滕 玮（扬州市住房公积金管理中心，江苏扬州，225000）

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随着我国住房制度改革的不断深化，住房公积金档案的内容不断丰富，数量也急剧增多。以笔者所在单位扬州市住房公积金管理中心为例，自2003年8月成立住房公积金管理中心至2012年共形成各类住房公积金民生档案41871卷，涉及全市机关、事业单位、国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业、各社会团体等，其中职工个人档案35612卷。而目前国家尚未出台相应的专业档案管理标准及办法，住房公积金档案管理尚处于起步阶段，扬州市住房公积金管理中心及所辖的各县（市）住房公积金管理分中心（管理部）都存在着管理不标准、使用不规范现象，在实际工作中，业务档案管理暴露出许多问题，存在一定的风险隐患。因此，如何加强基层住房公积金民生档案的管理，确保资金安全运作，维护缴存人权益，已是当务之急。本人以十多年的工作经历就基层住房公积金档案管理存在的问题与相应解决的对策谈点粗浅的认识。

一、基层住房公积金档案管理中存在的问题

1.缺乏统一的管理制度

对住房公积金档案的管理，全国至今没有统一规范的管理办法，国务院《住房公积金管理条例》对公积金档案管理没有明确规定。而作为国家民生档案之一，档案部门也没有制定专门的管理办法，致使住房公积金档案处于各地自行管理的混乱状态，同一系统下的各县（市）住房公积金管理分中心（管理部）管理方式各自不同，各行其是的做法不可避免会出现管理上的不规范与缺失，特别对今后建立异地公积金数据联网、住房公积金档案数字化建设会造成很大的困难。

2.缺乏规范的管理标准

扬州市住房公积金管理中心所辖各县（市）住房公积金管理分中心（管理部）都各从自身情况出发，制定的立卷方法、分类方案、保管期限标准均不统一。对业务档案的归档整理缺乏科学合理性，特别是贷款档案，各分中心（管理部）贷款档案的组成内容、管理方式各不相同，而贷款档案存在着贷前审核和贷后跟踪的特殊性，一份贷款档案在完全办结前始终处于动态管理，要经过多次材料的增减和整合，办理周期长的可达30年，没有规范的管理模式势必将造成管理上的混乱和卷宗的丢失。同时，各分中心（管理部）在业务档案软件的开发与运用上更是没有统一标准，缺乏全面性和长远性，存在着管理软件不科学、项目不健全、检索困难等现象。

3.缺乏安全管理的软、硬件配备

扬州市住房公积金管理中心管辖下的多数县（市）管理分中心（管理部）没有配备专业档案人员，由于缺乏档案专业知识，档案管理人员在收集、整理、分类以及提供利用上都缺乏规范性，必然影响到业务档案的完整与安全，更无从谈及住房公积金档案的数据库建立。在库房建设中，对于日益快速增长的业务档案，各县（市）管理中心普遍存在“胀库”现象，保管设备陈旧，业务档案存放分散，“九防”措施不力，有的甚至存在丢失现象。

二、住房公积金档案管理对策思考

1.加强制度建设，实行统一管理

针对目前住房公积金档案管理不规范，标准不统一的现象，住房公积金主管部门应加强重视，积极会同档案部门，依据《档案法》及《住房公积金管理条例》规定，制定住房公积金档案的管理办法，推行一套操作性强、科学统一的住房公积金档案管理标准。只有制度规范，标准统一，才可能实现住房公积金档案管理的科学化、规范化、标准化。

2.加强住房公积金档案基础建设

住房公积金档案具有来源多头性、形成周期长、管理动态化的特点，档案基础资料的管理需要严谨、规范、及时。随着职工对住房公积金惠民政策的深入了解，住房公积金使用率迅速上升，支取、贷款业务逐日增多，年业务档案成倍上升。而业务档案的形成、收集、整理、归档入库以及跟踪管理利用，则需要各银行信贷部门、资产担保部门、公积金档案部门来共同完成。这就要求各环节相关工作人员要有高度的责任心和细致的工作态度，确保每一阶段、每一环节形成的档案资料真实、完整，只有做好档案基础工作，才可能有后期专业档案数据库的建立以及档案检索、编研的制作与开发提供利用。

3.积极开展住房公积金档案数字化建设

住房公积金业务档案的价值最终体现在社会利用服务上。随着公积金管理机构业务查询需求的不断增加和广大职工对公积金账户查询频率的增多，使得住房公积金业务档案利用具有调阅频率高、实时利用局限性的特点，而档案利用的高频率与时限性给日渐膨胀的库房调阅增加了压力。一方面，由于时间、地域的限制难以实现实时跨地域查阅档案，另一方面，频繁的查档调阅和复印加大了纸质档案的磨损，缩短了档案使用年限。而档案数字化可以解决这一矛盾,利用者不再碍于原件利用的局限，不再受时间、地点、介质的限制，实现了及时、多次、重复利用。数字化建设有利于档案安全长久保管，并使得档案利用更为方便、快捷、高效。

4.加强住房公积金档案安全管理

住房公积金档案的安全管理重在两个方面：一是加强档案管理人员素质建设。档案工作者的综合素质直接关系到档案管理工作的质量，住房公积金民生档案关系到职工权益的保障，也是化解资金放贷风险的重要凭证，因此档案工作者应具备“五心”要求——热心、专心、细心、耐心、责任心，思想上不断与时俱进，业务上不断精益求精，积极参与各类档案培训，努力扩展知识面，提高业务技能。二是加强档案库房硬件设施建设。住房公积金管理中心应根据现有的档案数量及每年预增量，有计划地规划库房面积，按档案管理标准配置档案装置，分门别类放置各类档案，严格执行“九防”措施确保库存档案安全完整。同时健全档案借阅、鉴定与销毁等各项制度。