董小玉

（浙江省水利水电勘测设计院 杭州 310002）

1 前言

电子文件是以数码方式将文字、图像、图形、声音等多种方式的信息存贮在磁、光、电等介质上，通过计算机或者具有类似功能的设备阅读、使用。电子文件是信息社会文献载体形成、发展、进化的必然产物，是一种新型的知识和信息载体，是对以纸张、石头、木片等传统意义的实物载体为主的“纸质文件”的改革。目前在工程设计单位，档案管理的做法是把电子文件与纸质文件一起归档保存。正是因为这两者各具优、缺点，形成了优势互补，互相并存，共同发展的管理格局。

2 电子文件的优点

由于电子文件是以数码方式存贮的，能存储的信息容量很大，所占体积小，重量轻，一张小小的盘片能够贮存几十兆的信息，能图文并茂，通过计算机进行处理，交互性强、信息更新快、检索快速方便，并且可借助网络进行远距离的传送，共享全球信息资源，给人类文明发展带来了极其深远的影响。

3 电子文件的局限性

电子文件作为一种新型的记载载体，已成为一种具有强大生命力的大众传媒，被人们所肯定与喜爱。但从档案管理角度来讲，其存在着一定的局限性。

3.1 电子文件的原始性问题

电子文件是由拟稿者直接写在电脑上，并在电脑上进行修改，一经形成后马上存贮到相应的系统中，最后人们所看到的文件是计算机处理系统中的最后一个文本，没有草稿与复印件的区别，没有正本与副本的差异，没有修改痕迹及亲笔签名，无法体现文件的原始面貌。……