青岛理工大学 郝金岩 王洪敏

一、会计信息化档案管理存在的问题

（一）只保存传统的纸介质档案，不保存磁介质或者光介质档案（又称电子档案） 有的单位虽然实行会计信息化很多年了，但是，档案管理部门却一直按照手工记账时代的习惯，只保存纸质档案，对于电子档案，或者由财务人员人员自己保存，或者财务人员自己也不备份电子档案。首先，根据财政部《会计电算化工作规范》，“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据”。其次，由于实行会计信息化后，凭借计算机具备的能够在海量数据中快速检索的优势，利用电子档案检索数据时，在准确性和快捷性方面明显优于纸质档案。同时，由于某些财务软件的开发不规范，不完善，打印出来的纸质档案有缺陷，可能会不利用查询甚至无法查询。因此，实行会计信息化后，除了纸介质档案外，还应保存电子档案。

（二）没有配备适于电子档案保存的特殊环境 有的单位虽然保存了电子档案，但是，电子档案的保存环境却不符合要求。有的把载有会计数据的光盘、磁带等随便扔在铁皮橱里；有的库房周围存在强磁场环境；有的库房每天有长时间的日光照射等，这样的电子档案的保存环境对电子档案的安全构成了极大的威胁。纸质档案保存需配置专用档案铁皮柜，所有会计档案入柜保管，这样能够做到防火、防潮、防虫蛀鼠咬。……