浅议环境监测部门的外来文件管理工作

2013-08-15茅文湖

环境科学导刊 2013年6期

茅文湖

(启东市环境监测站，江苏启东226200)

文件控制是保证环境监测部门质量体系持续有效运行的一个重要要素，而其中的外来文件既是环境监测工作能顺利开展的重要依据，又是实验室资质认定/认可能力确认的准则。要确保外来文件为现行有效版本，防止过期、无效、作废文件的混用，从而保证环境监测数据的真实、客观、公正性，在执行过程中，必须对这些文件进行严格管理。

1 外来文件的范畴

环境监测部门的外来文件包括两大类，一类是指与环境监测工作有关的专业性文件，包括环境保护法律法规和技术标准，如监测方法标准、环境质量标准、污染物排放控制标准、监测技术规范等。我国的标准依据《中华人民共和国标准化法》的规定，按照适用范围划分为四种:国家标准、行业标准、地方标准、企业标准，而环境监测相关的技术标准主要指前三项，即:国家标准，如《地表水环境质量标准》 (GB3838－2002);地方标准，如《化学工业主要水污染物排放标准》 (DB32/939－2006);行业标准，如《环境空气颗粒物(PM10和PM2.5)连续自动监测系统安装和验收技术规范》(HJ 655－2013)等。对于没有明确的测定规范的测试工作，行业内有关科技文献或权威期刊上发表的方法也可纳入外来文件的范畴。另一类是指与实验室体系运行有关的通用性文件，它不是局限于某个固定的检定或校准规范，而是指导实验室体系运行的通用基础标准，如《检测和校准实验室能力的通用要求》 (GB/T27025－2008/ISO/IEC17025:2005)、《数值修约规则与极限数值的表示和判定》(GB/T 8170－2008)、《量值溯源要求》(CNAS－CL06:2011)等。

2 外来文件管理中普遍存在的问题

一是不能确保外来文件的齐备性。环境监测部门不但负责对辖区内水、气、声、土壤等各种环境要素进行监测，还须负责污染源常规监测、污染事故应急监测、污染事故仲裁监测等，各项工作所依据的外来文件范畴广、种类多，因而常常会出现受控的外来文件涵盖不全，不能做到全要素、全过程覆盖的现象。

二是不能确保外来文件的及时更新。随着近几年环境保护压力的不断增大，环境监管的要求也随之逐步提高，相应的各种环保法律法规以及环境质量标准、污染物排放标准等标准文件也在不断地修订完善，推陈出新。而监测人员往往偏重于监测数据的准确、可靠，却忽略了监测依据的有效、合法，不去跟踪标准版本的变化，从而直接影响到监测结果的有效性，导致监测部门处于非常不利的境地。

三是外来文件不能做到方便易获取。要确保环境监测体系运作良好，相应文件的受控版本应放至对体系有效运作起重要作用的所有场所，以便于工作人员随时参详。而人们常常顾及了固定场所比如分析实验室的外来文件发放，却忽略了现场检测等流动场所的外来文件管理工作。

四是外来文件新旧版本的混用。外来文件的管理过程是一个动态的过程，需要在日常工作中经常性地以新换旧。但在日常工作中，人们在发放新文件的时候有时会忘了收回失效文件，导致这些无效文件的继续使用，严重时甚至酿成技术质量事故。

3 规范外来文件管理的途径

为了更好地解决外来文件管理中出现的问题，确保环境监测体系运行所依据的外来文件始终是现行有效版本，在平时文件管理工作中应注意把被动管理变为主动管理，把静态管理变为动态管理［1］。

3.1 识别

查找、选择与环境监测部门工作性质相适应、相匹配的文件，这就是外来文件的识别过程。这需要监测部门畅通信息来源渠道，确保在最短的时间内获取最新的信息。主要可通过以下途径:一是委托国家、部门或地方的标准情报部门定期提供相关产品标准的发布、更新信息［2］，从中选取自己所需要的标准;二是订购每年由国家标准化管理委员会编制、中国标准出版社出版的《中华人民共和国国家标准目录及信息总汇》，全面检索相关标准的出台、更新替换情况;三是定期到环境保护部网站及国家标准情报部门网站上检索标准更新情况。