杜文辉

（赤峰学院 继续教育部，内蒙古 赤峰 024000）

现代信息技术背景下高校档案利用工作的价值与作用

杜文辉

（赤峰学院 继续教育部，内蒙古 赤峰 024000）

随着现代信息技术的飞速发展，高校档案馆（室）正在力争建成内容丰富、数量充足、结构合理的档案信息资源基地.特别是电子档案的高效利用更是对档案管理工作的巨大挑战.高校档案利用工作应改变观念，面向社会，为公民个人服务，依托高校资源优势，加强计算机网络研究，开辟网络利用档案服务这片档案利用工作的新领域，建立一支复合型的档案技术干部队伍，积极为实现档案利用工作信息化创造条件.实现档案信息资源共享.

信息技术；高校；档案利用；价值；作用

1 几个基本概念阐述

档案是人类记忆的基石，是人类生活发展的纽带.它是人类文明的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是全人类宝贵的物质精神财富.在人们的社会实践中，档案直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求.档案只有被需求者广泛地利用，为社会创造出更多的物质精神文化财富，才能实现其价值，发挥其作用.那些原创的、真实的信息资源，通过系统开发、挖掘、整合、编纂才能满足社会各界的利用需求，并最终体现档案记录历史，传承文明，服务社会，造福人民的价值，档案事业才会得到社会的广泛认可和支持.

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程.档案利用是档案整个过程的最终环节，国家政府以及档案馆工作人员为档案所作的一切努力，包括档案安全保护最终目标就体现在能服务于现代化建设，服务于国家，服务于人民群众.而档案利用工作，也常常被称为“档案利用服务”、“档案提供利用”，是档案管理部门通过一定的方式方法，直接提供档案信息资料，为利用者服务的一项业务方式.它包括了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向档案用户介绍和报道馆（室）藏档案的相关信息线索，向档案用户提供他们所需的档案文献，积极开展档案咨询服务等内容.

近年来，随着现代信息技术的飞速发展，高校档案馆（室）正在力求建成内容丰富，数量充足，结构合理的档案信息资源基地.现代信息科学的出现，使得人们认识世界的进程大大加强.信息在社会中的地位与作用被人们逐渐认识到.“从系统工程的技术角度看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，这种系统工程的目的就是信息的存贮，信息的检索和提取，信息的传输和显示，所以这整个技术可以称为信息系统工程”（钱学森同志《论系统工程》）.用信息理论研究档案，将给我们的认识提供一个新角度.客观地说，关于档案的本质，以前我们并没有足够的认识，一般视档案为一种文件.其实，这仅描述出了档案的外部特征，或者把原始记录性作为档案的根本性质.但档案是什么终究没有回答出来.而从现代信息技术角度来研究档案，这个问题便可迎刃而解.档案是一种伴随着它所记录的活动一起形成的具有直接性的信息，有的还是这些活动的组成部分，因而在人们的实践活动中有其特定的地位.从整体上来说，它能够比较准确地反映客观事物和各种现象.说到底，“信息是一种客观存在的现象，是事物的运动状态及其变化方式”（岳剑波）.档案信息作为信息的一分子其本身必定也是客观的.因此可以说档案信息是一种客观存在，这些客观存在是构成档案（档案实体）的基础.但并非所有的档案信息都会转化为档案，其中一部分可以转化为档案实体（即通常意义上的档案），另一部分则继续以信息形式存在，然后或被发现转化或随时间流逝而消失.这就是部分档案实体成因的滞后性原因，即即时的档案信息由于当时人们未加以注意和认识，为人们认识到后，在档案信源未消失前（信源在源源不断地提供信息，信源消失档案信息随之而消失，除非其有新的附着体构成新的信息源）仍可捕捉到档案信息继而构成档案.可见，信息才是档案的本质.信息不随其外部形式变化而变化.信息是客观事物运动的存在形式，它将事物的存在、发展传感到外界，人们通过信息这个中介来实现认识事物的目的.所以，档案反映的内容无论是物质的还是精神的都是存在的，是有现实基础的.

2 高校档案信息的性质

高校档案信息像一般信息一样具有下列性质：

2.1 价值性

我们可对档案信息的价值概括为：

2.1.1 实用价值

档案的基础价值如参考查询等，其作用时间较短.一部分短期档案即为此类.

2.1.2 文化价值

文化价值是指文化的传播（横向）和传承（纵向）.这是档案的深层或根本价值.

实用价值消失后起作用的即为文化价值，包括教育文化认同、文化归属等.实用价值与文化价值并不冲突，即一部分实用价值本身也蕴涵文化价值.二者也不存在先后关系.

这里存在的问题是一部实用价值已消失且不含文化价值的档案在若干年后被重新认定为档案，尤其是古老档案该怎样解释，我们的观点是：

2.1.2.1 对文化价值性认同.不同时代对文化有不同的价值认同.不同时代和阶级对文化的认同的不同，会导致对档案信息价值认同的差别，导致档案信息命运的改变.

2.1.2.2 档案信息价值的更递.档案信息附着于一定载体构成实体后，便成为新的信息源，此信源产生的信息会随时间而产生相应价值.它有可能再生成为具有档案价值的信息源而构成档案.这也可解释一部分实体原不是档案，而后经年被认做档案之原因.

2.2 依存性、可传递性和可干扰、加工性等

依存性指档案作为人类的一种信息手段，必须依附于一定载体才能为人类所占有利用，发挥其特定价值.但其内容并不因记录手段或物质载体的改变而改变.

可传递性指我们可以从时间和空间上将信息从某点转向其它点.

可干扰性指档案信息在传递过程中可能会因多种原因产生缺失或附加原不属于原信源的信息或信号而构成信息干扰.这是信息传递中的普遍现象，这也就是人们对档案实体普遍要求“原件”“原始信息”或“零次信息”的根本原因，即以此种方式来避免信息的缺失或附加干扰信息，保证信息的直接性、原始性.

可加工性指档案信息可以被分析、综合或浓缩，也即档案信息的综合开发利用.这些都是信息的一般属性，只不过在档案信息上被赋予了其特定涵义.

由此我们可以看出，价值性是档案信息存在的根本属性，在价值体系中文化价值又居于主导地位，依存性、可传递性及可干扰性是其附属属性.依存性体现于档案信息与其载体即任何档案信息必须依附与一定的载体形式才能构成现实档案即档案实体；可传递性表现为档案信息及其实体的传播（横向）与传承（纵向）；可干扰性及可加工性突现档案信息的开发利用及人们对“原件”“原本”及原始信息的追逐.对没有信息损耗或附加干扰信息（信号）的档案信息，人们选择什么样的载体或复件，那只是人们的价值取向和认同问题，档案信息本身是不变的.实质上信息损耗无处不在，载体的变更本身就会造成信息损耗.因此人们更愿意接受档案信息与载体的初次结合体，即所谓“原件”.

3 现代信息技术背景下高校电子档案利用需求的优势

随着电子档案等新型载体档案的出现，人们对高校档案信息的需求，要求档案馆（室）必须应用新技术，建立档案服务网络，建立档案数据库，最大限度地实现档案信息资源共享；在提供档案咨询服务方面，以网络化的技术手段，利用电子政务平台，开展档案网上信息查询服务等，提升档案服务的现代化水平.形式多样快捷方便的档案服务方式将为更多的社会公众走进档案馆提供积极有效的途径.全面开拓档案利用的广度和深度，拓展其活动空间，使之从封闭走向开放，为服务于社会创造更为有利的条件.

就档案的本质来说，档案利用者对档案的利用需求就是对档案价值的实现.

随着人类文明程度的提高和对档案利用需求的增长，高校档案的利用渗入到社会生活的方方面面.从档案利用的内容与形式来看，现代信息技术背景下的高校电子档案的利用需求越来越高，主要体现在：

3.1 档案利用需求的社会性与层次性

档案利用需求的社会作用，体现在实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中.电子档案利用越来越发挥出它的积极作用.档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，它为将来的工作提供了借鉴.二是档案利用需求的层次性.从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性，在于档案利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容也不尽同.从现实来看，高等学校基于它的人员层次优势，更适合于电子档案的利用.

3.2 档案利用需求的多样性与动态性

电子档案利用尤其受其自身职业、素质爱好等方面的不同而显现出千差万别.根据档案利用者的不同类型，还可分为管理人员，科研人员和学生个人需求等.档案利用者需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系.社会越发展，社会所拥有的职业越多；生活文明程度越高，人们的爱好会越多，爱好的层次会越高，也就更加多样化.

档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化.档案利用者需求的满足方式和水平，是由其所处的历史条件所决定的.随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性.

3.3 电子档案利用与纸质档案利用的需求差异

电子档案像纸质档案一样，其目的就是要充分发挥档案的利用，为社会的利用者提供服务.但从两者对档案利用者的需求影响上比较，电子档案利用相比纸质档案利用有其独特的优势：

3.3.1 档案利用需求的重复性

档案利用者产生利用档案的需求往往不只一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求满足了，又会产生新的利用需求.只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复出现.电子档案在这方面的特点尤其明显.

3.3.2 档案利用需求载体的差异

从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用也有明显的差异.我国自有文字以来，形成甲骨，竹简，石刻，贝叶，纸质，直至今天的文字、图片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录成载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在.人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离.可见，载体和结构的形式已成为档案不可分割的重要组成部分，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体.而当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，任何电子档案就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在.电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读取.

3.3.3 档案利用需求方式更加便捷

纸质档案利用方式的需求，决定了档案利用者必须亲自到档案馆（室）检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大.纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大.而电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便.

3.3.4 档案利用需求原始属性的差异

档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性.这种原始属性表现在档案的利用需求内容上和档案利用的需求形式上.纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异.正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特点.如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性而具有法律凭证的作用.电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在.正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式.电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题.

3.3.5 档案利用需求途径的差异

纸质档案利用的需求，主要通过档案机构采取提供档案原件或档案副本、复制品以及档案信息加工品.其需求途径有两方面：一是提供利用档案阅览服务.这种满足档案利用者的途径特点是传播途径单一、传播速度缓慢.当然这种提供档案阅览服务的途径也不利于档案原件的保护.同时纸质档案是直接提供利用，会加速档案受损程度，其又无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也获得了浏览其他与利用范围无关的档案的机会.二是档案展览与陈列服务.这种档案提供利用途径，是纸质档案管理部门通常通过介绍档案馆（室）藏中有关档案内容的一种服务方式，其直观性强，但展览内容的更新速度较慢，其还包含如档案外借服务、档案咨询服务等提供利用途径.电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显出多元化.其特点突出表现信息传播速度的加快和信息量的增长，实现档案利用信息的共享.档案收藏部门应用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成各种各样电子化的档案信息资源.在提供满足档案信息需求和利用档案信息上，档案利用管理部门与档案利用需求者，实现了一种无形的虚拟的档案利用实践活动.电子档案利用的电子网络的传输，能够迅速根据档案利用者的需求，多途径、多角度迅速而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息，满足档案利用者可能出现的深度需求；档案利用需求者不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还.

档案资源的社会共享，是当今电子时代“档案信息高速公路”的热门话题，也是建立与发展“档案信息网络”的一项复杂而系统的工程，需要我们档案管理部门以社会信息化为依托，借鉴纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求互补的优势，整合档案资源创新管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃，正是我们探索纸质档案利用需求与电子档案利用需求的共性与差异的根本所在.

〔1〕岳剑波.信息管理基础[M].清华大学出版社，2001.

〔2〕国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].北京：中国档案出版，1999.

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1673-260X（2012）01-0054-03