文/田丽君

谈谈电子文件对档案工作的影响及对策

文/田丽君

当前，电子文件在档案工作中所占比重越来越大，它对传统的档案管理乃至档案学理论所产生的影响也越来越大。面对这一形势，客观地研究电子文件的特点及影响，并提出相应的对策，是十分必要的。

电子文件是人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。较之传统的纸质文件，电子文件有四个特点：它需要借助现代办公设备才能阅读和利用；它可以由现代办公设备迅速处理和传递；它可以共享，且不受时间或距离的影响；它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求则相对较高。

电子文件对档案业务管理工作的影响，主要表现为以下三个方面：一是传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而电子文件取代了以往的文字材料，它由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，文件一旦形成，立即存贮到办公信息数据之中，由档案人员、技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，形成了一整套严密的立卷归档制度。文件的归档立卷一般是文件形成后，先由文书部门收集立卷，而后交档案部门管理，一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，它对计算机有很强的依赖性。……