林玲玲

随着改革的不断深化，人们对档案的认识发生了很大的变化，直管公房档案管理工作也随之发生了变化，从领导到档案工作者，对直管公房档案管理越来越重视，从过去的只有纸质档案到现在的电子档案，可以说直管公房档案得到了迅猛发展，本人在房产档案岗位工作了十多年，有经验也有教训，下面我就直管公房档案存在的问题以及如何应对谈一下自己的看法。

1.存在的问题

1.1直管公房档案内容过于简单

直管公房产权档案所跨越的时间较长，在不同的历史阶段，档案的管理方式也有很大的不同。随着现代科技和经济的发展，我国的房产档案已经发生了很大的变化。由过去单纯的纸张档案到现在的电子档案，档案的载体发生了巨大的变化，在使用和利用档案方面，提供了极大方便，但档案中对于产权的描述却过于简单，通常只有平面结构图，产权周围的情况描述较少。

1.2直管公房档案形式单一

完整的房产档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但直管公房档案中一般只有文字、图表，其他的影像资料较少，随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，这也是当前需要解决的问题。由于房地产档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。

1.3档案管理专业人才匮乏

我国直管公房档案管理人员的专业性普遍较低，管理人员的业务能力不高，不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。而我们在这方面的人才很少，所以我们要大量培养这样的人才，以便适应社会发展的需求。

2.如何做好直管公房的档案管理

2.1充分认识直管公房档案管理的重要性

直管公房档案和房产一样是国有财产，应得的重视和保护，各级领导和档案工作者必须重视直管公房的档案管理工作，把档案管理工作列入议事日程，充分发挥主观能动性，使其完整、准确、安全，并不断更新档案管理观念，敢于探索和尝试新的管理手段，使直管公房档案发挥其应有的作用。

2.2建立健全直管公房档案管理的各项规章制度

俗话说“没有规矩，不成方圆”，规矩也就是规章制度，是各项事业成功的重要保障。直管公房档案管理制度建设是直管公房档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。

因此，要做好直管公房档案管理必须建立健全各项规章制度，如直管公房档案的收集制度、直管公房档案的整理制度、直管公房档案的归档制度、直管公房档案查阅制度、档案室安全制度、档案管理人员岗位责任制、档案管理人员培训制度等。

2.3加强直管公房档案的数字化工作

实现直管公房档案数字化是现代档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。

2.4实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证直管公房档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的档案信息搜索平台，可以方便的搜索到信息。在直管公房档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用电脑查看等科学技术，这样也能减少档案过多的与外界接触，保证其安全。

2.5加强前期资料的收集

根据我国相关法律，房产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背，如果直管公房档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，直管公房档案必须做好事前控制，在档案归档前，应该严格把关，一是加强文件资料审核的管理，相关人员在搜集资料时，一定要做到真实、完整，并保证所有资料都是合法有效的，只有做好资料的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，这是档案资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查，如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.6注重人才的培养

从直管公房档案管理未来发展的角度来看，单单只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，因为社会的现代化发展对管理人员的要求也会越来越高。因此，我们必须建设一支具有专业管理能力的复合型人才为重点的人才队伍，实现直管公房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才，只有这样的人才，才能适应社会经济的发展，才能积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实施，减少了档案管理部门的工作量，为直管公房档案的有效利用提供了更便捷的服务，还能有效增强档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房档案管理的发展。 [科]