Word2007在长篇文档编辑中的几个技巧

2013-02-05楚叶峰周海涛

长春大学学报 2013年2期

楚叶峰，周海涛

(长春大学计算机科学技术学院，长春 130022)

Office 2007是微软Office套件最“颠覆性”的升级，当然也是最震撼的一次升级。做为Office套件中的最重要的、使用最广泛的成员——Word 2007，展现给用户的是不一样的使用环境。

Word在办公领域的应用几乎可以说是一骑绝尘，但很多人都不太清楚在文字排版领域上的强大功能。实际上，目前在国内出版领域内，特别是科技出版物方面(Word没有分色能力只适用于黑白书籍排版、制作和照排)，用Word排版乃至出片都是非常常见的。Word 2007虽然在排版上没有更多功能的增加，但在操作性上做的改进让使用者有了更高的效率。

长篇文档在设计上需要考虑的事情有很多，本文简单介绍了几个实用的小技巧。

1 分节处理

假定现在处理的是以文字为主的，总占用空间不大，采用整本文稿一个文档的方法，便于存取。如果是图片居多，占用空间较大的情况，可以采用按章节分别存档的方法。

对于整本文稿利用一个文档来排版的情况，分节是非常重要的而且是必须的。“节”是文档格式化的最大单位(或指一种排版格式的范围)，分节符是一个“节”的结束符号。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。分节是通过在文档中插入分节符来实现的。分节符中存储了“节”的格式设置信息，一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。

具体操作方法:

在要分节的内容前定位光标，然后在“页面布局”工具标签栏中的“页面设置”组中的“分隔符按钮”，在弹出的下拉列表选项里选择“分节符”组里的“奇数页”，如图1所示。因为国内的出版物大都是以奇数页做为每一章节的开始，所以在此插入分节符为“奇数页”类型。

按照这种操作方法，就可以满足本文假定的文档的设计。包括文前(排列顺序依次是扉页、版权页、前言、目录)和正文(具体到每个章节)，每个部分都可以插入奇数页分节符，为后续的排版和设计做准备。

2 使用及制作样式

对于长篇文档来说，如果再逐一的对文本进行格式化操作，会增加很大的工作量。因为遇到同级标题或者同样格式的段落，则需反复执行相同的格式化操作。Word提供的样式功能的用途就在于此。样式是多种格式的集合，例如字体、颜色、行距、对齐方式等，都可以设置在一个样式里，对于其他需要设置相同格式的文本时，就可以采用样式来一次应用所有这些格式，而且最大的好处就是可以反复使用。Word 2007在样式功能方面有很细致的整理，提供了“样式库”的样式模版集。

图1 插入奇数页分节符

具体操作方法:

一是直接使用“样式库”。在“开始”工具标签栏中的“样式”组中单击“更改样式”按钮，在下拉菜单中继续单击“样式集”，则会看见一些典型的样式，选中相应样式即可。需要设置相同格式的文本，选中相同的样式即可。

二是根据需求自建一个样式。先选取需要修改的文本，然后单击“开始”工具标签栏中的“样式”组中右下角的按钮(显示样式窗口)如图2所示。在弹开的窗口中单击左下角的“新建样式”按钮，即可在窗口中设置新样式。

图2 “开始”工具标签栏中的“样式”组

几点注意:

(1)“名称”不要和系统中的样式重名;

(2)“样式类型”分为段落和字符两种类型，根据需要自行设定;

(3)“样式基准”是指新建的样式是以文档中的其他样式为基础，如果更改文档基准样式的格式元素，则所有基于基准样式的所有样式也相应发生更改。如果不想因基准样式变化而改变可以设置成“无样式”;

(4)“后续段落样式”是指本样式所在段落结束时，下一段落的样式。一般选择“正文”。

(5)如果在窗口中显示的内容不能满足设定要求时，可以单击窗口左下角的“格式”按钮，继续分类详细设置。需要强调的是:在“段落”窗口“缩进和间距”标签卡中的“常规”里“大纲级别”一定要设置好(默认值是“正文文本”)，为后续操作“目录的提取”提供依据，否则提取不了目录。如图3所示。如果想快速使用键盘操作样式，可以设置“快捷键”。在以后的排版操作中，遇到样式修改时，可以将光标定位于该行，按快捷键即可。

图3 大纲级别设定

(6)样式的存储位置有两个选项“仅限此文档”和“基于该模版的新文档”。

3 添加页码与页眉页脚

因为在前面已经做过分节处理了，那么在此可以将文前、正文分别进行独立编页码和页眉页脚了。

在设置之前要在“页面布局”工具标签栏中选择“页面设置”组中的右下角按钮(显示页面设置窗口)，在弹出的窗口中“版式”选项卡里“页眉和页脚”组中选择“奇偶页不同”(如果奇偶页没有不同可以不选取。在页眉处，一般奇数页显示本章标题，偶数页显示本文档标题;在页脚处，一般奇数页在右下角显示页码，偶数页在左下角显示页码)和“首页不同”(每个章的开始都是不同于其他页面的，甚至是没有页眉和页脚的)，单击“确定”按钮。如图4所示。

图4 “页面布局”工具标签栏中的“页面设置”组

具体操作方法:

(1)页眉。在文前部分一般是不使用页眉的。进入到页眉编辑模式，将光标定位于所在节除首页以外的任意奇数页。在“设计”工具标签栏中“导航”组里单击“链接到前一条页眉”按钮，处于按下状态，即断开链接，然后按照相同方法分别为不同的节设置奇数页页眉。偶数页的页眉设置一次即可。

(2)页码。一般的文档只有页码而没有页脚(页码也是页脚的一种)，如有需要可参照添加页眉的方法。在“插入”工具标签栏的“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，弹出下拉菜单，确定添加页码位置，如图5所示。因为前面在版式上把奇数页和偶数页设置成不同的，所有要分别对奇数页和偶数页设置页码样式。1文前部分的页码要用罗马数字，可以修改页码格式。可以在“设计”工具标签栏中“页眉和页脚”组里单击“页码”按钮，弹出下拉菜单中选择“设置页码格式”命令，在弹出的对话框中选择需要的编号格式，如图6所示。2正文部分页码的区别只有位置的不同，所以在正文第一个奇数页和偶数页添加一次即可。

图5 “插入”工具标签栏的“页眉和页脚”组

图6 特殊页码格式设定

4 目录的提取

前述的样式设定，在目录的提取是至关重要的。Word提供了对长篇文档目录的智能化提取功能。一定要设置大纲级别才可以提取目录。

具体操作方法:

将光标定位在文前设计时留下的空页中(如果忘记留空页可以先定位于目录位置然后“插入”——“页”——“空白页”即可)如图7所示。在“引用”工具标签栏中“目录”组里单击“目录”按钮，可以在目录样式中选择一种样式，也可以选择“插入目录”，在弹出的对话框中详细设置，设置完毕单击“确定”按钮即可。

这是Word中提供的“域”功能。如果目录的提取完毕时对内容又做了修改可以在“引用”工具标签栏中“目录”组里单击“更新目录”按钮即可。确定目录不再更新时可以按“Ctrl+6”把目录的“域”取消，当做普通文本进行处理。

图7 插入空白页

5 打印校样

排版工作结束时需要打印校样，进行校编工作。如果是单面打印就按正常进行即可，但是有些文稿是要双面打印的，而打印机又不是自动双面打印的，需要一点技巧——可以通过先打印奇数页，再逆序打印偶数页的方法来实现。

具体操作方法:

(1)单击“Office”按钮，选择“打印”，在子菜单中再次选择“打印”命令，在弹出的对话框中“打印”下拉列表中选择“奇数页”，单击“确定”按钮，即可先打印文档中的奇数页，如图所示。

图8 打印奇数页

(2)将打印出来的纸张直接翻面放在打印机里，注意:如果全篇文档是以奇数页结束，则把最后一页纸取出，否则会出现错页。然后单击“Office”按钮选择右下角的“Word选项”按钮，弹出的对话框中，左侧选择“高级”，右侧“打印”组中勾选“逆序打印页面”选项，如图9所示，单击“确定”按钮退出。再次打开“打印”对话框，在其中选择“偶数页”，正常打印，结束。

图9 逆序打印页面

如果文档使用的纸张很大，输出校样时需要较小纸张(或者相反情况)，此时可以在“打印”对话框中“缩放”组“按纸张大小缩放”下拉列表中选取输出的纸张大小。这样操作可以保障在不修改纸张大小的情况下等比例缩放，而不破坏其他格式。

6 特殊的排版技巧

(1)如果需要将文档做成电子版本，且只允许阅读或打印，不允许修改，可以在Word 2007中“另存为”(在“Office”按钮里的命令)PDF或XPS(Word 2007独有的格式)格式。有些版本的Word 2007需要单独安装。

(2)在Word 2007默认保存的文件扩展名是.DOCX，如果想在Word97-2003版本里也能查看，那么可以“另存为”(在“Office”按钮里的命令)“Word97-2003文档”;或者下载一个插件安装在Word97-2003里，同样也可以起到相同的效果。

(3)字数统计。在“审阅”工具标签栏中单击“校对”组中的“字数统计”按钮，即可在弹出的对话框中显示出各种统计信息。

(4)快速提取Word中的图片。长篇文档中可能存在若干个图片，可以利用“另存为”来统一提取。打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“网页(*.htm;*.html)”，然后单击“保存”按钮。此时在保存位置内可以看见同名的一个的网页文件和文件夹，打开这个文件夹就可以看见所有的图片都被单独提取出来了。

(5)在不打开文件的情况下进行页数统计。如果是一个文档统计页数很简单，直接查看状态栏中的信息即可;但如果是分成多个不同文档的情况，不打开文档也可以查看文档的页数。首先单击Windows资源管理器中的“查看”菜单选择“详细信息”命令;然后在文件显示窗口的列表头任意位置单击鼠标右键，弹出一个快捷菜单，选择“其他”命令，在弹出的对话框中左侧找到并选择“页数”一项，单击“确定”按钮。即可在资源管理器的文件显示窗口中看到新增的“页数”一列，逐一相加，页数统计结束，如图10所示。