医用耗材的精细管理和流向控制

2012-11-27李树丰吕光磊

中国医疗设备 2012年12期

李树丰，吕光磊

山东大学第二医院设备部，山东，济南，250033

0 前言

在全国公立医院改革过程中，医疗设备和医用耗材管理在医疗服务安全质量监管和经济运行监管等方面的重要性将更加突出。医用耗材和医疗设备管理逐渐地作为一个学科来发展。世界各国人力资源成本占医院运行总成本比例的比较[1]：德国60%，美国45%，中国平均8%～11%。有效的降低医药和医用耗材成本，提高医护人员收入成为目前医院管理的重点工作。本文在新三甲等级评审标准要求的基础上，结合日常实际工作，提出了医用耗材的精细化管理方案和流向控制方法。

1 医用耗材管理现状及基本解决思路

医用耗材目前管理工作的难点主要是耗材种类多，规格型号繁杂；产品更新快，新材料不断涌现；临床和管理部门出发点不同；信息化程度不够，管理手段滞后；供应商构成复杂，良莠不齐等。采购和管理部门存在着[2-5]：在技术方面处于相对弱势、与临床科室的对话中缺少话语权、物流管理系统与HIS对接不畅、一旦出问题，将承担主要责任等问题。因临床和管理部门出发点存在不同，各种问题的解决也相对困难。临床科室的出发点主要注重于使用效果好、操作方便、随用随进和对科室活动和学术支持力度大；而管理部门的出发点却是市场占有率高、价格低廉、手续规范和售后服务有保障。

针对上面的问题，结合医院实际情况采用以下解决措施：提高管理人员的职业能力，采取科学方法规范流程，准确采集、分析和应用数据、应用先进管理手段。

医院本着以人为本的管理方式，尤其重视管理人员的技能水平和培训，提高管理人员的职业能力主要是对管理人员进行各种培训，结合本医院实际情况具体的培训内容主要有：熟悉相关规定与要求（更新版的跟进）、采购人员的业务知识（与销售人员比）、对医疗器械市场的了解、管理协调能力、掌握现代信息技术和手段（如采购QQ群）、掌握必要的财务知识（非财务人员的财务管理）、管理人员的职业操守。采用的培训方式大部分为：主管部门、行业协会的培训班、会议，院内各兄弟职能部门负责人和工作人员、医院外聘请的专家、医用耗材生产厂家或销售公司和科室内部组织学习。

在高素质的管理人员背景下，要实现更加精细化的管理，必须规范工作流程和细化工作环节。针对医用耗材具体管理工作思路有：规范医用耗材的采购标准和细则、加强高值耗材的实时和追溯管理、降低医用耗材占医院支出的比例、增加医用耗材对医院收入的贡献率、为临床提供绩效数据和指导建议。图1为我院新增耗材采购流程，通过标准细化的采购流程，各个细节实现各个方面的监管，过程更加透明。

2 分类实现医用耗材的流向控制

医用耗材种类繁多，无法实现统一管理，结合医院情况，根据医用耗材的使用占有率、计价方式及采购方式等分类进行管理控制。

2.1 医用耗材的分类采购的四项分类法

根据临床医用耗材使用情况，把医用耗材分为4类，分别是瓶颈耗材、关键耗材、常规耗材和杠杆耗材，见图2。根据医院实际情况，关键耗材主要有：神经介入、外周介入、人工关节及骨科耗材、心胸外科手术耗材和神经外科手术耗材。杠杆耗材主要有：医用高分子及注射穿刺类材料和医用卫生材料及敷料。瓶颈耗材有：手术室常用医用耗材、医用X射线附属耗材和检验试剂。常规耗材主要有：整形外科手术耗材、透析器及透析管路和消化系统内窥镜诊断治疗部分耗材。针对4类耗材主要采用以下采购办法：关键耗材实行分散采购（2家同供2：8）；杠杆耗材实行集中采购；瓶颈耗材实行一对一采购；常规耗材采用综合化采购。同时，根据不同的耗材种类，采用不同的方式协调和厂商的关系。关键耗材采用合作型关系。杠杆耗材实行交易型关系。瓶颈耗材实行合作型关系，以保障耗材的供应安全为前提条件，维持采供双方的亲密合作，以协商和说服为主要采购和管理方式，透明运作，以降低运作成本来达到降价或为医院争取优惠的目的。常规耗材实行交易型关系，主要是以控制支付成本为前提条件，以竞争和施压为主要采购和管理方式，同时与供应商保持适当的距离，根据分类实现供求关系分类法及采购管理风险分析。

2.2 依据权重关系指导谈判采购和建立供应商评估数据库

医用耗材采购过程中，利用权重性分析法对医用耗材进行评估，从产品的质量和性能、产品的价格和条件、产品品牌和市场占有率、公司对临床支持和优惠、公司或代理的售后保障等方面，根据其权重关系依次进行考核。表1为某类耗材进行权重性分析举例。同时设立严格的医用耗材采购和管理目标，根据其重要性依次排序：确保产品质量，保护患者权益；保证临床供应，避免断货；提高经济效益，增加盈利；提高治疗和诊断水平；降低采购和使用成本；做好采购计划，缩短供应期；管好库存，减少消耗。

表1 某类耗材进行权重性分析

医用耗材采购谈判过程中，根据其权重关系确立谈判内容及顺序：① 明确双方意向，② 双方差异分析，③ 各项分歧重要性排序，④ 设定分歧的谈判底线，⑤ 谈判目标的策略定性，⑥ 谈判方式的确定，⑦ 小组成员分工，⑧ 分阶段蚕食，⑨ 谈判结果汇总比较，⑩ 谈判绩效评估分析。并设立谈判分歧的重要性排序及应对。

谈判完成后，进行采购谈判的绩效评估分析。主要分析是否符合医院程序、产品质量是否提高、供货价格是否降低、供应条件是否优惠等。最后根据应用权重分析法建立供应商评估数据库，主要内容包括：产品的综合情况汇总（经济指标）、供应商的整体实力（质量指标）、供应商的合作条件和诚意（供应指标）、供应商的售后和保障能力（服务指标）。通过分析供应商评估数据，及时删除不良供应商，并加强和优秀供应商的合作。

2.3 利用帕累托曲线实现耗材分类管理

根据帕累托曲线（Pareto曲线）分析，将耗材分类控制管理。根据医院2012年3季度数据分析可以看出在医用耗材的采购、管理工作过程中采购员以及管理者往往会疲于纷繁芜杂的医用耗材种类、生产厂商以及供应商更迭变换，但是在长期的工作过程中，占有医用耗材80%～90%左右份额的医用耗材实际上仅有3部分组成，见图3。

在引入帕累托曲线的概念对于医院过往医用耗材数据进一步细分之后，从2010年和2011年的科室收入支出帕累托曲线（图4）可以看出，占有80%的医用耗材仅包含5～6类，这就使日常工作中的采购和管理工作可以变得有的放矢，将有限的工作精力投入到医用耗材的精细化管理中去。

3 医用耗材的实时管理和动态追踪

3.1 医用耗材使用数据实时追踪分析

医用耗材分析主要参照各临床科室业务月/季度/年增减量、医用耗材在各科室收支比重等数值，通过医用耗材管理信息软件构造函数评估比对临床科室的医用耗材使用情况[6]。实现医用耗材使用数据进行月追踪和季度分析，并找出变化原因。不可计价低值易耗材根据季度分析医用耗材使用量与业务量关系，对变化量较大数据找出原因并采取相关措施。从2012年3季度医用耗材使用数据分析（图5）可以看出，医用耗材支出金额与医院业务收入波动基本同步，在某几个月份，医用耗材存在较大波动，经分析个例后，已找出原因并对影响因素进行改进处理。

3.2 设立二级库实时实地监控耗材使用

二级库管根据临床科室计划、业务量以及库存实际情况，编制二级库需求计划，实时通过医院物流系统向设备部仓库提交。医用耗材送达二级库，库管根据发票或随货同行点货验收，签字确认后妥善保管医用耗材。设备仓库根据二级库管签字确认的票据，办理耗材入库、移库手续，将医用耗材自备仓库移入相对应的二级库。二级库管根据临床科室提交的物流申请，发放医用耗材，办理出库手续。

医用耗材二级库主要职责：对医用高值耗材的产品来源、营销资质、品牌种类、规格型号、价格数量、交接时间、处置方法、最终去向等条目作直接管理和详细记录，杜绝厂商直供和模糊操作[7-8]。医院可开通的二级库科室有手术室、麻醉科、介入中心、神经外科、骨科、胸心外科等，尤其是使用高值耗材的临床科室。通过全面地建立二级库，实现无缝隙对接，更加有效地监控了医用耗材的流向和管理，避免临床科室和厂商的盲目操作。

3.3 医用高值耗材全程动态追踪

高值医用耗材目前是管理重点，医用耗材的采购记录、溯源、存储、档案及销毁都要有明确记录[9]。做好医用耗材的注册登记证有效期，要保证都在有效期内。高值耗材的产品详细信息和使用病人信息都要填写详细并存档。实时管理和动态追踪主要措施有：① 耗材采购一品双规，招标谈判进行，有监察部门、审计部门和招标部门监督采购过程。② 耗材必须提供有效的三证，资格证书必须在有效期内。③ 通过二级库管理实现了高值耗材从采购到使用，都可以进行追溯。④ 不良事件监测和报告制度，定期进行考核评价，发现问题及时整改。