谈信息时代高校档案信息化管理工作的探索与实践

2011-12-31王翠华

中国新技术新产品 2011年24期

王翠华

（1、湖北工业大学，湖北武汉 430068；2、广东水利电力职业技术学院，广东广州 510635）

1 目前高校档案管理的普遍状况

1.1 高校档案管理存在的问题

高校档案的管理和利用不同于以往各类学校档案的管理，他是以信息化为依托的，以分享资源为目标的，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为教学的第一手资料的高校档案，自然就是高校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数高校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常将涉及多专业的档案没有进行整体的信息化规划，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案自身的价值。

1.2 在档案信息化管理中的机遇和挑战

随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在高校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前高校档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在高校档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着巨大的安全挑战。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大大挑战。

2 促进高校档案管理信息化程度，提高档案利用效率

2.1 促进档案信息化管理应当遵循的原则

规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典“，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化和信息化。

2.2 逐步建立高校档案管理信息化系统

要实现高校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。

2.2.1 在档案管理的技术流程上来讲

我们首先应当做的就是建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用各种学校电子档案，其次是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

2.2.2 高等院校档案信息化管理的独特建设

在高等院校档案的信息化进行当中，一定不能忽视的是高校的传统精华和改革的发展性。首先选择的是在充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建设，提高档案利用服务质量。同时要进行创新的是对于传统的电子档案进行多媒体化改革。对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。同时不能忽视的改革是对于各种类型的电子档案进行分类处理。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库，确保档案信息处理电子化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化。

2.3 以人为本，通过提高档案工作者的素质来提高档案管理信息化水平

档案工作人员在高校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个高校档案管理的效率和特点。现阶段很多高等院校缺少专门的档案管理人员，管理水平较低。我们应当充分重视高校档案管理科的创建，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者，加快档案技术人员队伍的建设。

2.3.1 培养高校档案管理工作者应当具备的基本素质

高校档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字能力以及科学文化素养。高校档案管理不同于企业档案的管理。其档案资料具有多样性，多学科性等特点。只有站在对于各种知识有所了解的前提下，根据自身的语言能力，才能简明扼要的对于各种档案进行分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕取其精华”的效果。然后工作人员的管理能力和分析能力也是要进行培养的。高校档案管理的目标是提高各种信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析，检索，筛选的能力才能打好档案信息化建设的基础。

2.3.2 培养高素质的档案管理工作者的途径

2.3.2.1 应当在重视档案管理工作的同时，重视档案管理工作人员。

在高校信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，往往要付出很大的脑力劳动，所以一定要增强他们的责任感，充分发挥他们的主观能动性，否则如果他们的积极性不高，在疲惫的状态之下，可能会导致整个系统运行和更新的停滞，甚至还有安全的隐患。所以作为领导者，和他们进行积极的沟通和交流是必须的，让他们意识到自己责任的同时，也一定要让他们感觉得到自己在整个教学管理工作系统中的重要性。

2.3.2.2 不断进行新的学习，全面提高档案管理工作者的水平

在进行培训和学习的时候，一定要提高培训的标准化程度。以自己学校档案管理信息化的目标和原则为要求，严格制造培训标准，以便于在之后的工作中进行标准化操作。在培训的内容上来看，要对档案管理者进行不断的知识文化培训，包括最新的学术、科学、技术、管理理念的培训，让他们始终走在时代的前列。