刘 颖

（太原市市政工程设计研究院，山西 太原 030002）

1 电子文件

电子文件是以二进制编码形式记录于软盘、磁盘和光盘等载体中，并依赖计算机系统存取，同时可在通信网络上传输文件。电子文件有以下几个特点：

（1）电子文件不再是直观的纸质文件，需要借助现代化办公设备才能阅读利用。

（2）电子文件由计算机生成，可以被迅速地处理和传递。

（3）电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响。

（4）电子文件对保存条件和环境的要求很高。

2 电子文件的特性对档案管理工作的影响

（1）电子文件信息载体的非直读性。电子文件的非直读性主要体现在对设备的依赖上，从文件的制作、处理，以至于归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。

（2）电子文件信息与载体的可分离性。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制。

（3）电子文件信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。如果未做备份，数据一旦被删除，原来的文档就荡然无存。

电子文件除上述特性外，还具有载体材料和信息技术的不稳定性、电子文件的信息共享性等。这些特性都对档案管理工作产生了或多或少的影响。……