浅谈高校办公室督查督办工作

2013-02-19张炎

吉林广播电视大学学报 2013年7期

张炎

（江苏信息职业技术学院，江苏无锡 214153）

随着教育事业的不断推进和发展，高校的行政工作受到了越来越多的重视。高校办公室在高校的行政、教育教学领域发挥着越来越重要的作用。高校办公室在高校的教学、办公中，主要起到统筹全局，规划发展，落实决策，督查督办的作用。其中，高校办公室的督察督办主要是指办公室对学校当年决策执行情况的监督和检查。然而，近年来高校办公室的督查督办工作出现了一些薄弱环节。因此，如何提高高校办公室的督查督办能力日渐成为各高校关注的重点问题之一。

一、高校办公室督查督办的主要内容和存在问题

高校办公室是“综合办事机构，起到承上启下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带的作用”。高校办公室的督查督办工作主要是负责督促高校各部门落实上级决策，协调合作，维护日常办公秩序，保持行政命令畅通执行。当然，办公室的督查督办应该联系实际突出重点，可以将督查督办工作大致分为两个方面，即对上级任务执行情况的督查督办和对学校内部工作的督查督办。然而，就督办工作的实施情况而言，办公督查仍存在一些普遍问题，需要引起办公部门的重视。

1、主要内容

第一，对上级任务执行情况的督查督办。高校作为培养人才的重点单位，与很多部门都保持着密切联系。这些部门主要包括上级教育部门以及各级地方政府相关部门。这些主管、协管部门经常会下达相关批示、指示。因此，高校办公室就要及时传达上级精神，督促学校相关部门完成上级任务。

第二，对学校内部工作的督查督办。学校是一个庞大、复杂的办公系统，行政、教学、后勤等部门要各司其职才能保持学校的正常运转。而高校办公室便是这个复杂系统的舵手，它需要明确各部门的职责、任务，统筹安排好各项任务，保证它们能够按时按量完成。学校各个部门的决策、部署都需要办公室进行督查。

2、存在问题

首先，办公室督查督办制度不够完善。无规矩不成方圆。好的工作效率离不开好的行政制度的约束。高校督查督办的有效进行，也需要依靠强有力的制度保障。但是，就具体情况而言，大多数高校办公室的督查工作都处于被动状态。督查制度形同虚设，奖惩条例没有很好实施，这些都对学校督查工作的开展造成了很大困难。

其次，高校办公室对督查督办工作的重视不够。大部分高校都有设置督查部门，但是学校其它部门的负责人却对督查工作不够重视，一旦遇到与本部门利益相关的问题便互相推诿。这种利益的集团化在很大程度上限制了督查督办的执行力度，为督查部门工作的展开带来了很大不便。

第三，办公室督查督办的工作重点不突出。面对上级主管、协管部门分配的任务和学校内部的各项工作，督查部门在工作中常常会出现顾此失彼的现象。造成这种现象的主要原因便是督查工作缺少计划，重点模糊，致使很多工作不能按照领导预期的时间完成，不能满足广大教职工的需求。

二、高校办公室督查督办的重要作用

新时期，党中央提出要建设创新型社会，提升国家文化软实力。这就要求各大高校不断提升办学水平，努力培养高素质人才，为建设创新型社会输送优质人才。而要提升高校的办学水平，就离不开对高校办公室督查督办能力的强化。办公部门督查督办工作对高校实力的提升起到关键作用，主要表现为以下三点:

1、有利于提高高校的改革创新能力

建设高水平大学，需要学校各部门的积极配合。高校需要不断提高办公机制，保证学校科研计划的顺利进行。科研是高校发展的一项重点工作，学校要不断发展自身以提高科研攻关水平。而办公室督查督办能力是学校改革创新的有力保障。有了健全的监督机制才能提高学校各部门的办事效率，促进改革的深入进行。

2、有助于调动教职工工作积极性

学校的发展离不开全体教职工的共同努力，督查督办工作有助于调动教职工工作的积极性。特别是奖惩分明的督查制度能够最大限度的开发职工潜力，让教职工为学校的发展献计献策。督查工作集服务与监督于一体，是学校领导的得力助手，更是各部门职工的坚实后盾。习近平同志强调:“基层是一切工作的落脚点。”[1]因此，做好督查工作能够帮助领导及时落实决策，也能合理安排基层教职工的工作进度，提高他们的办事效率，调动其工作的积极性。

3、有利于提高各部门的办事效率

高校兼行政与教学于一体，学校领导不仅要管理行政部门，还要监管学院教学。因此，需要学校领导做的决策也日渐增多，这就无形中要求学校领导投入大量时间统筹学校各类事务。而办公室就是高校领导的辅助机构，在清楚了解领导决策的同时，还要将领导决策详细规划，制定出相应的实施计划，保证各级部门按计划顺利施行领导决议。办公室的督查一方面是监督各部门的工作，另一方面也是统筹安排各部门的工作，让他们各司其职，分工合作，提高办事效率，实现学校利益的最大化。

三、提供高校办公室督查督办能力的措施

督办督查工作是行政管理的重要手段，历史悠久，早在秦汉时期便有了专门进行督查督办的行政部门。随着历史的发展，新中国建国后，督查督办工作更是有了较大的发展空间。伴随高等教育的不断发展，督查督办工作也成为高校行政的一个重要方面。然而，新时期高校办公室的督查督办工作的现状不容乐观，还存在许多问题。因此，如何提高高校办公室督查督办能力成为摆在高校领导面前的一大难题。

1、建立健全高校督查督办制度

高效的管理离不开制度的保障。高校督查督办工作的顺利展开也离不开强有力的制度保障。只有建立起一套科学有效的管理机制才能保证学校各项事务的顺利进行。高校督查督办制度的完善要注意三个方面。首先，要建立起定期通传通报的管理制度。办公室的督查部门要及时了解领导决策、决议和其他部门工作的进度、成果，定期做成内参、简报进行公示、通报。其次，要建立有效的奖惩制度和信息反馈制度。督查部门应建立通畅的信息传递渠道，便于各部门交流信息，分享工作进度，一旦发现进度延误，及时给予指导帮助，避免造成更大损失。而且督查部门在及时了解任务信息的前提下，应制定明确的奖惩制度，多劳多得，最大程度调动教职工工作的积极性，让他们按照实际工作情况和其它部门通力合作，实现学校利益的最大化。第三，要建立起专人负责制度。明确各项工作的主要负责人，便于工作进度的及时反馈。而部门负责人能够主动承担起承办事项的检查、登记、催办业务，加快事项办理的进度。

2、突出督查督办的工作重点

高校工作的重点是培养优秀人才，学校各部门的工作都是围绕这一中心展开，督查工作也不能例外。高校办公室在进行督查督办时要突出重点，分清主次，有计划、有步骤推进工作。只有这样才能帮助学校领导及时了解工作进度。当然，学校的发展也离不开国家政策的扶持和广大教职员工的共同努力。所以在实行督查督办时，除了要围绕人才培养这个中心，还要及时了解教职工关注的热点问题。因为教职工关注的热点都关系到他们的切身利益，这也是领导关心的问题。及时对这些热点问题进行督查，才能发挥出督查工作的重要作用。

3、提高办公室督查督办人员的专业素质

督查工作的内容庞杂多样，要做好这项工作必须要有良好的专业素质。因此，提高高校督查人员的专业素质势在必行。督查督办人员应该自觉提升专业素质，培养良好工作状态。首先，督查督办人员应该具备吃苦耐劳的精神状态。这样在督查工作中才能严守工作纪律，说实话，讲正气，不计较个人得失，准确反映调查结果。第二，督办人员要有精益求精，不畏强权的办事态度。这样在督查过程中才能秉公办事，不急不躁完成领导交给的任务。再者，督办人员要具备服务精神和协调能力。督查人员不仅是领导的助手，更是教职工的后盾。可以这样说:“服务是办公室工作的根本出发点和落脚点。”[3]他们要及时反馈职工的工作信息，做到对上级认真负责，对下级热情周到，保持积极进取的工作态度，雷厉风行，谦虚谨慎，不推诿不夸大，做实事讲真话，只有这样督查工作才能落到实处。