文/上海磁浮交通发展有限公司 潘叶青

一、部门资料管理工作任务

简单说，部门资料管理工作的任务是完整地收集和保管与本部门业务活动有关的各类文件材料，并在相关业务活动完结后，对应归档文件做好分类、整理、编目等预立卷工作后向档案室移交。

具体讲，部门资料管理工作在不同阶段有不同任务。

（一）文件形成阶段

检查文件的各类签证手续是否完备；文件纸张和字迹材料是否符合耐久性要求；文件是否有缺页、涂改；附件是否齐全等等。对存在问题的文件及时要求相关责任人（方）整改，对符合要求的文件及时进行部门文件的统一编号、登记。

（二）文件流转办理阶段

关心文件流转是否顺利，发现在流转过程中其他部门有不同意见影响到文件继续流转的，应及时向本部门领导反映，终止流转，在问题得到解决后再流转。在流转结束时，对重要的流转意见及领导批示，资料员应及时反馈部门领导。这一阶段同样应注意流转中各方签证是否齐全，对缺签证或其他不符合归档要求的情况，及时督促其整改。

（三）文件预立卷及归档阶段

此阶段，资料员的工作最多，按工作流程有：判别应归档文件、对归档文件分类整理、文件编目、将预立卷文件提交档案部门审核、归档。具体讲，就是由于根据归档范围将具保存价值的文件挑选出来，再根据档案分类大纲，进行分类，并在分类的基础上分卷。在整理中注意附件、正文是否匹配，有批复的文件请示在不在，文件与文件间的因果关系是否都存在等，以保证归档文件的完整；……