吉林大学珠海学院 吉林大学行政学院 滕 霞

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。然而，当前许多单位缺乏对电子文件载体科学保存与信息安全管理技术重视，因此有必要采取相关管理方法确保电子文件载体保护和信息安全。

一、电子文件的特点

（一）信息的非人工识读性

由于电子文件的存贮载体是磁盘、磁带和光盘等具有“海量存储”之称介质中，以数字编码序列的形式存在的，必须由相应的计算机设备将载体上编码序列读取出来，然后转换成人能识别的形式显示在屏幕上或打印纸上，具有非人工识读性。同时电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，对于系统具有依赖性。

（二）信息与载体之间的可分离性

电子文件与纸质文件不同在于：纸质文件的信息与载体是不可分离的，而电子文件则是信息与载体之间是可分离的。电子文件中的信息不一定具有固定的物理位置，可以从一个载体转换到另一个载体上，也可以对非实体形态进行加工和管理。这种分离性造成了电子文件信息的易于更改，而且改后可不留任何痕迹，同时也可以造成信息易复制和易传输等。一旦管理不当，则会影响电子文件的真实性、系统性和完整性。

（三）多种信息媒体的集成性

过去的文件一般只能记录一种或两种信息媒体，使用多媒体计算机之后，电子文件可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实地再现当时的活动情况，从而使具有了多种信息集成性特点。……