俞海明 马志登

1.东阳市横锦水库管理局322100

2.浙江省水利水电 设计院310002

前言

根据国家法律、国标、水利部规范、规定和办法，对监理部档案资料管理科学规范化进行探讨。

1 相关法规

水利工程监理部档案资料管理相关法律、规范、规定和要求主要有：《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，《水利工程建设项目档案管理规定》水办〔2005〕480 号，《水利工程建设项目档案验收管理办法 》水办〔2008〕366 号，《科学技术档案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008，《中华人民共和国档案法》。

2 档案管理体系

监理部设置档案管理人员一名并制定相应岗位职责；制定包括文档资料收集、分类、整编、归档、保管、传阅、查阅、复制、移交、保密等的制度；制定包括文件资料签收、送阅与归档及文件起草、打印、校核、签发、传递等在内的文档资料的管理程序。

监理人员按规定程序起草、打印、校核、签发监理文件，按规定格式编写监理文件。常用报告、报表格式采用《水利工程建设项目施工监理规范》所列的和水利部印发的其他标准格式。文件格式遵守国家及有关部门发布的公文管理格式，如文号、签发、标题、主送与抄送、日期、纸型、版式、字体、份数等。

3 文件的形成过程

监理部与发包人和承包人以及其他人的联络以书面文件为准，特殊情况下先口头或电话通知，但事后按施工合同约定及时予以书面确认。发出的书面文件由总监理工程师或监理工程师签字后按要求加盖公章。发出的文件做好签发记录，并根据文件类别和规定的发送程序，送达对方指定联系人，并由收件方指定联系人签收。监理部对所有来往文件均按施工合同约定的期限及时发出和答复。监理部收到政府有关管理部门和发包人、承包人的文件，均按规定程序办理签收、送阅、收回和归档等手续。

在监理合同约定期限内，发包人就监理部书面提交并要求其做出决定的事宜予以书面答复；超过期限，监理部未收到发包人的书面答复，则视为发包人同意。对于承包人提出要求确认的事宜，监理部应在约定时间内做出书面答复，逾期未答复，则视为监理部认可。

4 文件的传递及归档

承包人向发包人报送的文件均报送监理部，经监理部审核后转报发包人。发包人关于工程施工中与承包人有关事宜的决定，均通过监理部通知承包人。不符合文件报送程序规定的文件，均视为无效文件。文件传递过程由各单位分别做好签发和签收的记录、分类存储，并更新分类档案目录。

5 工程档案形成

工程施工过程中形成的主要文件资料包括：工程合同文件；施工方案、施工计划报审文件；工程业务、技术联系单；各种主、辅原材料出厂合格证和质保书以及检验试验资料；设备安装使用说明书、合格证明文件；成品、半成品的试验检验资料；工程质量检验评定文件；工程计量；施工图、竣工图，声像资料等。监理工程师采取抽检的方式对各标段的档案资料进行控制；监理的档案资料主要有监理规划细则；会议纪要；监理通知；监理指示单；监理联系单；监理报告；监理月报；监理抽检资料等。书面文件均采用耐久性强的碳素墨水笔进行记录，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。纸张幅面尺寸均采用规格为A4 幅面（297mm×210mm），符合长期保存归档的要求。工程资料的内容真实、准确，与工程实际相符合，并符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。

水利工程竣工图纸采用国家标准图幅。图纸中应修改的地方均已在更改部位注明，并用补绘法在蓝图空白处绘成大样，并用箭头的引出线标明更改依据。所有设计变更联系单及图纸会审纪要中的图纸变更内容按要求进行编制。编制完毕后所有竣工图均加盖竣工图章，并由施工单位的编制人、审核人、技术负责人以及监理单位的现场监理、总监等签字，注上编制日期。竣工图章尺寸采用50×80的图章，采用不易褪色的红印泥盖于图标栏的上方空白处。所有竣工图纸按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4 幅面，尽量使图标栏露在外面。

6 结语

水利工程从开工至竣工验收前，监理部专人负责档案资料的收集、整理、分类归档要符合规定程序，档案资料要真实、齐全，要符合档案管理规范要求和合同要求，才可以具备工程档案验收条件。档案验收是工程接近尾声的工作，需要各参建单位通力合作，需要平时施工过程对档案整理工作的重视，这样才能顺利通过工程档案验收，为工程竣工验收打好基础。

[1]建设工程文件归档整理规范.GB/T50328-2001

[2]水利工程建设项目档案管理规定.水办〔2005〕480 号

[3]水利工程建设项目档案验收管理办法.水办〔2008〕366 号

[4]科学技术档案卷构成的一般要求.GB/T11822—2008

[5]中华人民共和国档案法