蒙怡

浅析电子文件的真实可靠性管理

蒙怡

介绍了电子文件的创建、流转、传输、鉴定、归档、保管及使用等环节，认为在各个环节中其信息都有被更改、丢失的可能。认为应建立健全针对电子文件全过程的管理制度，加强维护管理的技术措施，从而消除文件信息失真的隐患。

文件管理；电子文件；真实性管理；管理制度

电子文件在形成、鉴定、归档、保管、使用等各个环节，其信息都有被更改、丢失的可能。保护电子文件信息的真实性、完整性，既需要拥有完善的信息安全技术，也需要建立一套科学的管理制度，消除各个环节中可能存在的安全隐患。笔者拟从电子文件的形成、分类、处理、技术特点等环节着手，找出失真漏洞加强管理，以提高电子文件的真实可靠性。

一、电子文件的形成环节

电子文件的形成涉及创建、流转、传输三个方面。电子文件的创建是指在计算机系统中拟制文件或接收外单位的来文过程。该过程主要包括以下六个步骤：一是为文件命名；二是确定文件的存储格式；三是对电子文件进行分类；四是对电子文件进行价值鉴定；五是将电子文件保存在适宜的位置；六是形成元数据。如果说形成阶段是电子文件管理的关键时期，那么创建则是关键中的关键。电子文件的流转是指电子文件在机构内部多个部门、多个人员那里处理生效的过程。企事业单位在业务系统中可以为不同类型的文件设定相对固定的流转路径，也可允许用户为一份文件自定义流转路径。……