鲁席临 武汉市三医院光谷关山院区档案室 430074

医院实物档案收藏难点及对策

鲁席临 武汉市三医院光谷关山院区档案室 430074

实物档案作为医院的发展史、荣誉史、交流史、成果史应得到各单位的重视，本文就实物档案收藏难点提出相应的对策。

实物档案；管理；对策

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特色有形物品，它包括荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗、宣传品、名人题词、字画、获赠或交换的纪念品以及废止的各种印章（钢印、木印、铜印、胶印）等，它是一个单位档案全宗的重要组成部分，也是丰富馆藏的一部分。随着医院的发展，政务院务的公开，对外交流越来越频繁，实物档案以它独有的特色即直接性、观赏性、直观性、多样性的特点向大家展示医院的发展历史。

一、难点

但从实际工作上看，有些单位由于主观或客观原因，以及实物档案种类的多样性、载体的广泛性、形状的复杂性，给实物档案的集中统一管理和有效利用带来了一定的难度，很大程度上造成了实物档案的缺失或存放无序,实物档案作为医院全貌的发展史、荣誉史、交流史、成果史应得到各基层医院领导的重视和支持，因此，如何收集、整理、利用好实物档案，我认为存在以下几个方面的难点：

1、收集难

实物档案作为档案工作的一部分，必须集中统一管理，但我们在日常工作中往往会因为实物档案的直接利用性，使我们各业务部门很容易将各自所获得的实物如：锦旗、奖杯、奖牌、荣誉证书等都存放或悬挂在各自的科室和部门，以随时展示科室面貌，疏之,这样很容易造成实物档案的流失，作为档案部门也就无法全面地、系统地展示医院的工作全貌。

2、重视难

实物档案作为档案工作的一部分应得到领导的支持和重视，有些单位领导档案意识淡薄，存在“重临床、轻档案”的思想，重视医疗护理人员素质和技能的提高，在规划医院人才培养体系时，往往会将卫生技术人员培养作为重点，认为档案工作不能给单位带来经济效益，而且还是一个不断“砸钱”的地方，既不培养档案专业人才也不过问档案工作,抱着无所谓的态度，开会带回的奖杯、奖牌、荣誉证书等也都只是随手一放，束之高阁，这样对实物档案的收集和保护是很不利的。

3、技术弱

不少单位档案工作人员大部分都是兼职档案管理人员,他们往往肩负着其他业务工作,而且变动频繁,因此, 缺乏系统的档案管理专业知识和现代化管理技能，对实际工作中出现的新情况、新问题不能及时总结经验，对收集的实物档案不能及时登记造册并进行文字说明，时间一长，对现有实物进行描述，如：授予单位、形成时间、奖励原由等等也就无法进行。

4、存储条件差

由于实物档案的特殊属性，使它有别于其他文书档案、科技档案等，它需要一定的空间和设备，如单独的库房、铁架、铁柜、陈列柜、去湿机、铁门、铁窗、温湿度计等等、但有些单位由于房间紧张，资金困难，往往将多年的荣誉证书、奖杯、奖牌堆在档案室一角，从不展示，以至于实物上堆满了灰尘，破坏严重，从而使实物档案的观赏性大打折扣。

表1 医院实物档案交接单

二、对策

基于以上种种可能存在的问题，我们深深感到如何使实物档案齐全、完整、完美地保存下去，更好地为将来提供利用，我认为解决问题应遵循以下几个原则：

1、领导重视与宣传工作相结合的原则

实物档案作为档案全宗的一部分，它是一项集收集、整理、编目、鉴定、统计、保管等于一体的基础工作，各单位应高度重视：一、要指定分管领导为主要负责人，各业务科室指定人员为兼职档案员，使之成为一个档案“搜集网”。二、要定期召开档案人员工作会,搜集问题、解决问题、反馈问题，形成一个良性“循环链”。三要不定期地加强实物档案的宣传工作，使全院干部职工充分认识到档案工作的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，并不定期地与主要业务部门进行交流和沟通，做好相关人员及科室负责人的思想工作，尽可能地将存在于科室或私人的实物档案收集起来，集中保管，使实物档案能更好地发挥完整、准确、系统和有效的利用。

2、要采取定期收集与随时收集相结合的原则

实物档案应由专门的机构集中统一管理，不能分散在各业务部门或个人手里，要采取及时跟踪、定期跟踪等方法，多下科室及时收集那些具有保存价值的实物，使各科室形成要档案人员下科室收集到主动移交到档案室的概念。并且档案室工作人员要做到对收集的实物档案要及时登记、造册、拍照、文字说明等等，使照片号与实物一一对应，对上交的实物档案要办理交接手续：

另外，在印章的收集管理方面，对于合并重组的单位以及撤销单位,归档时应附印模一式两份，字画和礼品归档时应说明物品名称以及接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等等。

3、加强库房管理与基础设施相结合的原则

库房作为保管实物档案的首要必备条件必须符合防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠、防震、防污染等技术要求，在基础设施配备上，必须配备专门的铁门、铁窗、铁柜、铁架、陈列柜、去湿机、温湿度计等等，并且将实物档案按照年度---类别进行陈列排放，一个实物档案作为一个保管单位，进行分类、编目、排架、保管、逐渐编档号,并在不影响实物品合适的位置上贴上标签,便于以后提供利用。

4、重视人才与提高素质相结合的原则

档案人员作为档案资料的第一保护者，应本着对历史负责的态度，要有乐于奉献的精神，要认真钻研业务，并深入开展多层次的研究工作，将自己工作中的经验和教训用文字表达出来，以便同仁们共同学习和借鉴。医院领导也要支持档案工作人员继续教育工作，给他们提供必要的学习时间和经费,使他们通过学习尽快掌握和更新档案知识和技能,使他们能在不断学习中提高自己的文字表达力、对信息的敏感力、观察力和判断力，使他们能更好地为档案工作服务。

5、档案的开放和利用相结合的原则

直接利用性是实物档案的核心，它能从直观、、多样、观赏等几个方面从不同侧面直接反映医院发展及各个方面工作所取得的业绩情况，具有较高的保存和利用价值，同时，也使我们从中可以更多地了解时代的变迁、单位走过的历程和取得的辉煌成果。随着社会的进步，医院除了服务于社会外，也需要走进社会，因此，如何向社会展示医院特色、特点、档案的开放和利用起着越来越重要的作用，各基层医院应在无损集体和个人利益的前提下，应将实物档案定期地、有计划地、集中陈列展出，向社会开放，以最大限度发挥其价值，让人们用欣赏的眼光看待医院发展史、成果史、荣誉史，使单位实物档案真正成为对外宣传、教学科研、外事交流的宣传基地。

[1]科技档案管理概论

[2]邓绍兴，陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社.2007

[3]南京邮电大学实物档案管理办法

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.139

鲁席临、女、（1969-）、湖北麻城、大专、馆员，主要从事档案管理工作。