浅析高校仪器设备采购工作

2012-01-29张晓丹

中国现代教育装备 2012年23期

张晓丹

北京理工大学实验室与设备管理处北京 100081

高校仪器设备采购是一项工程浩大而又纷繁复杂的工作。近年来，随着国家对高校财政支持力度的逐年加大，尤其是“211”“985”高校的财政性资金投入更是逐年增加，各高校每年用于仪器设备购置的经费也呈上升趋势，多的每年几个亿，少的每年也有几千万。因此，如何做好高校仪器设备的采购管理工作、保证国家财政性资金发挥最大效益是值得我们研究和探讨的问题。

1 高校仪器设备采购工作中存在的问题及成因浅议

1.1 招标文件中所提仪器设备的技术指标有倾向性

仪器设备招标文件中引用的标准和技术指标是招标文件的核心部分[1]。技术指标的合理与否直接关系到采购经费的使用效率、采购的公平性以及采购的廉洁性[2]。高校仪器设备采购过程中，所购仪器设备的性能要求、技术指标等一般由用户教师即使用方来提供，而用户教师为了能采购到自己比较满意、比较称心的仪器设备，在制定技术指标时往往个别技术指标倾向性很强，具有一定的指向性，同时也就具有一定的排他性，这使许多潜在的投标人失去投标的兴趣，导致高校仪器设备招标采购过程缺乏竞争力，不利于招标工作的有效开展，也有失政府采购法规定的“公平”原则。

更有甚者，在采购仪器设备过程中，有些用户直接提出要实行单一来源采购，虽然在提单一来源采购申请时我们采购人员也让其附一定的理由说明，但是由于我们设备采购人员数量有限，任务繁多，专业技术水平有限，再加上所购置仪器设备种类繁多，有些理由说明是否充分真实、由谁来判断及如何判断等问题的解决还是比较棘手的。

造成指标倾向性过强的原因：

(1)缺乏有效而合理的激励机制：由于仪器设备购置的前期调研一般是由使用教师(用户)独立完成，前期调研工作是一项费时费力的工作。购买一台普通的仪器设备要花上2～3个月的时间调研，如果是技术性能复杂的仪器设备，有的甚至要花上大半年时间来完成调研工作。在没有任何激励机制的情况下，用户还要利用自己的业余时间，通过网上搜索、电话咨询甚至现场考察等方式完成仪器设备购置的前期调研工作。长此以往，很容易出现有的教师为了完成领导交办的任务，草草了事，选定一款满足需求的仪器后，没有更多的时间和精力去分析和比较同类产品。

(2)科研项目的特殊性、前沿性：随着我国综合国力的提升，高校作为产学研中重要的一个环节，承担的科研任务越来越多，科研项目类型及内容也越来越前沿，对仪器设备的要求也越来越“高、精、专”。虽然同类型的仪器设备不少，但是由于市场竞争激烈，每种仪器都有自己独特的技术指标。正是这一独特的技术指标，能满足此项前沿科研需要，也会出现用户就想要某一品牌下某一型号产品的情况，造成其提出的技术指标要求有特指性。

(3)缺乏有效的监管机制：在监督监管机制不健全的情况下，也会出现少数用户同供应商达成一致，以特定供应商提供的特定参数作为购买仪器设备的技术指标，已达到排除其他竞争对手的目的，造成不公平竞争。

1.2 院、系、实验室为主体的采购形式，往往造成重复购置

高校通常是以院、系、实验室为单位申报和采购仪器设备。在采购管理实践中，我们发现很多院、系、实验室采购的仪器设备相同或者相似。名义上，采购行为应该由学校职能部门(如设备处)负责统一、集中实施。但实际上，仪器设备的采购基本上是以实验室和教师为主体完成[3]。这种以独立实验室和教师为采购主体的采购模式，往往会造成仪器设备的重复购置，使用效率低下。

造成仪器设备重复购置的原因：

(1)马太效应：反映贫者愈贫、富者愈富、赢家通吃的经济学中收入分配不公的现象。高校仪器设备购置工作中，往往也会出现类似的结果，即学术水平高、在校内或是业界有一定知名度的教师所在的实验室或是课题组申请项目相对容易，购置的仪器设备数量多、种类广，且每次课题申报或是专项立项时都能参与其中。长此以往，由于其专业和研究方向是特定的，很容易导致同类型的仪器设备过多，使用效率低下。

(2)实验室封闭的管理模式：在这种模式下，仪器设备的购置流程一般为学院(课题组)申请购买—学校审批—分配给单位—由单位(领用人)管理和使用，这是一个封闭的系统[4]。在这种模式下，往往造成每个课题组、每个实验室甚至每位教师都希望拥有一套自己“享用”的实验仪器设备，方便使用。所以在这种封闭的系统下，往往会造成仪器设备的重复购置，使用效率低下。

(3)前期论证不充分，往往以争取到项目经费或是科研经费为目的，没有从整个学校的全局考虑。学校、院系、科研机构(包括课题组)各个层面的仪器设备建设规划的系统性不够，各院系、各科研机构各自为战，院系或院系内某个学科领域局部有序，而全校整体则不足，这也造成一定程度的重复购置现象[5]。

1.3 项目立项时间早，经费到校时间晚，实际采购执行的时间相对滞后

由于项目立项和采购执行时间间隔过长，我们在实际的采购执行过程中不乏出现这样的问题，即项目立项时用户教师调研申报需购置的产品，在我们项目真正执行时易出现如下情况：(1)产品技术性能已不是最先进的，或已不能满足用户现实的科研或教学使用需求，购置后无法使用或是闲置；(2)产品已经更新换代或是停产停销，已被激烈的市场所淘汰，已经无法购置，需要变更采购申请；(3)产品更新换代过快，价格波动过大，往往造成实际执行结果与预算相差甚远，给审计部门留下预算编制不合理的印象。

高校仪器设备采购工作纷繁复杂，可能还存在这样那样的其他问题，在这里就不一一讨论，仅结合工作中遇到的一些认为比较突出的问题做简单分析。

2 完善高校仪器设备采购工作的几点建议

2.1 建立合理有效的采购奖励机制，体现按劳取酬

在高校仪器设备采购工作中，可以尝试为非专职采购工作人员建立一种合理有效的采购奖励机制，体现按劳取酬、多劳多得的原则，调动其参与采购工作的积极性。具体做法如下：一方面，对直接参与仪器设备采购工作的使用单位，应在年终考核中予以适当体现，纳入考核范围，实行优先使用权制度[6]。另一方面，对直接参与仪器设备采购工作的用户教师，其调研工作也要纳入年终考核范围，考核合格的要给予一定的物质奖励，物质奖励标准取决于其所负责调研的仪器设备的复杂程度，仪器设备复杂的，奖励高一些，仪器设备相对简单的，奖励低一些；考核不合格的，要计入设备处的黑名单，态度极其不认真的要报其所在学院。

2.2 邀请招标文件中的技术指标，应由第三方专家审核

高校自行组织的邀请招标工作中，采购工作人员经常面临技术指标难确定的情况。为了有效避免采购工作中出现用户提供的技术指标倾向性过强这一问题，一方面我们不妨尝试建立校内专家库[2]，由与此项采购工作没有利害关系的第三方专家来审核用户教师提出的技术指标并给出合理化建议；另一方面，第三方专家也可以根据自己的购买经验或是对于市场的了解程度，给用户及设备采购工作人员提供几个备选厂家，一来弥补了用户教师前期调研不充分的不足，二来弥补了采购管理部门专业技术知识的不足。当然，第三方专家的劳动也应是有偿劳动。

针对一些用户教师提出的单一来源采购申请，如果采购人员无法判断，可以采用将此项采购内容发布在招标采购媒体上。如果在指定的期限内没有第二个厂家能够提供满足用户需要的仪器设备，或是没有任何厂家对此单一来源采购有质疑，我们就可以批准用户教师的单一来源采购申请。

2.3 仪器设备共享管理模式的建立，有效解决重复购置

根据节约型社会和节约型校园建设的需要，本着“优化配置，资源共享，管理创新，效益最大化”的原则，构建高等院校教学仪器设备管理新模式。新的管理模式以实验室仪器设备配置标准、共享管理理念、网络化管理为支撑，建立起一整套管理制度，从而实现教学仪器设备统一配置、统一管理、预约使用、有偿服务的新型运行机制[7]。

这种仪器设备共享管理模式，打破了学科界限、打破了各学院、各实验室购置仪器设备时各自为战的状况，便于统筹衡量、全盘考虑，集中资源购置学校稀缺的先进仪器设备，有利于提高仪器设备的使用率。

2.4 充分论证，加强高校仪器设备采购的预算管理

高校属于财政性资金预算管理的事业单位，其采购资金来源主要是财政性拨款和事业性收费，高校的设备采购原则上属于政府采购，因此高校设备采购原则上也属于政府采购的管理范围。政府采购的本质是集中采购，然而由于高校机构庞杂、资金渠道多，对仪器设备的需求又是多元化、经常性的，所以要发挥政府采购的优势，必须做好采购预算，强化预算采购[8]。如何能将预算编制的科学合理，归根结底还取决前期的调研论证工作。因此，建议参与前期论证的调研人员总数不少于3人，以便相互监督、互通有无，实行项目负责制，还应该建立由发展规划部门、设备管理部门、监督审计部门等组成的论证评估小组，对设备采购方案等进行可行性论证，为科学合理的预算编制提供参考依据。有了充实的前期论证报告，才能编制出科学合理的预算。