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论电子档案的特点与管理

2013-10-31栾薇

科技致富向导 2013年18期
关键词:电子档案特点管理

栾薇

【摘 要】随着计算机和网络技术的飞速发展,人类社会进入信息时代,党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化,档案工作已逐步实现现代化管理,电子档案成了档案管理的重要形式,也成为目前档案管理工作的重要内容。电子档案是档案工作中的新事物,具有传统纸质档案不具备的优点,能极大限度地提高工作效率。因此,档案管理者应顺应时代发展的潮流,正确积极地认识电子档案的特点,加强对电子档案管理的研究,使人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠的保管。

【关键词】电子档案;特点;管理

1.电子档案的特点

1.1信息的非人工识读性

电子档案与纸质档案有着相同的本质,两者都是文件存在的一种方式,是信息与载体的统一体,都具有物理实态的特征。电子档案和纸质档案都是形成者真实活动的记录,具有利用价值。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的,与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同,所以,电子档案要借助于计算机解码来转换成人们可以识别的符号后,才能为人们所用。

1.2信息存储的高密度性

电子档案的存储载体一般是光盘和移动硬盘,存储量大大高于过去的各种信息介质,特别是移动硬盘,信息存储量可以用“海量”来形容。而制成电子文本,存入移动硬盘,携带方便。这种信息存储的高密度性大大减少了档案的存储空间,便于存放,便于查阅。

1.3信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息无须有固定的物理位置,它可以以非实体进行加工和管理。这种可分离性造成了电子档案信息易于更改,不留痕迹,易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。电子档案还可以不受时间、地点、空间的限制,若干用户可同时共享同一信息,实现了资源共享。在实际的工作中,电子档案可以实现局域网内的共享,档案管理者可以及时、准确地查阅单位的情况。而纸质档案由于受原件的约束,在同一时间只能有一个用户利用内容的档案,并且要到档案管理者那里才能查询到相关信息。

1.4多种信息媒体的集成性

就是利用电脑把文字、图形、影像、动画、声音及视频等媒体信息都数字化,并将其整合在一定的交互式界面上,使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。它极大地改变了人们获取信息的传统方法,符合人们在信息时代的阅读方式。

1.5系统依赖性

电子档案的信息形态是数字化的,对设备及标准有依赖性。电子档案的生成、传输到存储,都是通过电子计算机实现的,离开电子计算机软、硬件平台,电子档案看不见也摸不着。另外,电子档案的运作环境对标准化的要求很高,无论是信息加工、存储、传递、检索,还是软件的运行、载体的更换,都会受到标准的制约。如果不遵守标准,或者是标准不健全、不统一,就会出现电子档案在其他设备环境下,或在原设备更新时不兼容而无法读取,以及不同载体之间难以转换等情况。

2.档案信息的电子化趋势

2.1电子档案是由数字电子计算机处理的档案

虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示,并使之在电脑网络上流动。只有引入正确的软件、硬件与足够的背景信息,才能使这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。所谓档案信息电子化,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子档案可以改变传统档案管理带来的信息保管难、整理难和利用难的问题。档案信息电子化可充分利用目前我国大部分企业和政府机关现有的计算机资源,提高电子设备的利用率;缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性;克服手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长的缺陷;节约纸介档案管理和传播经费;便于信息资源的流通和潜在价值的实现。

2.2档案室电子化是档案利用工作发展的必然趋势

目前,电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。随着办公自动化程度的不断提高,电子文件和电子档案大量产生,逐步成为真实纪录经济建设和社会进步情况、反映历史文化发展的重要载体。这就使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行。这样,档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。

3.电子档案管理的要求

3.1档案人员要转变思维方式,更新观念

电子档案是档案管理中的新生事物,一些人在思想上难以一时接受,或者虽然接受了,但却将其只作为资料或副本保管,是档案管理走进了误区。为此,要提高档案人员对电子档案重要性的认识,使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式,建立以电子档案为基础的新型思维模式,实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

3.2档案人员要保证电子文件的可识读性

纸质文件能保证信息的原始性和真实性,可识读性毋庸置疑。而电子文件却不同,外表看来保存完好的磁盘,由于环境(硬件、软件、加密、编码方式等)的变化,信息很可能具有不可读。电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的,信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码,电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。

3.3档案人员要确保电子档案的原始性

电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现,因此,保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性,使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样,存在着认定上的困难。因此,科学界定电子档案的原始性是档案研究领域的新课题。

3.4档案人员要加强对档案的集中统一管理

电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致,同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放,甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出,在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中,其物理结构经常发生变化,而其逻辑结构却可以保持不变。这个特性,使其在管理上与传统纸质档案的管理要有所不同。

总之,电子档案管理是信息时代下档案界的一次革命。这就要求档案人员在掌握电子文档特点的基础上,提高档自身的素质,结合档案管理的各个环节,提高自己驾驭现代信息技术的能力,加强电子文件方面的研究,以适应档案工作不断发展的需要。

【参考文献】

[1]傅荣校.档案管理现代化[M].浙江大学出版社.

[2]冯惠领.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社.

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