浅谈高效会议的管理策略

2013-08-15李宇龙

湖北经济学院学报·人文社科版 2013年3期

李宇龙

（宁夏大学教育学院，宁夏银川 750021）

自古以来，会议始终都是社会管理活动的基本形式和手段,也是与会者在组织中的身份、影响和地位以及所起作用的一种重要表现,同时会议是人与人之间沟通联络、思想情感交流的场所和机会,其目的都在于集思广益,统一认识,从而达到步调一致,统一行动，最终能够又好又快的解决问题。为此，学会管理会议的策略，掌握开会的艺术，是领导干部需要重点掌握的工作方法和艺术。

1.会议的功能

（1）信息情感沟通。通过会议，可以传达上级的思想，公布企业整体状况，了解下属工作情况，明了下属思想感情状态，以及沟通其它信息。

（2）与会者身份以及地位的重要表现。按照我们中国人的价值观念，许多人认为，参加会议越多，表示社会地位越高；因此，会议也成为一种地位象征、身份象征。

（3）统一认识。与会者在交流意见之后，就会产生一种共同的理想、价值观、目标和行动指南。这种认识的一致性，不仅能够更好地指导组织工作中的各个部分，而且使得每个与会成员能在核心思想指导下步调一致地行动，增强了组织的协调性。

（4）生成解决方案。通过会议的研究讨论活动，可以产生解决问题或展开行动的方案。

（5）形成约束力。通过会议形成的决议，常常比单纯的行政命令更具约束力。因为，会议决议含有民主的成份、集体的智慧；反对会议决议，一定程度上就是和众人作对。

（6）发现问题。通过会议，能发现人们所未注意到的问题，并对其加以认真地考虑和研究。

2.会议存在的问题及效率低下的原因

会议对某些人来说，意味着本可以做一些有益事情的时间却被白白浪费了。这是现在通常情况下，一些企业领导整天疲于应付的各种会议，淹没在文山会海，但仍然有很多未解决的问题，本次会议的效率是非常低的。为了解决这个问题,下面从几个方面来分析会议效率低的原因：

（1）没有明确的目标和程序。有些领导认为开会是解决一切问题的灵丹妙药,一遇到问题就开会,会议的目标不明确,甚至不知道为什么要开会，对开会要达到什么目的和取得什么结果此类问题没有明确的回答就贸然开会，其结果必然是什么也得不到。

（2）会前没有充分准备。很多与会者常常在会议开始前数小时才接到会议通知,或者即使提前得到通知却没有获得任何有关会议议程安排、主要议题及相关背景资料等信息。导致与会者不知为何自己被列为出席者、要谈什么事、要做什么贡献。没有预先被告知，所以在会议上只能当木头人，无法响应会议的内容。甚至出席者因无法脱身而请别人代理出席时，却又不明确告知代理的权责，因此根本不可能在会议中提出任何有价值的建议。

（3）会议中的离题。“走题”，是最常见的毛病。如果主持者不善加控制，会议几乎必定会“走题”的，而且，这种“走题”的过程都是稍稍的进行。每一次“走题”，看上去都是那么地合理；但是，经过几次“走题”以后，会议的主题就会变得面目全非，不知所云。不过更多的时候，它们只是和正在讨论的问题有间接的关系。不管是哪种情况，在这些问题上花费时间都会影响会议真正目标的实现。

（4）没有记录及追踪。对于所讨论的事项及决议没有做记录，没有纳入追踪系统，前次决议的事项到底执行状况如何没有数据可查，无从就执行的过程做回馈和修正。

（5）太多无关人参加。不要动不动就要全体人员都参加会议。很多公司有这样一个毛病，认为开会人不多就不像个会。其实讨论会中有这样一个规律：发言的真实性与参加会议的人数成反比。参加会议的人数越多，发言者的顾忌就越多。因此没有根据会议性质就让太多人都参加会议反而会变的低效率。

（6）会议无法准时开始和结束。或许是文化差异的原因,这一问题在亚洲地区特别是中国尤为严重,并已成为一种直接导致会议效率低下的陋习。常常有一些领导干部参加会议总是晚来，这样会议就得延时，而且以后的会议迟到者会更多。还有的领导干部一开起会来没完没了,本来半个小时就该有结果、就能把问题说清楚的会议非要开二三个小时,殊不知人的精力毕竟有限,并要受生物钟影响,台上人兴致盎然高谈阔论的时候,台下人早已无心恋战。

（7）会议频率太高。很多时候过量的会议安排直接影响了正常工作的开展，且这一现象随管理层级的上升而越发突出。时下各种传达会、电话会、现场会、座谈会、交流会、动员会、总结会、研讨会，等等，会议名目多得数不清。特别是会期长、讲话空、效果差，常常让与会者苦不堪言，备受煎熬。

（8）会议上不民主。许多会议往往从头到尾就是一个或数个领导的长篇大论，而大部分与会者不过是一群可有可无的发言对象而已。即便有群众发言意见也不被尊重。或者只听取部分人的意见，对于别人的意见，常常采取一种忽略或敷衍的态度。“兼听则明，偏信则暗”。因此这种开会的模式是在浪费别人的时间。

（9）会议无法得出有效结论。在很多时候，由于会议主持者缺乏经验，驾驭会议能力不强，或者是怕担责任，不愿明确表态，往往导致会议拖得很久却仍然没有得到任何有价值的结果而被迫结束。这种议而不决的会议，本身就无任何质量可言。

3.提高会议效率的管理策略

由以上问题可见，做好会议管理，保证会议质量，提高会议效率是管理者应潜心研究的问题，也是国内外普遍关注的问题。因此只有找到提高会议效率的管理策略,才是真正意义上的最为行之有效的行政管理方法。然而,到底如何才能提高会议质量,获取高效率的会议呢?针对以上问题，笔者以为,应该从抓好以下几方面的工作入手。

（1）明确会议的具体目标。首先考虑一下开会是否是实现目标最好的方法，许多会议可以被其它花费较少的方法代替。如e-mail、传真、备忘录等，打电话和个人拜访也是较好地解决争议的方法。如果认为会议非开不可，那么会议的目标越明确越具体越好,比如说,会议目标“探讨如何在12月底之前将公司职工裁掉10%”就比“探讨如何精简公司职工”更加具体、明确,这样会议讨论的效果会更好。因此要明确完成任务的达标要求，并且极具可操作性。

（2）认真做好会前准备工作。会议组织者应当提前一至两周给与会者发出会议通知,主要包括会议时间、地点、出席人员、会议目的、对与会者的要求及其时间分配等内容。更为重要的是把会议的议程、议题，以及相关的背景资料，分发给每个参与者的手中，使参与者有足够的时间阅读，理解和消化，并做好笔记，结合会议的疑点和难点提出各自的看法和意见。充分的会前准备,是获取高效率的会议的必要前提。否则他们在会上才第一次拿到开会的材料，然后才开始阅读，结果浪费了许多宝贵的开会时间。

（3）时刻注意会议方向，防止会议“离题”。在党务会议上，时常有离题的现象。当出现离题的时候，主持者一般不宜直接打断发言，这样容易挫伤发言者的积极性，并容易使会议由热烈急转为冷场。在这种情况下，可以采取转移的方式，接过讨论、发言中的某一句话和某一层意思，进行启发引导，把发言引导到议题上来。即使中断某人离题的发言，也应注意婉转。如“大家提到的问题确实值得讨论，以后如有机会可专门开会讨论，现在先解决今天应讨论的问题”。这样就能够做到在心平气和的情况下，使讨论发言回到主题。

（4）会后重在抓落实。目前，有一些单位和部门热衷于搞形式主义，而且动不动就开大会。但是如果开会只是说说而已，打官腔，这是不够的。工作要做扎实，就必须加强执行。各级领导需将工作列入议事日程，要具体部署，认真贯彻落实。会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实,应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况,使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。

（5）严格控制与会人数。一定要严格选择与会人员，做到该参加的一个不少，不需要参加的一个不要。要让与会议议题无关或关系不大的人员尽量不要参加会议。绝不可兴师动众，敲锣打鼓，搞形式主义。即“不一定全体成员都参加，有几个人一议就完了。

（6）掌握会议时间,做到按时开始,准时结束。事实上1小时以内的会议是最高效的，超过2小时以后会议效率就会直线下降，当然在很多时候我们确实很难做到这一点，此时适当的中间休息或许对提高会议效率有所帮助，但应注意时间千万不能过长。但无论如何，组织者应尽力使会议的每一项议题均严格按照议程中的时间安排正常进行，特别要做到会议准时开始和准时结束。有些与会人员，特别是领导干部参加会议总是晚来，这样会议就得延时，不光使得会议无法准时开始和结束，而且还会形成恶性循环。因此，必须养成准时开会的习惯，不管谁缺席，甚至领导干部还没有到场，也要到时间就开会，这样做对迟到者是一种无言的批评。对于经常迟到者，还要点名批评。这样长期坚持下去，大家就会养成准时开会的习惯。

（7）严格会议管理,削减会议数量。会议特别耗费时间、人力、财力和物力，在某些情况下,会议并不是最有效率地进行沟通信息的手段,也不是所有的难题都可以通过开会来得到解决,所以,每次开会前都有必要对是否有必要开会进行质疑,力求做到能不开的会坚决不开,可开可不开的会尽量不开,必须召开的会尽量少开。因此要严格会议管理,削减会议数量，将行政人员从“文山会海”中解放出来。

（8）开民主会，使每个人都有发言的机会。邓小平曾经说过，他“很希望同志们研究各种问题，多提意见，哪怕是一个片面的意见，也比没有意见好”。主张“一切提到会议上的问题，都必须经过讨论，允许提出异议。如果在讨论中发现重大的意见分歧，而这种分歧并不属于需要立即解决的问题，就应该适当地延长讨论，并且进行个人商谈，以便求得大多数的真正同意，而不应该仓促地表决，或者生硬地作出结论。做领导人的，总要取得大多数人的同意，事情才好办，绝不能一个人讲了就算数。对少数人要尊重，少数人的意见不一定就是错误的。即使是错误的，他们的意见也不是孤立的，只有重视这些意见，才能很好地去加以纠正，帮助改正错误”。因此，会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言时间。在会议召开前就应将日程安排分发给与会者。这样，一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会，使他们能够轻松、有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。

（9）好的建议应鼓励，质量不高的建议不能批评。每位下属，在提出自己建议之前，都是认为自己的建议是有效的，并且，下属并不能确切地预知上级对自己的建议的反应。如果，对于质量不高的建议予以批评，就会堵塞言路，使人不敢发言。因此，主持者对于质量欠佳的建议予以批评、指正、纠偏，绝对是一个坏习惯；有这样坏习惯的主持者，是开不好讨论会的。正确的方法是：听到了好的建议，主持者应该通过口头表扬、点头致意、满面笑容、追问细则等行为，来鼓励发言者继续发言。对于所听到的、质量欠佳的主意，只须装作没听见就可以了。

（10）会议要有议有决。议而不决是会议的大忌。因为议而不决的会议，本身就无任何质量可言。因此要想达成高质量的决议，就必须要包含以下几个层面:第一,会议必须达成决议,否则纯属浪费时间。如果，一次会议不能做出整体结论，也必须做个阶段性的小结，使得会议的成果有具体的体现；第二，决议是无异议的，这里主要指“形式上的无异议”，即大部分与会者同意而少数人不反对，因为“绝对无异议”的情况是很少出现的,决议本身就是一个妥协与平衡的产物；第三，决议应具备可操作性,即履行决议所需的现实条件已得到充分讨论和基本认可,每一项相关任务都已经明确分配给具体的个人或小组,并要求得到及时反馈；第四，最终决议在所有与会者可接受的备选方案中是最优的。