郑　微

(中铁工程设计咨询集团有限公司，北京　100055)

1　企业合同管理的概念及分类

1.1　合同(Contract)

指的是平等主体的自然人，法人，其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议[1]。

1.2　合同管理(Contract Management)

是指对合同进行规范化的管理；企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止，以及审查、监督、控制等一系列行为的总称[2]。合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理当中的主要工作内容；审查、监督、控制是合同管理的方法与手段。合同管理是贯穿的、完善的、动态的、实时的管理。合同管理贯穿性是从双方有合作意向、合同的制定、生效开始，直至合同履行完毕为止，不仅要重视双方合同签订之前，更要对生效后的管理加以重视；完善性就是凡涉及到合同中的内容，企业要将内部各部门一起来管理，确保合同约定内容的顺利实施；动态性就是对合同实施过程中的修改、变更、补充或中止和终止等不同变化进行掌握；实时性就是对整个合同管理中的变化做到第一时间掌握并处理。

2　铁路勘察设计企业合同管理过程

2.1　管理机构及人员职责

因为合同管理的特殊性，一般的勘察设计企业都会设立单独的合同管理部门及专业的人员进行管理。铁路勘察设计企业如何设置合同管理管理部门，采取什么方法进行合同管理，要根据不同企业的整体规模比如注册资本金的多少、经营范围及其职工的整体素质情况等确定[3]。以Z公司为例，合同管理部门设在集团计划经营处下，统一归口合同管理工作。部门设2名部员一名部长，并有一名处长分管合同管理。其职责：

①制定合同管理办法，负责合同的完整性、资质的适宜性和条款的合理性审核及合同签订等综合管理的日常工作，归口管理集团公司各类经济技术合同，跟踪合同执行情况；

②统一管理集团公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；

③负责合同管理台账和合同有关档案材料的保管工作，建立合同登记、管理制度。 然而，无论勘察设计企业如何设立合同管理机构，都应建立完善、严密的合同管理制度，要求其条款清晰，责权明确，并要具有有效的可追溯性及可操作性。

2.2　合同管理流程

合同管理工作应当遵循下列原则：

①依法签订合同，保证合同的合法性；

②切实履行合同，提高合同的履约率；

③有效监控合同，保证资料的完整性；

④及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。

(1)合同签订之前的管理

进行合同签订前的过程控制审查及评审，以确保与产品有关的各项规定具体明确，确定勘察设计企业满足合同的各项要求，并确保勘察设计企业利益不受损害。以Z公司为例，评审内容包括：

①合同是否符合国家政策、法规、技术规范和本公司经营范围，各项内容是否齐全。

②与投标或草签合同不一致的要求是否得到解决。

③当顾客提供的要求没有形成文件时，应当在接受顾客要求前进行确认。

④各项要求，如质量保证要求、技术要求、工艺、文件数量等要求在合同中是否都有明确的规定。

⑤本公司能否满足合同中各项要求的技术能力、交付期限的能力。

(2)合同签订过程中的管理

从合同签订前双方的准备到合同生效这一过程，就标志着合同签订处在实施阶段。合同一经签订，就具有法律效力，双方必须依合同条款履行。为了使合同从订立时起就合法、有效，将纠纷和不利于企业的条款杜绝，合同管理部门必须做好合同签订的准备工作。“拟定的合同文书要做到：文字简洁通顺，语言表述准确，责任明确清楚，避免出现易产生歧义和误解的词语”[4]。各勘察设计企业要尽量使用统一的合同文本，在国家的合同示范文本基础上制定本企业合适的各种合同版本(如勘察设计合同文本，技术咨询、技术服务、勘探合同文本，总包合同文本等)，请企业内法务人员核定后作为本企业的合同示范文本，这样既可以提高合同管理人员的审核效率又可以使用有利于自身企业的合同版本。因此，在合同订立过程中要有企业的法务人员严格审核，将合同风险降至最低，保证今后合同履行过程中的顺利进行，在合同履行过程中产生纠纷也能保证企业利益的最大化[5]。以Z公司为例：合同管理人员将拟好的合同文本经过多部门审核——审核后的整改——领导签批——签字盖章——合同生效。这样的必经流程首先经过多部门、多领导审批，提出合同中存在的问题，减少合同中的错误。

(3)合同履行阶段的管理

建立、完善合同登记工作，落实合同的顺利进行。以Z公司为例，合同已经签字盖章立即完成登记编号备案，将合同录入合同管理软件系统，将纸质合同及审批过程扫描备案，为日后的查找、变更、补充合同提供方便，并随时掌握合同履行中的情况，以保证合同正常履行。

实时监督保证合同实现。在合同项目实施过程中，因双方企业造成工作量变更时，按合同约定期限提交产品比较困难时，合同管理部门人员要及时得到生产部门的信息并上报企业的主管领导，合同管理部门及其工作人员应经常与设计生产部门及相关职能部门进行沟通协调，做到上情下达，下情上报，发现问题要及时沟通、解决，使合同的履行顺利进行，按合同约定的时间向甲方交付合同约定的设计产品，为维护企业合法的权益及时处理纠纷。因为甲方的要求不同而发生变化，反映到合同履行过程中的争议时有发生，此时双方企业应及时主动沟通，争取协商解决。如双方无法达成一致，只能按合同中约定，由一方所在地人民法院解决或者由当地仲裁委员会解决。

4　结束语

综上所述，勘察设计企业的合同管理是维护企业项目管理及生产经营活动的重要环节，是企业项目管理的重要内容，企业中职能机构重要组成部分，直接关系到企业的经济利益和企业自身信誉。因此，要对勘察设计企业的合同管理加以重视和强化，尽量将经营中的风险降至最低，确保企业在合同管理过程中合法性和预定经营目标的圆满完成。

[1]合同管理-管理百科(http://baike.themana)

[2]张晓远.项目管理系列教材：项目合同管理[M].北京：机械工业出版社，2008

[3]刘和山，李普红，周意华.设计管理[M].北京：国防工业出版社，2005

[4]梁永宽.项目管理中的合同治理与关系治理[D].中山大学，2008

[5]任明.企业合同风险管理研究[D].天津：天津大学，2006

[6]张远堂.公司合同管理操作指南[M].北京：中国法制出版社，2008