刘秀

(武警海南总队，海南海口570203)

1.引言

伴随着信息化时代的到来，办公自动化系统被广泛使用，越来越多的办公自动化系统被创建，并且为了满足各种企业的需求和需要，办公自动化系统种类繁多。由于信息化发展得越来越快，目前还没有一种固定的模式和标准。随着办公信息化建设不断的发展，办公自动化系统应用中各方面的需求都在连续地更新和变化，因此信息化系统朝专业化、多样性方向发展是必然趋势。了解和掌握好办公自动化系统本身的特点以及其实质，有助于建立灵活的、实用性较强的办公自动化系统，开发和应用协同办公系统是企业实现信息化管理的必由之路。本文应用ASP.NET技术，在MVC3框架下开发和实现了一套企业协同办公系统。

2.系统需求分析

协同办公系统的创建，必须考查和分析用户的实际需要，用户需求是软件开发的基础，是协同办公系统建设中的一个不可或缺的部分。中小型企业的实际需要一般来说比较小，但是对协同办公系统功能模块的要求却是具体全面的。

本文设计的企业协同办公系统的用户需求一方面是通过协同办公系统实现快速传输公文、发布公告、文件管理、个人事务管理等功能，实现企业内部员工信息的快速传递与无障碍沟通，用户可以通过办公平台发布请假申请、业绩考核信息、个人事务管理等信息；另外一方面是针对企业在日常运行过程中办公应用的具体的项目管理功能模块，也就是全部使用计算机来实现日常的办公管理，这样企业的职工可以快速高效地交流信息、共享信息，高效率地完成工作，既可以大大提高员工的办公效率，又便于团体协同配合办公。在系统的软件和硬件设备配置方面，为了尽可能节约资金，又不影响系统的正常运行，满足用户的需求，我们必须尽可能降低对硬件设备的需要，配置满足其日常办公的需要的软件系统，降低系统应用的门槛。

3.系统设计

3.1 系统开发环境

(1)硬件需求

本文设计的企业协同办公系统基于Visual Studio 2005.NET平台开发，系统可以在任何具有.NET FrameWork 2.0以及IIS5.0以上的Windows系列操作系统上运行。

(2)系统开发采用的工具

Visual Studio 2005.NET开发平台，Rational Rose UML建模工具，Office Visio 2007建模工具。

(3)系统开发使用的编程语言

ASP.NET网络编程语言，C#面向对象编程语言，SQL语言。

3.2 系统框架选择

应用系统的架构完全遵循微软的MVC3架构，在实际开发中采用ASP.NET技术。

采用MVC的方式有许多优点：

(1)将视图层(View)和模型层(Model)剥离开来的一个好处是便于在部分数据类型的基础上，使用大量的表现形式或改动某一个变现形式。

(2)将视图层(View)和模型层(Model)剥离开来以后，这样它们可以单独发生变化，大大提高了软件系统的维护性、扩展性以及可测试性等性能。

(3)系统的控制层(Control)和视图层(View)能够动态实时地进行数据表示。

(4)模型层(Model)和控制层(Control)能够满足使用者的信息输入与数据运算二者关系。

3.3 系统总体设计

本文设计的企业协同办公系统的总体框架如图1所示：

图1 协同办公自动化系统总体框架

3.3.1个人工作平台

主要是对用户的办公信息进行管理，分为待办事宜、邮件管理、日程管理、个人主页、用户信息管理等子系统；

(1)待办事宜

使用统计管理界面来管理待办事宜，详细的待办事宜放在各自的功能系统之中，比如个人备忘事宜存放于系统的日志空间中，电子邮件存在电子邮件模块中。详细的统计待办事宜为：邮箱信息、日程统计、会议承办事项、待处理文件数、最新论题、最新信息列表及近期会议。

(2)电子邮件

电子邮件系统为所有注册用户提供个人邮箱，只要登录系统都可以在浏览器上进行邮件的收发和管理。具体功能包括：邮件收发、个人邮箱管理、邮箱容量设置。

(3)日程安排

提供对个人、部门的月/周/日工作进行安排以及检索功能，使同事之间、部门之间的工作安排以及完成情况可以一目了然。

系统帮助提供日程事务重要性的设定和提醒功能，能够自动以手机短信、系统消息、电子邮件等多种方式在设定的日期之前进行提醒，以便帮助办公人员及时掌握自己的工作计划。

(4)个人主页

个人空间可以存放一些私人资料，例如个人工作记录、参阅文献资料、员工通讯录等等私人资料。

(5)密码维护

用户在首次使用该系统时，系统生成初口令，而且当用户第一次登录时，系统必须提示用户及时修改初始口令。而用户忘记口令时，管理员可以为其恢复成初始口令。改变密码时系统必须实行双重输入的方式确认，以此保证用户密码输入的准确性和有效性。

3.3.2 公文管理

公文管理是协同办公系统的核心模块，包括公文审批、收文管理、发文管理、公文归档等子系统。

(1)收文管理

收文管理主要实现对上级部门和外来单位发文的记录、待办、查阅、文件归档等一系列操作。

(2)发文管理

发文管理用来处理公司内的各个部门之间发送文件的管理维护事宜。

一份发文先是通过发文部门拟写草稿，并由办公室负责人进行审核，之后转交领导签发批复之后，再通过秘书室编号打印，加盖公章之后由发文部门发出，最终通过档案管理人将文件存放于“档案管理系统”相对应的数据库之中。

(3)文件归档

该模块是对发文管理和收文管理所处理的一些文件进行归档保存。

3.3.3 辅助办公

辅助办公是为了提高办公效率，根据企业实际情况而设计的功能，包括公告的发布、会议管理、接待管理、办公室事务管理、综合数据资料管理等子系统。

(1)会议管理

会议管理系统包含会议管理和会议室管理两个功能。会议管理包括：会议通知、会议纪要、会议结果办理等功能。会议室管理则包括会议室的选择、会议室基本信息维护和会议室的预定。

(2)接待管理

接待管理主要是对外来访问人员的接待。

(3)信访管理

根据具体情况信访可以分为：来信来电处理、来访处理两种方式。

(4)值班管理

值班管理主要包括来电去电登记、领导批示和填写办理结果三个方面。

另外，本子系统还包括保密管理、外事管理、办公室事务管理和综合数据资料管理等，在这里不再一一叙述。

3.3.4 公共信息

电子论坛、电子刊物、电子公告、图片管理、数据交换、分类归档、数据查询。

3.3.5 系统管理

系统管理模块部门管理、用户管理、权限管理、流程定义等四个部分。系统管理是系统管理员的职责，其中，由于通讯录中内部通讯录直接借用注册用户信息，对于注册用户的基本信息，内部通讯录管理员可以进行信息管理，但是不能删除。

4.系统实现

本课题开发的协同办公系统采用MVC3开发模式和B/S软件架构。在MVC三层架构中，三个层次相互协作相互促进，业务上的逻辑工作是由模型层实现的，呈现在用户面前的界面是由视图层实现的，而控制层是将前两层之间的问题加以解决，控制两者能够良好的合作。

4.1 系统登录界面的实现

系统登录界面流程如图2所示：

图2 系统用户登录流程图

系统登录界面如图3所示：

图3 系统登录界面

4.2 公文管理模块的实现

公文管理主要是在平时工作中的单位内外部的场合下处理各种公文。本系统中公文管理模块主要包括：发文与收文管理、上传下达和文件归档四个子功能模块。实现的界面如图4所示：

图4 公文管理实现界面

5.结语

本文研究了B/S模式下采用微软MVC3架构的企业协同办系统，结合面向对象的思想，采用网络技术和数据库技术，讨论了B/S模式下的企业协同办公自动化系统的设计与实现技术，实现了一套企业协同办公系统，系统投入运行后取得了良好的效果。

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