应用LIMS实现标准物质的发放管理

2012-04-26周蓓珺上海市计量测试技术研究院

上海计量测试 2012年4期

顾琴周蓓珺潘晗/上海市计量测试技术研究院

0 引言

标准物质又称为参考物质，是具有一种或多种足够均匀和很好确定了的特性值，用以校准测量装置、评价测量方法或给材料赋值的一种材料或物质[1]。按照《中华人民共和国计量法实施细则》的规定，用于统一量值的标准物质属于计量器具的范畴，是量值传递的一种重要手段，是统一全国量值的法定依据[2]。

标准物质的发放是指标准物质生产者将标准物质及证书分发给用户，根据CNAS-CL04：2010《标准物质标准样品生产者能力准则》的要求，发放过程中要正确理解用户的购买要求并使之满意，并正确、详尽地记录购买信息，以便于开展售后服务。发放过程中要确保合适的贮存设施和条件、合适的包装设施以及适当的运输安排，标准物质的妥善分发对某些类型的物质至关重要[3]。

实验室信息管理系统（Laboratory Information Management System,简称LIMS），作为目前行业分析实验室应用最多的信息平台，已经过30多年的发展[4]。LIMS作为一种成熟产品早在许多发达国家得到了广泛的推广与应用。在国内，LIMS多应用于各行业的分析测试实验室[5]。近年来，LIMS研究者将研究对象从系统的整体设计和实现逐步转向新功能的开发和应用，从而达到统一管理、节约成本的目的。本文将利用LIMS，结合现代物流的观点和标准物质的发放特点，开发标准物质的发放管理功能，拓展LIMS功能应用范围，提高标准物质发放的响应速度和操作效率，并使之满足质量管理的要求。

1 标准物质发放管理功能分析

根据CNAS-CL04：2010标准物质的发放管理应满足以下要求：正确理解用户的购买要求并达成一致；记录标准物质的发放过程；对于库存进行管理，以便于发放的顺利进行。按照现代物流观点来看，标准物质的发放管理可以用物流中心的职能来描述。物流中心是以对需求订单做出快速响应为首要条件，确保对需求波动性的应变，减少对各种需求订单的错误处理和缺货，以提高物流服务水平为宗旨，其主要着眼点在如何提高响应速度和操作效率方面[6]。将上述观点应用到标准物质发放管理中来，可将标准物质的发放管理功能分为合同评审、库存管理、生产管理、入库管理、出库管理5个方面，具体功能需求如图1所示。

合同评审是指对用户提出的采购要求、标书、合同进行评审，包括是否有能力和资源满足这些要求。实际运行过程中，用户可通过现场申购和委托申购两种方式提出采购要求，标准物质发放人员需进行合同评审。首先需要审核用户提出的购买要求，包括提供信息是否齐全、要求是否明确。然后需要确认标准物质的生产能力，主要是审查用户需购买的标准物质是否在发放范围之内。最后需要审查库存情况，当库存量满足购买需求量时，可按照常规购买的模式开展发放操作；当库存量不满足购买需求量时，需要向购买用户说明，可按照预约购买的模式开展发放操作。合同评审时，需要能及时查询库存情况；合同评审后，发出出库指令。

图1 标准物质发放管理功能

库存管理是指对标准物质贮存的环境设施情况和对贮存的标准物质进行管理。结合标准物质的特性，库存管理可以分为环境设施管理、现有库存管理、库存预警管理。标准物质不同于其他的计量器具，对贮存的环境设施有特定的要求，因此，环境设施管理包括了合适的贮存设施和条件、合适的包装设施以及适当的运输安排等。现有库存管理是指对已纳入仓库的标准物质的现有库存量、仓库地点货架位置等信息的管理。当有入库和出库操作时，现有库存量需要及时变更。库存预警管理是指当现有库存量低于最低库存量时发布预警，并生成生产计划，供实验室生产使用。

生产管理是指对实验室根据生产计划生产标准物质的过程进行管理。生产计划的来源有两个，一个是按照预约购买模式生成的生产计划，满足定向用户的购买需求；二是按照库存管理要求生成的生产计划，满足最低库存量的要求。

入库管理是指将按照生产计划进行生产的标准物质和证书进行入库的相关操作，包括实物入库、入库检验和信息入库。

出库管理是指对标准物质出库过程的管理。实际操作时，出库类型可分为用户购买的出库、过期标准物质的出库以及异地仓库的调货出库等。过期标准物质的出库是指对超过有效期的标准物质进行提示，强制出库，并按照要求处理。出库管理包括实物出库、出库检验和信息录入。

2 功能实现

通过对标准物质发放管理功能的分析后，按照质量管理的要求，结合LIMS现有的系统结构、功能界面，现从数据库表的设计、功能模块的设计和发放过程信息的记录三部分来描述系统功能的实现。

2.1 数据库表的设计

根据各管理环节的实际需求，除LIMS中已有的客户信息表和样品表之外，另需设计三张标准物质数据库表，关系图如图2所示。

STANDARD表主要用于记录标准物质的能力情况，字段包括标准物质的编号、名称、规格型号、浓度、价格、存放条件、有效期、包装容量、最低库存量、生产量等，属于LIMS中的静态数据。

LW_MATERIA_LIST表主要用于记录标准物质的现有库存的情况，字段包括批次号、有效期、生产日期、现有库存量、仓库位置等，属于LIMS中的动态数据。每当有入库和出库操作时，现有库存量均会有所变化。

图2 数据库表的关联图

STANDARD_HISTORY表主要用于记录每一次标准物质的库存量变化情况，字段包括出入库类型、批次号、操作人等信息，属于LIMS中的动态数据。该表记录了每一次入库、出库操作的各类信息。

2.2 功能模块的设计

根据需求分析中提到的五大管理功能，将标准物质发放管理的功能模块设计成如图3所示。下文着重介绍出库管理的订单出库功能、入库管理的入库信息的输入功能和库存管理的库存预警功能。

订单出库功能是指对通过合同评审的购买需求进行信息记录以及库存出库的记录。购买需求的信息记录包括购买用户的信息和购买标准物质的信息。库存出库主要记录经过订单出库后库存量的变化情况。图4为购买标准物质的信息界面。该界面是利用LIMS中的模板登记功能开发而成的，通过标准物质编号、名称、规格型号和浓度范围的选择，可以查看到每一个仓库点中标准物质的批次号和数量情况。在标准物质的发放过程中，一般按照批次号发放。对于库存量不足时，可通过输入购买数量开展预约购买模式。在预约购买模式下，系统会自动生成该标准物质的生产计划。在确认了购买标准物质的信息后，系统会自动进行库存量的减少，并更新库存信息。

入库信息的输入功能简称为入库操作。该功能利用LIMS的界面操作功能开发而成（如图5所示）。在输入标准物质的名称或编号后可实现模糊查询功能，依次可选择标准物质名称、规格型号、浓度范围。入库操作要求输入批次号、入库数量、生产日期等信息，要求选择仓库地点。入库操作时需要判断仓库地点和操作人员工作地点的一致性。界面信息经确认后，系统会自动进行库存量的增加，并更新库存信息。出库操作从界面上看类似于入库操作，出库操作确认后系统自动进行库存量的减少，并更新库存信息。