干部人事档案管理中存在的问题及对策探析

2012-08-15高勇

中共乐山市委党校学报 2012年5期

高勇

(乐山电业局四川乐山 614000)

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据。人事档案既能反映个人经历、学历和技术职称等情况，又与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，为个人在各单位求职、选拔、任用、考核提供动态、真实、有效的原始依据。目前计算工龄、工作流动、升学、考研、转正定级、职称申报、办理各种社会保险、出境等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位中干部人事档案相当重要。因此，必须妥善保管、充分利用干部人事档案，使之对人力资源开发发挥重要作用。

一、目前干部人事档案管理中存在的主要问题

(一)部分单位对人事档案管理工作不够重视

这种情况由来已久，有些单位总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够。在他们看来，人事档案管理是附属性工作，而不是单位的主要工作，人事档案管理工作中只要做到档案材料不丢失、不泄密，能查阅就可以了。在这种意识的影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没有计划、没有安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。

(二)部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分单位对人事档案室配备不太重视，导致档案室设备简陋，有的甚至将档案室当作部门仓库使用，堆放与人事档案材料无关的书籍杂志、杂物等物品，使人事档案管理不规范、不标准，档案材料霉变、虫蛀的事情也时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

(三)档案管理人员管理水平不高

在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有足够重视，所以部分单位在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付。兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、保管、利用等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就体现为管理手段较陈旧。由于不懂人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响档案的完整与安全。

(四)干部人事档案收集工作力度不够

“工欲善其事，必先利其器”，要想管理好人事档案，就必须把好干部人事档案的收集关。但是有些单位对档案材料的收集工作比较被动，导致不及时、不完善，要么有些材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料套话多、费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。

(五)人事档案管理的信息化程度不高

在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这样不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

(六)干部人事档案审核、整理标准不一致

因档案管理人员对干部人事档案整理标准理解不同，导致对其档案的审核及整理的方法造成不一致，表现为分类不准确、装订不够整齐等现象。

二、改进干部人事档案管理的主要对策措施

(一)重视人事档案的材料收集

干部考察、考核、培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集提出了新的要求。档案管理人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。档案人员在工作中要勇于奉献，做到嘴勤、手勤、腿勤，收集材料积极主动，同时要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密，认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作，严禁对档案材料进行涂改、伪造、变造、擅自抽取销毁档案材料的行为。

(二)加强档案工作的基础建设

要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;库房设施要做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，保持库房的清洁和适宜的温、湿度;做到档案库房、阅档室、办公室三分开原则;档案装具应符合国家统一标准并做到装具充裕。

(三)提高档案管理人员素质

各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注重对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。每两到三年对档案管理人员进行培训，重点培训档案管理业务知识。通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

(四)建立人事档案信息系统

在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，建立适合本单位的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的数字化、信息化。

(五)加强对档案管理人员的培训

认真贯彻执行《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》，做到对干部人事档案的审核、收集、整理加工、分类、编号、登记目录、装订、验收入库严格按标准执行。同时对档案提供利用的借阅范围、批准权限、登记、归还手续作出规定，查阅借阅档案按规定办理审批手续;档案的转递按统一规定的“干部档案转递通知单”项目详细登记并严密包封后流转，避免产生无头档案。