文/江苏海事职业技术学院 刘溪

一、高校基建档案概述

（一）基本含义

高校基建档案指的是学校内的所有建设项目（包括新建、改建、拆除），譬如教学楼、办公楼、宿舍楼、图书馆、食堂等涉及学习与生活的基础配套设施在建设过程中所形成的，记载着工程项目内容、可行性方案报告、审批流程、经办手续、图纸模型、基建单位、竣工验收等系列具有保存价值的信息材料。其承载介质包括图形表格、文字数据、声音影像等。

（二）意义作用

高校基建档案作为工程建设项目的资料，其意义作用主要有三大方面：首先，有利于反映建筑物的变化过程，为其翻新修整或重新改造提供一定的参考与借鉴。其次，有利于高校建筑物的常规检查（特别是安全隐患的排查），并为校园的整体铺排及工程建设提供规划制定及方案执行的依据。再次，有利于政府对工程项目及系列土地规划的综合性评估。

二、信息化建设内涵

（一）概念阐述

信息化建设，即是借助科学先进的现代计算机技术、互联网技术、通信通讯技术等系列

信息技术来实现对目标对象的管理与运用过程。它被许多企业应用于品牌塑造、产品生产、推广销售、客户服务、售后管理等经营活动之中。

（二）方式手段

信息化建设的实现方式主要有平台搭建与技术开发这两种。平台搭建即是软件开发，譬如金蝶BOS平台、用友UAP平台、亚思捷TNT平台。其功能包括文档管理、合同管理、CRM、OA等。技术开发即是以数据整合为特征，以数据管理为目的，通过物联网及云计算来收集、加工、储存、更换、传输、运用数据、文字、图表、影音等信息。

三、高校基建档案信息化管理的SWOT特点

SWOT，即优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）、威胁（Threats）。它是企业的一种战略分析方法，可用于企业进行自我条件及竞争力研究，从而寻找并制定出适合企业的经营战略及发展目标。作为一种科学客观的分析方法，SWOT近年来被运用到越来越多的领域，其作用对象也不再仅限于企业管理。对于高校的基建档案管理而言，通过SWOT分析法，我们可以从中看出基于信息化技术及建设平台这种管理方式的实用性、可塑性及优化性。

（一）优势（Strengths）

基建档案中有不少是关于建筑物的设计图纸及竣工图纸，里面就涉及到建筑物的规格大小，缩放比例，管线编排等细节问题。在纸质管理的方式下，图纸在工程建设的过程中会经由多人的传阅与查看，期间不可避免地会出现褶皱、字迹淡化或者模糊的现象，从而破坏了图纸的真实性与准确性，影响了使用效果。而借助信息化技术，管理人员可以将图纸以扫描件的方式进行保持与管理，在需要外借或查看时只需要从电脑中抽掉出来或打印出来即可。

一方面，有利于提高资料的准确性，特别是在搜集的过程中还可以根据实际情况对资料进行同步的修改与更新，以避免出现信息滞后的现象。另一方面，有利于减少资料搜集的成本。在信息化平台与技术下，一切资料的呈现方式都是“无纸化”，也即是不需要以纸质版的方式来体现与说明，这对于不以赢利为目的的高校来讲尤为重要。在相对有限的资金预算下，高校可以借助信息化管理方式来减少行政开支，加大教学建设力度，从而在无形中提高了学校的整体教学质量。

（二）劣势（Weaknesses）

信息化技术与平台作为一种高科技的管理方式，其最大的劣势是投入大。一方面是软硬

件的配置与建设。完整的基建档案资料一般会涉及到项目申报书、设计任务书、批复意见、预算投资、工程合同、勘察报告、设计及施工图纸、标准流程、检测记录报告、竣工验收报告等多个阶段，其资料类型杂，承载介质多，资料搜集与存档的时间也存在差异。总体来讲，基建档案资料多具有低集成化，高分散化的特点。因此高校在引进购买或自建平台的过程中就需要进行分门别类的设计与管理，期间需要耗费较多的资金成本与人力成本。另一方面是管理人才的选拔与培养。由于基建档案涉及的内容涵盖了气象、结构、地质、环保、水电供给、消防安全等多个领域，因此其管理人才首先需要具备较为扎实的工程类专业知识，另外还需要在信息技术领域有所涉猎，能够掌握基础常用的技术。根据价值决定价格的规律，该岗位的聘用成本较高。

（三）机会（Opportunities）

对内，需求程度的增强。高校作为一个教育机构，既肩负教书育人的使命，同时也承担

着给全体师生与职工创造安全、舒适的生活环境与学习环境的责任与义务。这就决定了整个校园在总体上需具有美观、宜人、和谐、大方的感官特点，同时兼顾实用性、科学性、可持续性的设计原则与规划理念。具体来讲，不论是重建、翻新，或是修整，优化，都离不开各式建筑物的基建档案资料，而信息化建设作为一种科学化的管理方式，将会有助于提高档案管理的效率与质量，从而提高校园规划的合理性与可持续性。对外，无纸化办公趋势的增强。随着人员数量的增加与工作流程的多样化，在节省成本及提高效率的目标驱使下，无纸化办公的优势将越发明显，加之现代信息技术的高速发展及日益普及，信息化管理方式必将被越来越多人所熟悉、认同、接受并采用。

（四）威胁（Threats）

信息化管理方式所可能面对的最大威胁就是技术漏洞所引发的资料泄密。网络平台的开放性在提高信息流动速度的同时也降低了信息获取的门槛，这就给网络黑客带来了可乘之机。以教育行业为例，据了解，在国内重要考试期间，曾经出现黑客利用网站的技术漏洞来散布各类与试题及答案有关的虚假信息。如2009年全国硕士研究生英语、政治考试疑似考前泄题目露事件。由此可见技术漏洞给信息安全度带来的威胁性，高校的基建档案也不例外。在联网的情况下（如同个学校的不同校区实行信息的共享或统一存放的管理方式），假如漏洞没有及时得以修补或异常情况没有及时被发现并消除的话，高校各类建设工程的相关数据、图纸、表格、影像资料等就可能会泄露出去。与之相随的还可能包括施工单位、设计单位、审批单位等在内的多个相关群体的资料泄露。除此之外，电子资料的可复制性与可修改下会在一定程度上影响资料的保密程度，特别是当资料用于学术性的交流与参考时，也有可能出现资料泄密的情况。

四、基于SWOT的高校基建档案信息化优化方法

（一）目标确认

任何事物的发展都有一个过程，不同的过程具有不同的特点与发展重心，这就决定了每一个阶段的目标与方法都应该有所差异，高校基建档案的信息化建设也不例外。高校的基建项目由于需要兼顾美观实用与经济性、可持续性，因此涉及面广，建设时间长。考虑因素多。如校区建设的时间选择、经费来源、承办单位、设计原则等。特别是随着师生人数的增加与高等教育的普及化，高校对土地的需求，对空间设计的需求，对建设速度的需求都显得越来越迫切与深层化。这一系列的变化都对基建档案的实用性与有效性提出了更高的要求。通过上文的分析，我们可知信息管理的优势、劣势、机会、威胁的大体内容，但其程度大小与变量多少在不同的阶段会呈现不同的特点。因此在进行信息化建设的过程中，首先要明确每一个阶段的建设目标，由此才能更好地利用并转换这四者的关系。

（二）组合分析

劣势—威胁（WT）组合，这是高校基建档案信息化过程中所可能面临的最差状态。通常情况下意味着高校目前虽有信息化管理的平台与技术，但现阶段却存在有技术漏洞所可能引发的资料外泄风险，且由于资金与人力有限，该风险短期内无法被有效降低或化解。面对这种情况，高校应当有选择性地暂停利用该平台与技术来搜集与存放信息。

劣势——机会（WO）组合。这是高校在基建档案管理过程中已经意识并且能够捕捉到弥补该方式缺陷的情况。例如政府相关教育机构、历届校友、相关组织等为支持高校基建档案的信息化建设而拨付或赞助的支援款项，或者学校的基建档案管理人员在这一过程中借助新技术新平台得以寻找出更好的，可以缩减成本与减少人力的管理方式。面对额外建设成本，高校应当提高资金的使用效率与使用质量，把钱花在刀刃上。面对技术进步与平台升级，高校应对管理人员加以激励，以促使其更好地释放潜力，更科学地利用技术与平台。

优势—威胁（ST）组合。这是高校在基建档案管理过程中巧妙地利用这一技术的优势来应对其所潜在的威胁。例如在成本花费上，高校可以将原先预算在资料搜集上的成本划分一部分至平台与技术建设成本，从而提高成本花费的科学性。或者对既已搜集完毕的基建档案信息予以不联网或加密式处理，如刻录成光盘或存放在U盘内并由专人进行保管。

优势—机会（SO）组合。这是高校基建档案信息化过程中所可能面临的最佳状态。通常情况下意味着高校目前有充足丰裕的资金与人力可用于信息化平台的建设工作。与此同时，该平台的技术发展又进入鼎盛时期，高校可以随时根据管理需要对平台与技术进行换代升级。面对这种情况，高校应当快速做出反应并在全盛时期以长远的，可预见未来需求的建设思路来完善现有平台，以为后续可能出现的需求提前做好准备。

（三）权衡选择

通过目标确认与组合分析，高校基本上可以有的放矢地进行基建档案信息化平台的建设

工作，但随着过程的推进与深入，管理人员会发现任意组合内都有多种因素，各个因素又会呈现出多样化的组合特征，而不同的组合特征又会最终影响到基建档案的管理工作，因此高校在利用SWOT分析法来优化基建档案的信息化管理方式时，应当综合考虑，权衡选择。

五、结论

总体来讲，随着高校办公系统的日益科技化及互联网技术的普及，高校的基建档案管理方式也必将由传统原始的纸质化向科学先进的信息化过渡。在这一推进与发展的过程中，高校可以善用SWOT分析法来辨别该种管理方式的优势、劣势及其可能潜在的机会与威胁，从而扬长避短，取长补短，最终实现提高基建档案管理工作的效率与质量这一目的。

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