凌 辉， 黄 凯， 刘雪蕾， 张 媛

(北京大学 实验室与设备管理部，北京 100871)

0 引 言

仪器设备作为采集信息的源头，对于国民经济的发展具有巨大的“指导”和“带动”作用；仪器的应用领域涉及工业、科研、国防、农业、食品、环境、安全、医疗等各个环节，几乎无所不在，而这一点，在高等教育方面体现得更为明显[1-3]。仪器设备是高校开展人才培养、科学研究与技术创新工作的物质基础，对提高我国科学研究，特别是基础研究水平，加快创新型人才培养，有着不可替代的作用[1-5]。随着国家科教兴国战略的深入推进，在“211工程”、“985工程”、世界银行贷款、各层次研究计划等项目的支持下，高校仪器设备水平有了显著的提高，仪器设备在高校固定资产中所占的比例越来越大。仪器设备的快速增加，极大地增强了高校人才培养与科技创新的条件与能力，同时也对高校仪器设备管理提出了越来越高的要求。仪器设备管理的目的是优化资源配置，提高仪器设备的完好率、使用率，更好地发挥仪器设备在教学科研、人才培养和社会服务中的作用。在新时期、新形势下，为了提高仪器设备的管理水平，高校仪器设备管理部门应该进一步创新管理思想、改进工作方法，而当前在国际知名企业方兴未艾的“流程管理”与“全生命周期管理”理念，完全可以借鉴并运用到高校仪器设备政管理工作中。

1 流程管理与全生命周期管理思想

亚当·斯密的“劳动分工原理”和泰勒的“制度化管理理论”开创了经典的经营与管理模式，但进入20世纪80年代后期，管理学家和企业家认为其存在分工过细、无人负责整个流程、组织机构臃肿、员工技能单一等问题。美国企业管理大师、麻省理工学院教授迈克尔·汉默提出了业务流程管理理论[6]，引发了新的管理革命浪潮。流程管理，即以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法[7]。它是一个操作性的定位描述，指的是流程分析、流程定义与重定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评、流程优化等，同时还包括流程描述与流程改进等一系列方法、技术与工具，其核心是结构化的流程、本质是构造卓越的业务流程、目的是提高组织绩效[8-9]。

产品全生命周期管理的研究起始于美国国防部于1985年9月的一项战略性计划[10]，主要内涵是全寿命管理和全寿命信息支持，该计划实施后效益显著，并引起美国商务部的关注。美国工业界领导人认为产品全生命周期管理是制造业全面发展的战略，致使其应用由武器装备向民用扩展，并且迅速向英国、法国、德国、瑞典、日本、韩国和澳大利亚等国传播[11]。全生命周期管理是指对管理对象生命周期的全过程实行一体化动态管理的行为，例如制造企业的“产品全生命周期管理”是指管理产品从需求、规划、设计、生产、经销、运行、使用、维修保养、直到回收再用处置的全生命周期中的信息与过程[12]。这种管理模式有助于企业降低生产成本，提高产品质量和生产效率，延长产品使用寿命，协调企业运营并避免重复劳动，帮助企业适应和进入新的市场。

最初流程管理与全生命周期管理研究多是应用在企业生产方面，之后也有研究指出其在行政管理中也能发挥重要作用[7-12]。运用流程管理与全生命周期管理思想，并结合信息化技术优化行政管理的业务工作，有利于提高行政管理的效率，有利于促进管理服务的精致化，有利于发挥财力、物力的使用效益，有利于维护国有资产的安全。

2 仪器设备全生命周期的流程管理

北京大学实验室与设备管理部根据教育部和财政部的有关规定，经过多年的探索和实践，创新性地将流程管理思想与全生命周期一体化管理理念引入学校仪器设备管理工作中，为每台建账仪器设备建立生命周期档案，构建了从购置论证、招标采购、交付验收、建账建档、使用管理、检查评估到报废销账的仪器设备全生命周期的流程管理体系(见图1)，并配套开发了“北京大学实验室与设备管理信息系统”和“北京大学经费使用与设备采购进程管理系统”，使得仪器设备全生命周期的流程管理与信息化管理相辅相成、相得益彰，这种管理方式既有助于决策层宏观把握仪器设备存量与增量、全方位了解仪器设备运行参数与使用效益、合理分配人力财力物力资源，有助于仪器设备管理工作的标准化、动态化、模块化和精致化，有助于部门工作的合理规范、公开透明和交流传承，有助于提高设备使用效率、维护国有资产安全、统筹处理各类问题，同时还有助于促进高校部门之间信息联动、资源共享、协同合作，实现管理的科学化和信息化。

2.1 购置论证

学校规定在购置大型仪器设备前根据仪器设备价值分级别由院(系)、实验室与设备管理部、主管校长主持可行性论证[13-14]。论证的内容主要包含：拟购大型仪器设备对学科发展的意义和必要性；拟购仪器设备的先进性、适用性及合理性；校内外同类仪器设备的数量、使用率以及共享方案(以免出现重复性购置浪费)；仪器设备购置与运行相关的人力、财力、物力落实情况；教学科研成果、社会服务等使用效益预测；商业风险、技术风险、物流风险、海关风险、使用风险等风险分析。针对大型仪器设备的购置开展可行性论证，是高校落实学科发展布局、促进科技资源开放共享、提高仪器设备使用效益的重要举措，也是杜绝违规违法采购行为发生、减少实验室安全事故、防范国有贵重资产流失的有力保障。各高校职能部门应该加强对大型仪器设备购置的可行性论证，严格把好仪器设备进入校园的第一关。

2.2 招标采购

单台或批量国内采购金额大于20万元人民币(含)的、进口采购金额大于40万元人民币(含)的仪器设备，原则上必须实行招标采购，如有特殊原因需要免招标采购的，需经校仪器设备招标采购领导小组批准[13，15]。通用设备须从协议供货商处购置，如需自行采购，需提交《通用设备自行采购申报表》并通过院系和实验室与设备管理部审核。对于仪器设备的招采购工作，主要从以下几个方面来把握[12]：①高度重视招标文件的编写工作，力求条款正确、配置明确、表述准确；②根据所购置仪器设备的不同类别，选择合适的评标方法，如最低投标价法和综合评估法；③重视评标专家的作用，严格把好技术关，专家必须熟悉国内外相关仪器设备的使用情况和发展前沿，了解市场行情，具备一定的与招标有关的法律法规知识；④专家和用户要参与仪器设备购置的全过程。北京大学仪器设备采购工作接受纪委、审计、财务等部门的监督[15]，任何单位和个人对采购活动中的违法行为，有权向学校纪检监察部门检举和反映情况。

2.3 交付验收

对于新购大型仪器设备，要组织综合验收，并形成验收报告。验收人员一般由新购大型仪器设备的负责人、管理与操作人员组成，实验室与设备管理部视情况参加验收工作。仪器设备到货验收的主要内容[14]：①检查并记录外包装及设备表观状况(受潮、锈蚀、损伤等)；②按合同和装箱单，进行品种和数量的清点验收；③严格按合同或说明书对仪器设备的功能、指标逐项验收，并应保证结果的重复性和稳定性；④验收合格后及时提交验收报告，由实验室与设备管理部归档；⑤安装验收中，如发现问题，应及时以书面形式记述存在的问题并形成备忘录，由供需双方代表签字确认；⑥在保修期内，仪器设备应充分运行使用，以便及时发现问题，排除隐患。

2.4 建账建档

凡属学校仪器设备，不论其经费来源(教学、科研、各项专款或基金、贷款或自筹资金)及进入渠道(购置、调拨、自制、赠送等)都要建档入账，不得滞留账外[13]。新购置的800元(含)以上的仪器设备建立固定资产档案的程序为[13]：仪器负责人实名登录北京大学实验室与设备管理信息系统填写并确认所购仪器设备的具体信息；院系设备管理员审核；实验室与设备管理部审核确认；办理财务报销手续；打印设备标签并粘贴在设备上。为维护国有资产安全，只有与学校人事部门签订了相关合同的学校教职工才可作为仪器设备负责人。

2.5 使用管理

为提高仪器设备的使用率，学校大力推进通用大型仪器设备开放共享，在不同层面上建立开放共用平台[16]，如构建北京大学校级科学仪器公共平台、设立北京大学开放测试基金、加入北京市大型科学仪器协作共用网、启动北京大学大型仪器维修维护基金、参加教育部大型仪器设备优质资源开放共享、建设首都科技条件平台北京大学研发实验服务基地等。院(系)各单位要认真制定并执行仪器设备的操作规程，对仪器设备管理使用人员进行培训考核。仪器设备管理使用人员要做好使用和维护、维修记录，在仪器设备发生故障时及时组织修复，保证仪器设备的完好。院(系)及实验室仪器设备管理人员，应及时办理仪器设备的购置、获赠、调拨、移交、报损、报废等手续，定期进行账、物核对，做到账、物相符。在仪器设备管理中，禁止任何形式的闲置浪费、公物私化、私自转让、丢弃等行为。实验室与设备管理部对院(系)各单位的仪器设备管理工作进行不定期的检查[13]。

2.6 检查评估

综合评估是对设备整个生命周期的总体评价，涉及到采购期和运行期的各个环节的数据，主要从设备年度使用效益、开放共享、维护维修、收入支出等方面进行考量。合理评估仪器设备立项、使用、维护、服务方面的情况，也是判断仪器设备投资效益、明确学科建设方向、解决教学科研硬件建设和仪器设备管理中存在问题的有效方法[12]。实验室与设备管理部每年都会定期或不定期地向国家教育部、科技部、北京市教委、科委以及学校相关机构汇报统计数据和分析报告，为各级领导的决策提供依据。

2.7 报废销账

凡申请报损、报废的800元(含)以上的仪器设备，须由实验室主任、实验技术人员填写“仪器设备报损、报废技术鉴定表”，经院(系)主管负责人审批后，报实验室与设备管理部审核、批准。大型仪器设备或较大批量仪器设备的报损、报废，由实验室与设备管理部或主管校长酌情审批。报废的仪器设备如系带有放射性同位素的含源装置或射线装置，须先到北京大学环境保护办公室及辐射防护办公室办理相关手续。免税进口仪器设备在报废前必须办理撤除海关监管手续。报损、报废的仪器设备要保持完整，账、物相符，及时上交实验室与设备管理部统一处理，任何单位或个人无权自行处理[13]。报废处置是设备管理工作的最后一个环节，严格把好报废这一关，不仅能够促进高校仪器设备正常的“新陈代谢”[12]，提高仪器设备的管理效益，还能对有效防止资产的隐形流失，避免仪器设备积压浪费和提高报废仪器设备使用价值起重要作用。

3 实现仪器设备全生命周期流程管理的条件

仪器设备全生命周期的流程管理使得仪器设备从购置到报废的全寿命过程都有章可依，各个步骤一目了然，各子流程均可实现模块化操作，权责分明，信息共享，极大地提高了仪器设备管理效率。实现仪器设备全生命周期流程管理的关键在于处理好各流程之间的关系，合理地在各流程之间分配资源并对流程加以强化执行[17]。因此，管理部门要想让流程能够持续、有效的发挥其作用就必须建立一个有效的保障体系。这个保障体系包括：规章制度建设、信息化建设与管理队伍建设。

3.1 规章制度建设

规章制度对实现工作流程的规范化、岗位责任的明细化、管理方法的科学化发挥着重大作用。除了遵守国家、北京市相关部门颁发的各项规章制度之外，我校结合实际情况，对仪器设备管理的各个子流程都制定了对应的规章制度与实施细则(见表1)，为实现仪器设备全生命周期的流程管理提供了坚实的制度基础。

表1 北京大学仪器设备管理各项规章制度与实施细则

3.2 加快信息化建设

流程管理对信息技术的依赖是极为明显的，高效的信息技术平台是组织实现以流程为中心的管理模式的重要条件。我校早在1996年就研制开发了“高校校园网络环境下的仪器设备与实验室管理系统”，1999年项目通过教育部部级鉴定，鉴定委员会认为“该系统运行稳定、可靠，是目前高校中校园网络环境下运行的同类系统中功能最强的系统”，成果具有国内领先水平[18]。随着北京大学创建世界一流大学工作的不断深入，该系统的部分功能已经无法适应当前的管理模式。在多年设计与研发的基础上，我校今年推出了新的“北京大学实验室与设备管理信息系统”，该系统集先进性、实用性、可靠性、安全性、可扩展性与开放性于一身，旨在利用现代化技术手段，实现仪器设备与实验室的规范化与流程化管理，继续保持北京大学在仪器设备管理方面一贯的先进性，为教学科研工作的顺利开展做出新的更大的贡献[18]。目前，仪器设备的交付验收、建账建档、使用管理、检查评估、报废销账等流程均可在系统中实现。同时，我校还开发了“北京大学经费使用与设备采购进程管理系统”，可以实时动态管理仪器设备的购置论证与招标采购进程。另外，我校设计开发了“北京大学大型仪器开放测试基金信息管理与服务系统”，使得开放基金的申报、评审、使用、结算等实现网络化管理，极大地方便了广大师生、机组人员和管理人员，受到大家的好评[16]；开发的“实验室安全教育与考试系统”可以根据学员性质设置了不同的学习和考核内容，这对保障人员生命安全、维护国有资产安全具有重要意义。综上，北京大学实现了仪器设备管理的信息化全覆盖，还围绕“提高大型仪器使用效益”与“维护国有资产安全”方面进行重点部署，为实现仪器设备全生命周期的流程管理奠定了强有力的技术支撑。

3.3 建设一支高素质的管理队伍

要做好仪器设备全生命周期的流程管理工作，必须要有一支高素质的管理队伍。近年来，仪器设备管理职能部门在规划设计、人力配备、人员培训、文化培养等方面做了大量工作，为仪器设备全生命周期的流程管理提供了良好的人才保障。

(1) 规划设计。北京大学仪器设备全生命周期的流程管理队伍包括：学校设备管理部门的人员、院(系)的仪器设备管理人员、以及实验室的管理人员。北京大学通过加强顶层设计与统筹规划，适时颁布了“北京大学仪器设备管理办法”与“院(系)仪器设备和实验室管理人员职责规定”，使得管理人员各司其职、各负其责，为整个流程的通畅运行提供了人员保证。由于流程管理自身存在漏洞和资源共享的缘故，仪器设备全生命周期管理的各子流程实际上存在相互制约、相互影响的关系，可能导致不同流程中的利益冲突或引发信息孤岛，从而会影响流程的效率[17]。因此，管理部门还应该特别重视子流程之间的相互作用和匹配，需要具有强烈流程管理意识及具有高度魄力的部门领导来进行总体的规划和协调。

(2) 设立流程管理岗位。为了整个流程有条不紊地运行，还应设立流程管理岗位。实验室与设备管理部的流程管理人员不仅对仪器设备全生命周期管理的各项流程进行日常的维护及诊断，而且根据工作情况不断改进流程，实现流程更新和流程再造，使流程始终保持时效性。此外，流程管理人员还会通过在部门内部宣讲、讨论等方式，传播仪器设备全生命周期流程管理的思想，使得流程管理的理念得到领导的支持和员工的认同[17]。

(3) 组织人员培训。实验室与设备管理部历来重视队伍建设，不仅在平时的工作中开展各类培训活动，而且每年召开全校仪器设备管理人员参加的交流培训会，此外，每年还组织召开由主管院长、主要职能部门负责人以及大型仪器公共服务平台负责人组成的实验室与设备管理工作研讨会，就仪器设备全生命周期管理和实验技术队伍建设等议题进行交流与研讨。通过各层次培训与交流，北京大学仪器设备管理人员不仅具有良好的服务意识、过硬的业务能力，也使得流程管理与仪器设备全生命周期管理的理念深入人心。

(4) 培养流程管理文化。流程管理是一项长期的工作，一个流程清晰、权责明确的管理部门是全体员工共同努力的结果[17]。除了建立有效的组织保障外，实验室与设备管理部还通过加强文化建设，培养与仪器设备全生命周期流程管理相应的文化，即工作小组成员之间的信任感、默契感、团结友爱和积极向上的精神风貌，这种文化的表现形式是在管理部门内部形成自发的流程管理意识，在部门中形成了“人人懂流程、事事走流程”的局面。

4 结 语

实践表明，运用“流程管理”与“全生命周期管理”思想，并结合现代信息技术，在管理巨大存量和快速增量的仪器设备方面效果显著，在提高仪器设备使用效益、维护国有资产安全方面体现了巨大的优越性。下阶段，肩负重任的高校仪器设备管理部门，需进一步巩固并加强规章制度建设、信息化建设与人才队伍建设，并在全校师生中宣传与推广“仪器设备全生命周期的流程管理”理念与做法，使高校仪器设备的管理水平整体迈上一个新台阶，继续为学校教学科研保驾护航、为社会提供高质量服务。

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·名人名言·

治学有三原则：广见闻，多阅读，勤实验。

——戴布劳格林