潘玉芳

(天水农业学校，甘肃 天水 741400)

Excel电子表格在当今信息社会的各个领域都有应用，作为重要的办公自动化软件，具有强大的制作表格、处理数据、分析数据，创建图表等很多功能，很有必要让人人都学会Excel电子表格的操作，对我们的各项工作都有很大帮助，Excel电子表格能使信息数据显得更加直观明了具体。我就Excel电子表格的操作浅谈以下几点。

1 设置表格线的操作

Excel电子表格软件窗口中预先设置了通用的表格线，是为了方便输入和编辑数据，但实际上我们制作表格时一般都是按需要自己设置表格线。从“格式”工具栏上的“边框”按钮右边的下拉按钮中打开表格线选项卡，选择其中所需要的选项即可方便地添加常见的表格线，也可以使用菜单设置更加丰富的线形和斜线。具体操作是:先选取要设置表格线的单元格或区域，然后选择“格式→单元格”菜单命令，打开“单元格格式”对话框，单击其中的“边框”选项卡，在线条区域的“样式”框选择表格线的样式，在“颜色”下拉列表框设置表格线的颜色，再选择预置区域的按钮设置表格线的位置，最后选择“确定”按钮。

2 输入数据的操作

在Excel电子表格中输入数据时，需要先选取单元格，再在被选取的单元格中输入数据。当一个单元格的数据输入完成后，单击或按Tab键、Enter键都可以选取需要输入数据的下一个单元格。对字符和数字可以按照常规的输入方法输入，Excel电子表格会按照左对齐的格式显示字符，按照右对齐的格式显示数字。输入的数字如果较小，单元格中按照常规方式显示数字，如果输入的数字较大，单元格中按照科学记数法显示数据，输入数据的长度超过单元格宽度并不会影响相邻单元格的数据。如果在连续的单元格区域输入相同的数据，可以使用填充数据的方法，自动填充数据而且单元格格式也一并复制。当单元格内数据输入错误时，可以直接按Delete键删除数据。

3 格式化Excel电子表格

格式化Excel电子表格主要是指设置数据的字符格式、对齐格式和显示格式，设置表格的行高、列宽记表格线等，格式化Excel电子表格在输入数据之前和之后都可以进行。比如设置字符格式就是根据需要设置字符的字体、字号、字形、颜色等。先要选取需要设置字符格式的单元格或区域，再使用“格式”工具栏上的“字体”框、“字号”框、“加粗”按钮、“字体颜色”按钮、“倾斜”按钮、“下划线”按钮等特殊效果后，选择“确定”按钮，即可完成设置字符格式的操作;如果是设置数字格式，既可以使用“格式”工具栏设置常用的数字格式，也可以使用菜单设置更加丰富多样的数字格式，先选取需要设置数字格式的单元格或区域，接着选择“格式”菜单的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，并单击其中的“数字”选项卡，从“分类”列表框选择数字格式的类别，再从其右边出现的对象选择具体的数字格式，最后选择“确定”按钮，结束设置数字格式的操作。

4 在Excel电子表格输入公式

在单元格或者“编辑栏”中输入公式，首先要输入“=”，公式中的加、减、乘、除四则运算以及小数点、百分号等都可以从键盘上直接输入，需要进行数据计算的公式建立完成后，按Enter键或单击“编辑栏”的“输入”按钮即可获得计算结果。如果后面要输入的计算公式相同，则拖拽“填充柄”就能实现公示的复制，随着位置的变化，公式所引用的单元格地址也发生相应的变化，称为单元格地址相对引用。在公式中，引用的单元格地址用颜色字符表示，对应的单元格边框显示为相应颜色并四角有小方块。使用时要细心观察，用的次数多了就记住了。

5 使用函数对Excel电子表格进行计算的操作

计算与处理Excel电子表格数据是很常用的操作，先选取要进行数据计算的单元格后单击“常用”工具栏中所需的运算函数按钮的下拉菜单，再单击“其它函数”命令，在“插入函数”对话框的“搜索函数”文本框中输入函数名，然后单击“转到”按钮，系统会自动查找该函数，如果我们不知道函数用法可以在有关该函数的帮助栏中查看详细的函数用法及示例，找出适合自己所需的帮助说明单击“确定”按钮，在弹出的“函数参数”对话框中输入要进行的计算参数，最后单击“确定”按钮就会显示出计算结果。

6 Excel电子表格数据的排序

Excel电子表格中输入的数据常常是没有规律的，但我们在日常数据处理中经常需要按某种规律排列数据。Excel电子表格中的排序是指数据行依照某种属性的递增或递减规律重新排列。Excel可以使用一列或多列数据作为关键字进行排序，可以按升序或降序进行排列，也可以按字母、数字或日期数据类型进行排列。使用一列数据作为关键字进行排序时，先选择该列数据的某个单元格，再选择“常用”工具栏的升序按钮或降序按钮即可。如果使用多列数据作为关键字排序时，Excel先按照主要关键字排序，再按照次要关键字排序。选择“数据”菜单的“排序”命令，可以打开排序对话框，设置使用多列关键字进行排序。需要注意的是，一般不能在选定某个区域的状态下进行排序，通常Excel默认只对选定区域排序，没有选择的区域不参加排序。

［1］周南岳.计算机应用基础.北京:高等教育出版社，2009.

［2］沈美莉.现代办公自动化.北京:电子工业出版社，2005.