关丽辉

【摘 要】针对企业档案网络信息化开发利用的重要性，本文从企业档案管理之所以要实现网络信息化的原因入手，对网络信息化下企业档案的开发利用方法进行论述，并结合当前实际，探讨了网络信息化下企业档案管理所存在的问题，并得出相关结论，以供同行参考借鉴。

【关键词】企业档案；网络信息化；档案开发；档案利用

随着互联网技术与信息化技术的不断发展，档案管理事业已经初步实现了档案管理信息化，基本上转变了传统的纸质档案管理模式。但从总体上来说，由于档案网络信息化的目标要求很高，除了要实现档案资源的网络信息化以外，还要实现档案保护的现代化，实现档案管理手段的信息化，实现档案管理要求的标准化……为了切实实现这些目标，我们对于企业档案管理网络信息化的探索还将继续深入，采用各种先进、有效的措施来加强管理，拓展档案信息化业务的覆盖面，全面提升企业档案的网络信息化管理水平，使企业能够更好的为社会、为人民提供服务。

1.企业档案管理实行网络信息化的原因

档案是企业生存与发展中的产物，是其必不可少的活动依据，做好企业档案管理对企业来说尤为重要。传统的企业档案管理以手工管理模式为主，而随着信息技术的不断发展，现代企业开始采用互联网信息化技术来对企业档案进行管理，既给企业带来了管理工作上的便利，又从根本上实现了档案管理的网络信息化。下面就企业档案管理实行网络信息化的原因及作用进行分析介绍。

1.1可提高档案管理工作效率

传统的企业档案管理以手工管理模式为主，既费时又费力。而在引进信息化技术之后，当前的企业档案管理实现了网络信息化，这不仅让原来的档案管理工作变得简单，还在很大程度上提高了档案管理效率。详细的说，企业档案实行网络信息化管理以后，并没有沿用以前的集中立卷管理，而是利用网络信息化技术将档案处理方式转变成了单纯的信息文件处理，这样便可实现档案文件的随时改动与补充，具有极强的灵活性，并且还不容易造成文件遗漏与堆积。此外，网络信息化以后，档案资料的检索效率也变得更好，信息使用者对档案信息的获取途径也变得更加便捷、快速。总而言之，企业档案实现网络信息化管理以后，档案管理的工作效率有了明显的提升，资料保存、管理、利用也更加方便，档案价值也能得到更大程度上的开发。

1.2能够更好的保存档案原貌

网络信息化技术下的档案管理是可以克服很多手工管理所不能克服的难题，比如保持档案资料的原始风貌。企业档案管理实现网络信息化以后，完全可以利用信息化技术产品，如扫描仪、数码相机等对档案资料原文进行扫描或拍摄，然后将扫描得到的图片以及信息数据保存在相应的是档案管理系统中，实现长期，甚至是永久保存。而经过电子产品扫描后得到的档案图片可以通过相应的输出设备显示出来，便于直观查看。但如果是传统模式下的纸质档案管理，就很容易在档案查看过程中发生损坏，或者因保存时间过长而被化学物质腐蚀、被虫蛀等问题，损坏档案质量，使其不能保持原貌。

1.3方便档案的检索

网络信息化下的企业档案检索方式可分为多种，主要包括模糊检索、高级检索、专业检索等。正是因为有了多种不同的档案检索方式，所以人们在查询和利用档案资料时才能通过不同的检索方式，更加快速、全面的查询到自己想要的档案资料。并且，由于互联网技术的介入，检索档案时还可以利用互联网来建立一个专门存储档案信息的资料库，并通过网络技术对其进行远程查询，实现档案信息资料的异地查询和远程查询。

2.网络信息化下企业档案的开发与利用

网络信息化下的档案管理、开发和利用工作的开展必须要借助相关的设备设施，所以在此处，为了保证企业档案管理的网络信息化开发利用工作质量，我们有必要对与档案管理工作相配套的管理设施进行分析，详细了解企业档案管理的信息化开发利用方法。

2.1做好信息化系统软硬件设施的管理

计算机软硬件设施是档案信息化管理中必须要配备的设施设备，只有配备了完善的软硬件设施，档案的网络信息化管理工作才能得到正常的开展。企业档案信息化管理中，常见的计算机软硬件设施包括：计算机基本构成部件以及各种配套辅助设施，如宽带、路由器、计算机安全保护系统、数据库系统、可移动磁盘等等。对于管理过程中可能会用到的档案管理软件，企业可以根据自己的行业和部门等开发适合于自己企业使用的档案利用软件。管理系统的软硬件设施是整个网络信息化管理的基础，因此必须将各种所需设备配置完善。

2.2培养高素质的管理人才

由于网络信息化档案管理的难度比较大，因此造成了档案管理人员的欠缺。而对于现代的网络信息化档案管理而言，单一的人员结构已经不能满足档案网络信息化管理的需求。网络信息化的档案管理需要大量的信息处理、分析和研究人员，还需要数据库生产与维护人员和计算机软硬件人才。

3.企业档案网络信息化开发利用中的安全问题

在对企业档案进行网络信息化管理时，为企业和社会提供高质量、高效率档案信息是档案管理网络信息化的根本目的。但实行网络管理信息化也存在着一些问题。下面对其中存在的问题进行讨论。

采用网络信息化对档案进行管理是将文件数据存储于光——磁介质中，而且是以一种数字代码的形式存在，它必须完全依赖于存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力。因此，档案管理的网络信息化的管理方式受到自然因素和人为操作的影响较大。除此之外，采用电子数据对资料进行保存，而电子数据对设备以及操作环境的依赖度很高。于是，在利用电子文件对资料进行保存时就必须注意资料的安全性。利用网络信息化对档案进行管理相对于利用纸质档案管理而言，纸质档案管理一般都是受到自然损耗和管理人员或是使用人员的不当保护而损坏。而利用网络信息化对档案进行管理除了会受到自然损坏和管理人员保护不当而造成损坏之外，还存在着一些特有的安全隐患。第一，利用网络信息化对档案进行管理就一定会用到计算机和网络，而电脑病毒和网络“黑客”的侵入都会给电子文件带来灾难性的后果，而且其侵扰所带来的突发性和隐蔽性是防不胜防的。第二，任何的数据载体或是设备出现的物理故障和技术故障都会为电子文件带来灾难，危及到资料文件的安全性和正常运行。因此，利用网络信息化对档案进行管理相对于纸质档案管理就更加特殊，而且管理起来的难度也更加的大。

为了避免这样的问题出现，在管理的时候要做好杀毒软件的安装以及一些防火墙的安装与维护。利用杀毒软件和防火墙定期对电脑进行安全检查，尽量防止病毒的入侵。而对于数据载体的物理故障和设备的技术故障，就必须要管理人员在管理的过程中定期对数据载体和设备进行检查，从而避免发生故障后造成不可挽回的局面。

4.结束语

综上所述，档案是企业经营管理活动开展过程中的必备资料，对企业的生存与发展有着重要作用。所以在企业管理工作中，档案管理是其中一项最为重要的工作。本篇文章基于网络信息化角度，对企业档案管理实现网络信息化的原因作了浅要论述， 并着重探讨了企业档案管理的网络信息化开发与利用方法，得出了相关结论，希望对同行工作有所帮助。 [科]

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