孙 瑞 闫志明

浅谈如何做好电子公文归档管理工作

孙 瑞 闫志明

近年来，淮河水利委员会积极响应水利部“以水利信息化带动水利现代化”的号召，大力推进电子政务建设，在综合办公管理应用系统建设上取得长足发展，全面提升了机关办公自动化水平，为文件无纸化运转、信息快速传递和数据广泛共享提供了极大的便利，也在很大程度上提高了机关工作的质量和效率。但是，系统运行产生的电子公文越来越多，如何做好电子公文归档管理工作，如何保证电子公文及时、安全的归档，这给档案管理工作提出了一个崭新的课题。

一、电子公文的特点

电子公文是指公文的起草、审核、签署、发布以及收文办理等，都是在办公自动化系统中进行，相关数据按一定格式存储于磁盘、光盘等载体中，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。电子公文具有以下特点：

1.归档及时，分类简便

电子公文可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，一旦形成，可以马上归档，不再需要一年一归档；电子公文不再是直观的纸质文件，可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的分类整理，不再需要进行像纸质文件那样的手工分类整理。

2.信息量大，节省空间

电子公文所容纳的信息量是纸质档案无法比拟的，与传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管相比，电子公文大大节省档案装具和库房空间，降低了保管成本。

3.检索快捷，方便利用

通过办公自动化系统与档案管理系统的对接，文件的起草、定稿、归档、检索等过程都在计算机上进行，真正实现文档一体化。用户可根据授权，直接通过办公室的电脑在档案管理系统上直接查找并选取档案信息，不仅可查询公文流转过程中的各类信息，也可查询到全文，并可方便地复制存储，提高利用效率，减少手工检索和借阅的繁琐。

二、电子公文对档案管理的影响

电子公文的产生、形成、归档及其传送、存储、管理等均通过计算机设备和办公自动化系统上进行操作、传输或处理，与纸质公文所用的方法完全不同，它的利用也不受时间和距离的影响，可共享，但它不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等设备才能阅读、处理，并且对存储环境的温湿度、防磁性等要求很高，使其在诸多方面改变了传统档案的管理方式。

1.管理部门的改变

电子公文归档所涉及的问题更加广泛，与传统整理纸质档案大多采用手工操作的方法不同，电子公文归档需要新的知识和技术手段，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子公文形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方式管理。

2.归档方式的改变

电子公文一旦运行结束，存入办公信息数据库中，公文形成部门、档案部门人员即可共享使用，这就使公文与档案之间不再有明显界限，可随时归档保存，改变了纸质公文由公文形成部门先行保管、次年集中归入档案部门的一年一归档方式。

3.分类方法的改变

传统纸质档案分类仅能体现公文的属性联系，这种单线排列方式是手工操作管理的需要。电子公文信息与载体具有可分离性，因此，电子公文可以通过计算机系统进行迅速、多种方式的整合，不再像纸质文件那样进行繁重的人工分类整理。不同的用户也可以根据不同需要，利用办公自动化系统对归档的电子公文进行自由分类组合。

三、电子公文归档应采取的措施

1.转变观念,加深对电子公文归档工作的认识

在现代档案管理中，录音、录像以及电子公文档案所占比重越来越大，而且已经显示出了现有档案无法比拟的优势。因此，电子档案是档案的重要组成部分，我们不应将其拒之门外，或者只作为资料或副本保管。作为档案管理人员应该充分认识到电子档案的重要性，彻底转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的“现代观念”向电子档案的“后现代观念”转变，加强电子公文归档专业知识的学习，与有关信息技术人员和形成电子公文的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调，协助制订有关的制度，保证各类电子公文的归档质量。

2.科学规划，重视档案信息化的建设

办公自动化系统与档案管理系统是一个有机整体，是保证电子公文安全归档必不可少的“轨道”。在电子政务建设中，只重视办公自动化系统建设，而忽视档案信息化建设，最终会导致大量的电子公文无法归档，使文档一体化成为一句空话。

因此，推动电子公文归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子公文归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，将档案管理系统、存储设备及保存环境等与办公自动化系统一并考虑建设，保证电子公文在“轨道”上能安全、平稳运行。

3.健全制度，规范对电子公文归档工作的管理

电子公文从形成到归档利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，都可能影响电子公文的真实性。因此，建立电子公文全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。因此，档案部门应明确规定由谁进行收集、整理和归档等，这是保证电子公文原始性、真实性和完整性的重要措施。

由于电子公文归档相关国家制度还不健全，纸质公文和电子公文并存的“双轨制”还将长期存在，归档内容也将形成“两套制”，即纸质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中，注明相应的电子公文的编码及存址，同时在电子公文归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

4.加强防范，确保电子公文数据的安全

电子公文是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的，随着电子公文的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要。鉴于电子公文载体和信息技术的不稳定性，以及电子公文的易修改性，电子公文的制作者、管理者和档案工作者都应积极采取有关技术措施，提高电子公文的安全性、可靠性。当电子公文归入档案系统后，应通过采取技术处理，将已归档的电子公文改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而保护电子公文的原始结构，保证电子公文的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

电子档案从理论上讲可长期保存，不易磨损，不怕外界磁场的影响，不会受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于对电子档案管理缺乏实际保管经验，所以要长期保存电子档案中原始信息，需要定期进行复制，以防止信息损失。

5.加强培训，提高管理人员的业务素质

提高档案管理人员的各项业务素质，使电子档案管理向立体化方向发展，要多途径、多层次培养档案管理人才，不断给档案管理人员“充电”，不断补充“能量”，使档案管理人员拥有广博的知识，以适应信息技术条件下档案管理变革的需要■

（作者单位：水利部淮河水利委员会233001 沂沭泗局南四湖水利管理局221009）