李朝军

摘 要：自从我国实现改革开放，尤其是加入世贸组织以来，国家的经济发展速度非常快，这种快速体现在经济发展的各个层面上。目前，我们国家拥有数量庞大的各种性质以及规模的企业单位。然而我们在注重单位的经济效益的时候，往往在一定程度上忽略了其中的一项关键工作，档案管理。在当今时代，做好档案管理工作对我们获取效益来讲有非常大的促进作用，基于这种背景环境，重点的分析介绍了当前形式下，如何做好此项工作，目的是为了更好的促进经济发展，促进人们生活水平的提升。

关键词：企业档案管理；问题；对策

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。

1 当前管控活动中面对的不利现象

1.1 管控思想较差

首先是思想认知不是很清晰。一些单位并未将该项活动放到应有的层次上去看待，认为档案并不是单位的一项具体活动，其并不知道开展该项管控活动的意义是什么，如何去开展。第二是不关注。一些单位并未意识到其在当今时代的重要意义，觉得该项活动只不过是搜集过去的一些资料等，花费较大的人力资金等，也不具有实际效果，是一种没有实际意义的活动，并不是很关注。第三是不具有主观思想，过分的看重外在，不关注具体的内容，重视其晋级活动，不关注它的实际效益，之所以晋级，主要是为应付机构的测评，并未认真地对其进行过分析。

1.2 管控组织不坚强

首先是组织欠缺稳定性，在很多单位，该项活动并没有专门的工作者进行，一般是办公室工作者来进行，而且因为经常性的变动，不具有专业性，如果遇到不明白的问题也不去探索，使得管控活动非常的混乱。其次，管控品质较差。关键体现在以下的几点，第一，工作者知识了解一些常见的内容，对于其具体点信息，比如类别等不是很清楚，此时就会发生不利现象。

1.3 管控思想不先进

首先是管控体系不先进。现在该项管控活动还是以人工为主，其信息的搜集以及编制都是靠人工来开展的，很少使用电脑等，使得其品质不高，而且不便于查询。第二是资金欠缺。很多基层单位的资金不是很充足，用到档案的搜集以及保存等方面的资金非常少，进而干扰到该项活动的有序进行。

1.4 管理不能与服务保持一致

首先是其类别不是很多，一些单位只是看中对户籍等信息的搜集，并不关注声像等材料，使得单位的该项活动并不综合。其次，资源存在流失的现象。因为没有保存好或者是别的一些要素的干扰，导致其有断代的问题。一些工作者决定自己保管比较便捷，不想将其统一的交付，使得很多关键的材料出现了损坏等问题。再次，过分的看重保管，不关注使用。很多基层单位在活动的时候，不重视档案资料具体的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提升效率，使得很多资源被浪费。

2 针对现象提出的应对方法

2.1 提升认知水平，落实责任体系

首先要提升认知能力，要切实的意识到该项活动的关键意义，将该项活动当成是一项基础活动来对待，将其放到一定的高度上分析，在规定的时间中开展检查活动。其次，要具有责任思想。主管机构要积极的向负责人报告该项活动的具体细节以及出现的不利现象，加大投入力度，营造优秀的氛围，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

2.2 做好培训活动，提升综合素养

一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。其次要开展好业务培训活动。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓舞其积极的进行学习工作，而且要从时间和资金上做好保证工作，提升工作者的具体操作水平。要结合单位的该项活动的规定，在适当的时机开办培训活动，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，进而带动该项活动朝着更加积极的方向进步。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局，定期或不定期地深入企业检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。

2.3 做好管控活动，提升品质

一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。

2.4 积极的变革思想

一要提高科技含量。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。三要改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。

2.5 合理的使用，切实提升利用率

不论述何种形式的档案，都是有一定的意义的，可以为目前的活动带来一定的参考价值，一些时候还可以发挥非常重要的意义，因此，管控工作者要了解其特殊的性质，做好维护活动，确保其能够发挥实际意义，进而合理的为单位的发展贡献力量。为了尽快的确保单位的档案开发活动上升到合理的地位上，不应过分的看重硬件装置，要重视软件体系，要做好日常活动的记录工作。

3 结束语

总的来说，档案管控活动是单位非常关键的一项活动，是单位总的管控活动中非常关键的一个组成部分。开展好该项活动，对于带动单位的进步有非常积极的意义，单位必须高度的关注该项管控活动，确保人员安定，同时还要融合其特征，管理好，并且使用好该项内容，为单位的运作活动贡献力量，进而带动单位的运作活动朝着更加稳定的方向发展迈进。