廖雪峰

摘 要:随着党风廉政建设的不断深入开展,从近年国家查处的诸多腐败分子违法违纪案例来看,档案工作逐步体现出它的重大作用和特殊功能。因此作为员工廉洁从业注重做好档案工作,充实和完善档案工作对于适应形势发展需要、更好地服务于企业健康稳步发展及廉政建设工作,都有着重大的现实意义和深远的历史意义。在此,笔者结合十多年从事工程建设档案管理的实践,从工程建设方面浅谈一点对于加强档案的认识和做好档案工作的建议。

关键词:档案 廉洁

中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)10(c)-0211-01

1 工程建设领域档案工作的认识

工程建设是一项复杂的系统工程,涉及众多参建单位,而各参建单位文化背景的差异,风险管控点不同,涉及范围也不同,决定着工程档案工作是一项综合系统而复杂的工作,不论是档案制度的建立贯彻执行,还是档案业务的正常开展,都离不开有关部门和人员的支持、配合,应当受到各级领导的关心和广大员工的通力合作。

自2010年以来,国姿委、中国航油集团公司等单位风险管控检查组或审计工作组持续多次对广州白云机场供油工程近几年工程的建设情况进行较长时间的检查,调阅10多个工程共达千余卷的纸质档案、电子文件5000余份、相片档案300多张来看,使笔者对工程建设领域档案管理有了更深刻的认识,工程档案不仅是为了满足生产运营和维护的需求,更重要的是规避工程管理中隐藏风险,满足各项检查提供有效凭证。同时,也是维护全体参建人员廉洁从业的铁证。实践证明,要更好规避各项风险,维护企业和员工利益,就应强化档案管理与控制,始终以开放透明的态度,树立和提升档案意识,建立相对稳定的档案管理与控制程序,确保工程建设从立项、设计、招标、合同签订、施工、竣工验收直至决算全过程所需的资料归档到位。

2 加强工程建设领域档案工作的建议

2.1 建立健全有效的檔案工作体系

在工程档案管理中,为确保工程所涉及的工程技术文件以及其他管理性文件齐全、系统、完整、成套、分类科学,应从工程立项筹备阶段开始设置档案人员,加强工程基本情况的研究,确定符合工程实际的各类文件收集范围,及时制定出关于工程文件收集的安排部署,制定较为详细的工程档案管理细则,内容包括工程文件保密制度、管理架构、管理职责、移交程序、档案整理操作规则、竣工图编制规则、工程档案验收规则、工程档案分类方案、工程档案库房管理制度、工程档案借阅制度,列出各阶段工程文件的归档范围和清单,实行清单式动态跟踪管理。同时加强薄弱环节控制和做好重点档案的收集工作,为工程档案管理与工程同时通过各项验收打好基础。

2.2 加强工程文件质量和准确性的控制

工程文件的准确性是指工程文件应达到两个要求:一是文件应同其所记述与反映的工程对象、施工过程相一致,且记录清晰、准确,具有可追溯性;二是相同工程的文件在内容上应当统一,确保工程文件的准确性。实践中工程文件不准确的因素很多,其中最主要的原因是在工程设计和施工过程中,因主观、客观等多方面原因发生变更所致。而在这时如果在工程文件管理上不到位,把关不严,就很容易造成文件与实际不符的后果。

2.3 推动工程档案管理做到“三同步”

(1)建设工程前期阶段。该阶段主要反映建设工程的论证、决策、立项、设计及审批活动。建设单位要对工程的酝酿、决策、立项及审批等资料收集管理好,特别是有关工程计划申请及批复、会议纪要、工程招标、合同签订、设备材料采购等合同及决策过程等文件资料,以及对设计基础材料如工程水文、地质、气象、地震、环保以及方案等论证资料,还有工程管理材料如建设工程的规划用地、各种消防、人防、劳动、卫生、环保、安全等部门的审批材料和明确水、电、煤气有效保障资料以及有关的声像档案等也都要收集保存完毕。

(2)建设施工阶段。该阶段是整个建设工程的主体阶段,工程建设文件资料的主体部分也将在这一阶段形成。建设单位、施工单位与监理单位在这一阶段要做好各专业施工资料的收集和分类管理,特别是各类设备、材料的试、化验文件,各专业工程的隐蔽工程记录资料,图纸会审、设计变更、有关洽商及现场签证材料、质量评定资料、施工管理资料等都要收集全、管理好,尤其在各专业隐蔽工程一定要在现场进行记录和核实隐蔽情况,并制作影像资料。档案收集过程中可按不同专业及资料的性质建立工程资料的积累盒,随时形成,随时保管。

(3)竣工验收阶段。该阶段是工程整体或局部结束后,由相关单位或部门对工程进行核查,办理工程竣工手续,组织工程整体或局部验收等活动。施工单位在这一阶段要对施工的各类工程文件进行全面收集与系统梳理,严格按国家规定编制竣工图和整理组卷工程档案,形成完整、系统、准确、成套的工程档案,最后按规定的范围向建设单位移交,建设单位在这一阶段一方面要组织监理等单位对施工单位交来的工程档案进行审查和核对,特别是竣工图部分要重点审查有无更改,更改的部分是否正确,更改的方法是否规范,是否记载变更依据以及盖章签字等是否完备等;另一方面也要对自身形成的资料进行收集梳理,按规定的标准进行整理和组卷,最后按规定的范围将完整准确的工程档案向相关档案馆或单位移交。

2.4 加强档案薄弱环节的控制

根据笔者从事工程档案管理以来所掌握的情况,认为如下三阶段属工程档案管理最为薄弱的环节,对工程现场档案收集归档影响也最大,一定要加强控制。

(1)工程立项前期调研阶段,在工程管理架构组建尚未完善,职责分工不很明确,容易出现工程文件不规范、不齐全、收集不到位;

(2)工程竣工验收整改落实和结算阶段,工程管理架构逐步开始解散,人员思想不稳定,工作交接不到位,容易出现工程现场验收整改记录,工程试运转记录以及工程结算资料等档案无法收集归档到位。

(3)工程施工高峰期,施工单位把大部分精力集中在赶进度上,直接影响施工记录编制的及时性和真实性。

总之,档案是一项工作成功与否,也是成为所从事该项工作人员廉洁从业的重要凭证,作为从事各项工作的人员应各司其责、通力合作,营造一个良好的氛围,强化责任意识、质量意识,发扬做好档案工作的自觉性和主动性。