处，确保国家档案资源免受损失。对于在社会或个人手中分散保存的有重要价值的档案（如反映重大事件、重要活动和重要人物情况的档案），各级档案行政部门应通过走访调研、鉴定登统等方式进行监管和控制，并适时创造有利条件，将这些档案纳入国家管理。

三、档案资源建设的途径

（一）大力加强档案接收工作

接收是丰富馆藏档案资源的主要途径，必须大力拓展和完善档案接收这个主渠道。国家机关的文书档案固然是接收档案的重要组成部分，但随着我国各项事业的不断发展，档案接收的范围应向经济和社会领域拓展，各类国有企事业单位档案是拓展接收范围的重点。对暂时无法进馆的各类民生档案，应从实际出发，明确管理标准，采取监管措施。另外，应注意拓展接收档案的门类，不仅限于文书档案，还要向照片档案、音像档案、电子档案、实物档案、专门档案、科技档案等延伸。

（二）重视开展档案征集工作

征集是丰富馆藏档案资源的一个重要途径，档案馆要不断创新和拓展档案征集的形式和渠道，完善档案征集管理体系。一是要高度重视档案征集工作，主动争取工作经费，为征集工作提供经济基础。二是将档案征集的视角“下移”，对各类民营企业、民间组织、家庭和个人等保存的能反映社会发展变迁和人民群众生活的档案，可以采用寄存、捐赠、收购、代管、复制等方式征集进馆，扩大档案征集的覆盖面，拓展馆藏档案资源反映社会实践的深度，进一步完善馆藏结构。三是要注重加强与博物馆、展览馆、纪念馆等机构的合作，以交换、共享目录、复制等方式征集有价值的档案。

（三）主动形成和采集档案资源

主动形成档案原本并非档案部门的职责，但由于某些档案难以通过接收或征集的渠道获得，所以可以考虑以拍照、摄像、录音、网络采集等方式主动形成和采集档案资源。如通过拍照、摄像方式形成关于某些重大事件、重要活动以及面临改变或消失的景观等方面的档案，主动形成档案可以作为档案资源建设的一种补充措施，应根据本地区人力、物力、财力的实际情况而决定是否采用或如何采用。通过网络采集关于经济社会发展等各方面的以文本、图片、音频、视频等形式存在的档案资源，是档案资源建设的一种重要而快捷的补充途径，值得提倡和推广。

（四）适量采购资料

档案馆通过设置专项经费来适量采购资料，以满足利用者获取信息的实际需求，这对于档案馆资源建设来说是一种有益的补充。采购的主要对象是资料，如报刊、图书、音像制品等，选择资料要侧重内容的权威性、史料性和区域性。档案和资料相互关联、互为补充，利用者从二者当中都能获取有价值的信息，但采购工作要注意适度适量，从档案馆工作的实际出发，以区别于图书馆的功能特点。

（五）积极开展重点档案抢救和保护工作

对于馆藏各个历史时期形成的具有重要研究和利用价值、需要永久保存的珍贵档案，各级国家档案馆要在确保重点、分步实施的原则下，有计划地开展抢救和保护工作。要确保工作经费的合理使用；要改进提供利用的方式，最大限度地保护好重点档案的原件；对濒危的重点档案要给予优先抢救和保护。

（六）大力推动档案资源的开发利用工作

一是要加大档案资源的整合和开发力度，坚持依法整合、科学整合，使档案资源更好地发挥服务社会的实效。二是深入挖掘档案资源，编辑出版优秀档案成果，提供深层次的档案信息服务。三是加快建设档案资源数据库，实现地区之间、馆际之间的资源共享。四是不断完善档案利用制度，改进政务公开信息查阅服务工作，公开可利用档案的目录，努力构建便于广大民众利用档案的途径和体系，满足社会利用档案的合理诉求，切实提高档案利用的效果。

（七）加快档案资源信息化建设

信息化是档案资源建设的必然趋势，是实现档案资源建设向现代化迈进的必由之路和重要标志。一是要加强档案信息化设施建设，如配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机、互联网设备等设施，购置或开发档案信息管理软件等。二是要加强电子文件的归档和电子档案的管理工作，严格执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件和电子档案的全程管理。三是要加快推进数字档案馆工程，充分利用现代信息技术，根据相关技术标准逐步建成各类档案数据库群，通过各种信息网络平台实现档案信息资源共享。四是要进一步提升档案网站建设水平，完善和拓宽网站功能，建立网上现行文件查阅中心，在网上提供档案信息查询服务，展示档案工作成果。

（八）为档案资源建设提供人才保障

档案资源建设是一项复杂的系统工程，需要一支高素质的人才队伍作为支撑和保障。一是要加强对档案人员的思想政治教育和职业道德教育，调动档案人员的工作热情，培养他们的敬业精神，使他们主动参与到档案资源建设工作中来。二是要培养和提高档案人员的创新意识，使他们紧跟档案事业面临的新形势，充分发挥主观能动性，善于探索档案资源建设的新路径，创造性地开展工作。三是通过加强业务培训，提高档案人员的专业水平和实践技能，拓宽他们的知识面，优化他们的知识结构，尤其要注重加强关于现代信息技术的培训，使档案人员熟练掌握档案资源信息化建设所需具备的理论知识和操作手段，建设一支高素质的现代化档案人才队伍。

[1]郝飞,宋晓红.关于档案管理现代化建设的探讨[J].办公室业务,2012(19).