提 要：责任意识是打造高品位的学校教育的前提和保证，完善有效的学校档案管理和使用同样是学校责任教育的一个部分，也是学校档案工作者责任意识的体现。档案管理和运用必须体现其保密性、系统化、信息化和应用性的原则。档案管理是学校教育教学工作成果的窗口和历史见证，应该对学校历史负责，对教师和学生负责，对家长和社会负责，对上级部门和领导负责，对党和国家负责。档案管理和使用应该遵循开放、盘活、实用和人文的理念，成为扩大学校影响力、提高学校知名度、提升办学品位、创建特色学校和建设文化校园的亮丽展台和独特景观。

关键词：责任意识；档案管理

中学档案是展示学校自身形象、价值观和办学成果的重要载体，是学校各项工作的真实写照，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用。因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映学校的文化风貌和办学业绩，为更好的满足校园文化建设的需要。同时，完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享。成为校园文化建设的重要基地。实现上述目标，关键在于学校领导、广大教职员工，特别是档案工作者，要本着负责任教育的态度，强化责任意识，将学校档案工作视为学校一个品牌形象和展示平台。

责任意识是学校档案管理和使用的现代办学理念

责任意识并非仅仅指过去我们通常所说的认真严谨、一丝不苟的工作态度，这只是浅层次的理解。当然，这种态度本身也是十分必要的。但是现代管理理念下的责任意识并不仅仅指人的一种态度，更重要的是指人的思想意识、理论水平、业务能力和现代管理理念。是指现代管理理念下的管理能力、管理方式、管理经验、管理实效，而责任意识要求管理者具备现代管理的思想、思路、模式、和措施，并带来明显的管理实效。

学校档案管理和使用是一个长期的、动态的、系统化、信息化的过程。既有学校历史史料的不断增补、核证，又有现在不断生成的新的档案资料和信息储存，还有横向德学校之间、学校与上级部门之间、学校与社会之间的有价值的档案资料的收集，面广量大，繁杂无绪。仅凭认真的工作态度，并非责任意识下的管理要求。现代管理理念告诉我们，责任意识更多的是理念、经验、能力、方式、措施和效果的体现，唯有如此，责任意识才有意义，才有价值，也才有成效。学校档案管理和使用，要求管理者具备现代管理意识，责任意识便是其一。

过去，学校档案室只是一个资料库而已，或者说是一个资料仓库而已，资料大多也“束之高阁”，尘封已久，不见阳光。如今，学校档案也算是敞开大门，资料也可“重见天日”了。但仍处于被动静止状态，只限于让上级领导来参观参观，让教师来翻看翻看，让校友来查询查询而已，主观上是被动的，形态上是固定的，方式上是传统的。在这种状态下，管理者再认真，也只起到一个保管员和看门人的作用。所以现代责任意识，就要求档案管理者成为一名档案资料的整理者、研究者和管理者，档案的科学管理、有效运用，系统化和信息化，以及档案的开放盘活、平台构建、文化座标、人文体现、互动交流等，都要求档案管理者具备很强的现代责任意识。

责任意识贯穿和渗透于学校档案管理和使用的每一个环节

现代管理理念告诉我们，责任意识是一种恒态的、具象的、动态的、系统化、信息化、细节化的管理理念，学校档案管理本身的复杂性、多样化更要求责任意识要贯穿和渗透到管理过程的每一个环节上。细节见精神，细节见光彩，细节见责任。

学校档案资料的搜集是一个常态化的、动态的管理过程。管理者不能扮演传达室“收发员”的角色，而应主动积极地参与搜集和整理资料的工作，要有识别档案资料优劣的能力，要有让“投暗明珠”重显光彩的能力，要有对资料把握的前瞻预见能力。我们过去常常习惯于将学校或有关部门的相关资料加于收集和归档，但不能主动去搜集，往往使得一些有档案价值的资料丢失。即使搜集了档案资料，也应该分门别类，加以整理归纳。这也需要管理者具备很强的责任意识，有些需要保密的资料更应谨慎处理，保密意识同样也是责任意识的体现。学校各部门都有大量的教育教学资料，学校对外交流，学校各种活动，上级部门到校检查，社会团体来校参观，老校友回母校访旧叙新，都有不少值得搜集的档案资料，这就要求档案管理者能去粗取精，去伪存真，去劣存优，这无疑也是管理者能力的体现。完善的系统化的档案资料，是学校对外交流的一张绚丽的名片，它不仅见证了学校辉煌的历史，也见证了学校多彩的现在和美好的未来。

学校档案资料的整理是一个繁杂细化的动态过程，更要求管理者责任到人，责任到心，责任到每一份统计数据，每一张图片，每一样实物，乃至每一次电话，每一次求证，每一次核查。档案整理也是一个优化的过程。要求管理者具备较强的档案专业能力，按由主到次、由重到轻、从旧到新、从小到大的顺序，进行挡案编程和整理，在这个整理过程中，还应突出那些能集中而鲜明地反映学校特色的、重大的档案资料，包括学校的珍贵史料。这都依赖于档案管理者必须自身具备较强的责任意识。

学校档案资料的整理也是一个多部门参与的多层次多样化的工作。学校其他部门也要有档案意识和较强的责任意识。档案资料的搜集整理并不只是档案管理者的工作，也应是其他部门的工作之一。部门负责人理应明确档案工作也是学校提升发展的必不可少的重要工作，要树立较强的档案意识，主动配合档案管理者共同搜集整理有价值的、重要的档案资料，比如体育教研组和艺术教研组，学生各类各级体育或音乐、美术、舞蹈、乐器比赛的照片、获奖证书，都应作为档案资料加以搜集、保存。再比如，校团委主办的各类团队活动，如军训、升旗、法制讲座、祭扫先烈、参观、演讲、征文、社会实践、志愿者行动、慈善捐款等资料，也可搜集整理，作为资料存档。

档案资料的及时、准确、快捷、有效的使用，同样需要档案管理者具备较强的责任意识。学校也应遵循“取之于校，用之于校”的原则，开放盘活档案资料，使之成为学校师生、社会团体、上级部门参观、交流、使用的平台，其使用功能理应进一步强化。档案管理者应本着较强的责任心，想方设法将挡案资料开放盘活，发挥其应有的历史价值、教育教学价值和社会价值，使之成为鲜活的校园文化的一个缩影，教师辛勤耕耘、学生勤奋读书的真实写照，领导办学思想和理念的具体体现，家长和社会广泛认可和赞誉的历史见证。

学校档案资料的使用功能还需管理者进一步细化和优化。有价值的、有实用性的、出彩的要及时服务师生，反馈社会。档案资料必须合理细化，分门别类，取存方便，操作简便。能充分展示学校的精神风貌、文化底蕴和教育教学实绩的档案资料应优先让使用者充分利用。细化和优化档案资料的能力、水平和效果是管理者责任意识的最终体现。

责任意识是档案管理者素质和能力的根本保证

学校档案管理者较高的素质和较强的能力是档案资料管理和使用的根本保证。其中，责任意识尤为重要。某种程度上说，档案是死的，人是活的。档案管理者必须强化责任意识，努力为学校档案管理和使用出谋划策，不断提高档案管理的水平。

档案管理者的素质也是有多方面的，包括文化素养、学历业务、知识储备、道德情操、人文涵养等。能力也是多方面的。比如对《档案法》的理解能力、对档案资料的识别能力、档案资料信息化和系统化处理能力等等。提高档案管理者的素质和能力，途径也是多方面的，比如档案业务进修培训等。但最根本的一条是强化责任意识，本着对档案资料的高度负责的态度，努力提升业务水平，不断强化道德人文修养，使责任心化为对档案事业的爱心，对工作的尽心，对业务的专心，对师生的热心和学校社会的诚心。

一是要加强档案事业心教育。学校档案管理者要改变所谓低人一等的观念，认为自已不是一线教师，地位、名声和待遇似乎都低于普通教师，档案管理只是一般职员的工作。这是错误的观点。学校教职工分工不同，作用不一，从某种意义上讲，档案管理工作对提升学校办学品位、社会知名度和办学声誉，打造品牌特色学校，都有教育教学所不可替代的作用和影响。档案管理者理应增强工作责任心，提高自身档案管理水平，真正使学校档案管理工作起到窗口作用，教育教学保障作用和展示平台作用。

二是要将责任意识化为自已的行动。责任意识要落实于学校档案工作的方方面面，使档案管理和使用的全过程，每一个细节，都能体现责任意识。要本着为学校服务，为师生服务，为社会服务的思想，使档案管理进一步体现人文精神和服务意识。

三是不断提升自身素质。彻底改变档案管理者”收发员”、”保管员”的形象，运用现代档案管理理念，重塑档案管理者形象。学校要拟定相应的进修培训机制，努力培育档案管理方面的专业人才。学校要选派要思想素质好、责任心强、熟悉档案工作、懂得办学纪律和较强专业能力的人才，管理学校档案工作。

学校档案管理和使用，是学校的一项重要工作，要树立现代办学理念和现代档案意识，加强学校档案工作的管理，增强学校档案工作的责任意识，使学校档案工作成为展示学校形象、推进教育教学改革、打造品牌特色学校的亮丽平台和独特景观。

作者简介

李庆梅（1969—），女，江苏，大学本科，职称：档案馆员，研究方向：学校档案。