文/安金聚

每年的毕业季节，毕业生都需要办理繁杂的离校手续，由于办理时间相对集中，传统的离校办理方式需要投入很大的人力、物力且工作效率低下，学生需要长时间排队办理，这给大学的离校工作带来巨大的压力。我校在对多年毕业生离校工作分析、总结的基础上，实现了优化的毕业生离校流程。

在电子化离校系统出现之前，毕业生办理离校手续需要拿着“离校单”去职能部门逐个盖章，只有按照规定的顺序盖完所有离校确认章才能到院系领取毕业证书，如果中间丢失离校单，就需要重新办理所有手续。基于纸质离校单的管理办法下，各个部门都是独立办理离校业务。假如有五千人毕业，需要到十个部门离校确认，那么就需要累计盖章五万多次，不仅工作量大，效率也非常低下。以我校本科生离校手续办理流程为例，大致需要进行以下十步操作：

1.班主任签名：毕业生索取离校单、填写个人信息。

2.院系盖章：核实党费、团费缴纳情况。

3.宿管员签字：到宿管处办理财产验收，如果有财产损坏则需要到后勤办理赔偿。

4.后勤处盖章：有财产损坏则办理赔偿，核查电费及住宿费缴纳情况。

5.教务处盖章：核对教材费、补考费缴纳情况，多退少补，确认毕业信息。

6.图书馆盖章：办理借还图书清理手续，是否已经上传电子版毕业论文。

7.就业指导中心盖章：办理就业合同签收，发放派遣手续。

8.财务处盖章：核查学杂费缴纳情况，退还各项押金。

9.学生处盖章：上交学生证、办理贷款的同学签订还款协议。

10.到学院领取毕业证：上交离校单，领取毕业证，完成离校流程。

随着近几年信息化的逐渐发展，各个职能部门登录统一的离校平台进行网上离校确认操作，免去了逐个盖公章这一机械步骤，也省去了“离校单”，实现了“无纸化”操作。但是针对每个毕业生来说，依然需要到每个部门分别办理离校手续，相对传统离校流程优化效果并不明显，甚至因为没有了纸质的离校单，导致很多学生不清楚到底哪些部门办理完成了，哪些部门还没有办理，而且也无法确定办理的次序，如很多学生在校园卡中心办理注销校园卡时排了很久队，才发现因为图书馆未办理离校确认导致不能进行校园卡注销，这样虽然通过信息技术严格控制了离校流程的规范化操作，但是对于学生来说反而更加繁琐。

通过对传统的离校流程进行深入分析之后发现，大部分毕业生的离校手续都比较简单，只有很少一部分学生是需要特殊处理的。以2012年我校毕业的3600名本科生为例，欠款的只有几十人；图书未归还的不到100人；直升本校研究生的校园卡要延期使用到9月份的400人；其他诸如宿管方面需要核对电费、对财产损坏需要赔偿的也基本提前处理过。根据这些特征，可以把毕业生离校工作从传统的以学生为主动、职能部门被动的操作模式转变为以职能部门为主动，学生离校为被动的操作模式，采取类似黑名单的模式，各个部门梳理出一份需要来本部门办理业务的学生名单，只针对自己部门需要特殊处理的那部分学生进行逐个办理，其他大部分学生采取网上批量办理的操作办法，这样既锁定了这批特殊的学生，又使得其他学生毫无压力地顺利毕业离校。

以我校本科生的离校流程来看，共有十多个部门需要对毕业生进行离校处理操作，各职能部门提前核对需要到本部门现场办理手续的毕业生名单，对于不需要来现场办理手续的则直接设置为允许毕业，毕业生在网上提交毕业申请后即时显示自己还需要到哪些部门进行现场办理，办理的内容，需要提供的材料清单。同时还显示各个部门目前有多少人需要办理，各个部门办公地点以及办理时间等，对于需要现场办理人数比较多的部门还提供网上预约功能，预约之后借助短信平台通知学生何时办理。业务处理流程如图1所示。

每年毕业之际，学生处首先在离校系统内将需要毕业离校的学生进行标记，各个职能部门读取此标记并进行梳理，将必须到本部门处理的学生进行锁定，其他学生批量放行。需要离校的学生在提交离校申请后即可看到哪些部门是必须要去办理手续的。例如，校园卡中心需要梳理带有毕业离校标记的学生对应的校园卡，将那些账户内有余额的用户标记为需要办理退还余额的手续，学生可以选择现场办理退还余额并销卡，也可以在关联自身的银行卡号后选择非现场办理并确认，系统将把校园卡余额自动退还到银行卡中，并对校园卡进行注销操作，这样几乎所有的毕业生都不需要来校园卡中心办理注销手续。

目前我校公共数据库系统已经日趋完善，逐步实现了标准化的数据共享中心，学校各个职能部门对应的子系统已经实现以公共数据平台为基础，人、财、物等基础数据的实时交换中心，结合这些基础数据及决策分析系统，还可以对当前的离校流程再进一步优化，切实有效地提高办事效率，节省有限的公共资源。