何飞勇

(株洲冶炼集团股份有限公司,湖南株洲 412004)

·经营管理·

株冶集团企业信息系统规划研究

何飞勇

(株洲冶炼集团股份有限公司,湖南株洲 412004)

文章结合株冶集团公司企业信息系统应用现状和需求,采用企业系统规划法等企业信息系统规划方法,从理论和实践两个方面为株冶集团公司实施企业信息系统建设提出了系统化的规划,同时介绍了企业系统规划法的方法和内容。

信息系统;ERP;企业系统规划法;战略

21世纪是信息社会,网络将改变社会经济运行模式和人们的工作模式,以及生活习惯。世界范围内发生的三种巨变改变了经营环境,第一是全球经济的出现和壮大;第二是工业经济和社会向基于知识和信息服务的经济转化;第三是企业的转变,主要是竞争环境和竞争气候的变化给企业及企业管理带来了新的挑战。为了适应环境的变化,企业必须提高自身对于环境变化的反应速度和适应能力。例如,建立起对客户群进行调查和分析的渠道,掌握顾客对市场需求的变化,掌握对企业影响较大的竞争对手的变化动向,对企业可能的发展空间进行探索等,都属于这一类活动。而这些活动无一不需要强有力的信息系统的支持。株洲冶炼集团股份有限公司(以下简称株冶集团)根据企业发展需要和战略目标,提出实现集团信息系统整体建设,为株冶集团在未来发展过程中,使企业资源得到充分整合和最大限度的利用、核心能力的有效发挥和竞争能力的有力增强以及企业成本的有效降低、效益的增加而奠定基础。

信息系统的规划方法有关键成功因素法,战略目标集转化法,企业系统规划法等三种传统的管理信息系统规划方法,本文基本上采用的是企业系统规划法,这里对企业系统规划法作简要的介绍,还适当有别的规划方法。企业系统规划法(business system planning,简称BSP)是一种对企业信息系统进行规划和设计的结构化方法,由IBM公司于20世纪70年代提出,它是自上而下识别系统目标、企业过程、数据和自下而上的设计系统,它是一种支持系统目标实现的结构化规划方法。企业系统规划法主要基于用信息支持企业运行的思想,是把企业目标转化为信息系统规划的全过程。它所支持的目标是企业各层次的目标,实现这种支持需要许多子系统。

1 信息系统规划战略制定

随着市场的竞争进一步加剧、随着全球化进一步深化以及株冶集团的不断发展和扩张需要,传统的手工管理模式在新的形式下越来越不适应的集团整体发展要求和战略目标。基于以上这一点,株冶集团高层领导提出未来五年信息系统要求和企业各业务管理需要,通过将集团和分子公司的客户资源、供应资源、生产资源、财务资源和人力资源的有效整合,充分利用和发挥集团管理优势,在统一数据库应用服务器管理平台上,使株冶集团在信息系统项目建设和信息系统应用的基础上,最大限度地调用和利用集团资源,对内降低管理成本、提高工作效率,增强核心竞争能力,对外快速反应,进一步扩大国内市场占有率和开拓国外市场,从而实现株冶集团在未来五年期间保持行业优势和领先地位并成为国际知名的铅锌企业集团。

2 信息系统规划应用范围

根据株冶集团未来五年规划要求,企业信息系统应用范围应该是围绕建立网络智能化ERP管理模式和实现高效、敏捷、协调、统一的集团管理体系为主要要求,在以下七个方面得到体现:(1)集团财务管理:建立集团财务管理体系,实现集团对下属分子公司的财务、资金监督和控制;(2)财务和物流集成管理(销售订单、销售出库和财务应收账款,采购订单、采购入库和财务应付账款、生产领料、生产完工和成本核算的集成等):建立集团财务控制体系,实现财务对业务的有效监控和管理;(3)各业务集成管理(销售和仓库出入库、采购和仓库出入库、生产和仓库出入库、人力资源和定岗定员、设备管理和生产管理、质量检验和过程控制的集成等等),建立集团信息共享、规范统一的业务流程,实现企业快速反应、敏捷高效的管理体系;(4)计划管理:建立集团计划统一管理体系,实现集团计划主导、执行有效的业务指挥系统;(5)质量和设备管理:建立集团质量监控和设备管理体系,实现对采购和生产过程中有效地质量监督和控制,实现对设备采购、设备维修、设备备件的有效控制和管理;(6)人力资源管理:建立集团人力资源管理体系,实现人事档案、人才招聘、人才培训、绩效考核等有效控制和管理;(7)过程数据自动采集系统:建立实时数据采集和过程控制体系,实现生产过程、采购过程和质量检验过程的数据自动采集和管理系统的接口集成。

3 信息系统规划应用架构和层次

企业信息系统主要是针对企业管理的信息化而提出来的,因此它主要包括高层的战略管理、中层的业务管理和基层的操作管理。为了实现企业高层、中层和基层在管理信息系统的应用和需求,根据企业信息系统和ERP管理模式的关系和经验,株冶集团信息系统建设应该围绕信息系统应用架构和层次建立企业的信息系统管理体系(如图1所示)。图1中的信息系统应用架构和层次分为四个层面,即系统的基础管理平台层面、企业的业务层面、企业的商业智能分析层面、企业的决策和战略管理层面。其中系统的基础管理平台和企业的业务层面是基于ERP管理系统之上的,而商业智能分析是基于BI模型和决策支持系统之上的,而决策和战略管理是基于BPM(企业绩效管理)之上的。这四个层面之间的管理是企业的基础管理层面决定了企业业务的应用层面、企业业务的应用层面决定了企业的商业智能分析层面,而企业的商业智能分析层面又决定了集团决策和战略管理层面。在这四个层面的基础上,企业的高层、中层和基层在管理上实现了统一的信息管理系统。

图1 企业信息系统管理体系

4 信息系统整体规划原则

“整体规划、分步实施”是企业信息系统建设过程中,保证项目成功和规避风险的一个有效原则。株冶集团信息系统建设必须是一个循序渐进的过程,不可能一蹴而就,整个项目总体规划的原则应该是:根据集团高层决策要求、制定整体实施规划、按照业务需求分步推进、抓住重点保证项目有效、根据经验逐步推广应用。即先财务(集团财务)、再物流和物流集成,物流实现后,上计划和成本,质量、设备、工程项目和人力资源管理可在项目推进过程中选择适当宽松的时机。商业智能分析可以在业务系统建立的基础上逐步实现,最后就是决策支持系统的实现。即“整体规划、分步实施、重点突出、效果领先”。

5 信息系统整体规划阶段

5.1 企业基础管理阶段规划

实际上基础管理也是ERP管理模式和企业信息系统规划建设四步曲的第一步,其质量与否也决定了ERP管理系统和企业信息系统建设的作用和效果。如前所述,株冶集团要实现集团统一的管理模式,必须在基础管理方面实现集团规范统一的基础管理体系。因此株冶集团未来五年信息系统建设中的第一个阶段就是基础管理阶段,在这个阶段中主要完成以下三个方面的建设工作:即统一的基础数据编码规则、规范的管理制度和标准和明确的工作职责和标准。

5.2 集团财务管理阶段规划

建立集团财务管理体系,对于集团式企业加强分子公司的财务监督、实现企业资金的集中控制、有效合理利用资源,使集团经营效果最大化和综合实力提升有着十分重要的作用和效果。

株冶集团集团财务管理主要体现以下几个方面:(1)通过统一的集团企业会计制度(核算体系、科目体系和基础资料信息),强化企业内部管理的职能,实现对下属分子公司的财务监督和控制;(2)提供集团对外的合并财务报表,实现基于集团业务的财务查询、报表统计、比较和分析,实现集团企业的价值管理;(3)帮助建立企业集团的预算体系及制度,通过预算制度加强对集团各业务部门和分子公司的业务进行实时控制和管理;(4)提供集团资金集中管理体系,主要是集团结算中心的管理,帮助集团实现资金的预测、监督、控制、分析。根据株冶集团组织架构和业务特点,其集团财务信息系统规划架构如图2所示。

5.3 财务和物流集成阶段规划

图2 集团财务信息系统规划图

株冶集团的物流和财务集成,是实现集团物流和资金流的统一、实物账和财务账的统一的有效手段,因此是企业信息系统规划建设的重要内容。在集团财务管理阶段实施的同时,可同时进行物流和财务集成的实施,从实施的过程中,按照分组实施的方式,有条不紊,逐步推进和实施。首先是基础数据、财务和仓库数据初始化,然后是各业务实施,最后就是物流和财务集成的实施。株冶集团的物流主要包括三个方面:即销售物流、生产物流和采购物流,企业物流和财务的集成如图3所示。

图3 物流和财务的集成图

5.4 计划和成本管理阶段规划

计划管理和成本管理是企业管理中重要组成部分。企业能否通过计划管理调动和有效利用企业资源,是区别于其他企业差别的一个重要方面,而成本管理往往是企业管理的重点和难点。基于手工的传统计划管理和成本管理模式,无法实现企业资源有效利用和科学规范的成本核算和管理体系,以至于计划不能有效执行、成本核算粗放和困难,导致企业管理水平和经营效果难于提高。电脑应用的现代企业管理模式实现计划管理的最好模式无疑是ERP管理。ERP管理模式是解决企业计划管理和实现成本核算的精细化的有效手段。根据ERP管理系统的基本原理和应用规律,计划和成本管理的实施和应用一定是在物流和财务集成完成之后开始实施和应用的,因为,物流和财务集成为计划和成本管理奠定了业务基础和核算基础。

5.5 人力资源管理阶段规划

人力资源管理是现代企业管理的重要组成部分。因为进入21世纪的企业竞争,最激烈的竞争就是人才的竞争,也就是说企业最需要和最缺乏的就是人才。因此加强人力资源管理,把人力资源管理放在企业战略管理的高度上,对企业未来提高竞争优势和领先地位是十分重要的。根据株冶集团人力资源管理需求,需要建立一个集团和各分子公司集中统一的人力资源管理体系。因此建立一个基于株冶集团集团战略层面上的人力资源管理体系对株冶集团未来竞争和发展有着极其重要的作用。株冶集团人力资源管理应主要包括以下三个方面:(1)集中的人事管理(员工档案、员工合同、职业和职位、考勤等);(2)集中的招聘管理(用人需求计划、招聘计划、招聘信息发布、招聘过程管理);(3)集中的培训管理(培训需求计划、培训过程管理、培训考核管理)。

5.6 过程控制数据自动采集系统和ERP系统集成规划

过程控制数据自动采集和ERP管理系统集成对加强企业信息快速传递、提高效率工作、过程监控、降低成本、减少人工差错和干预有着重要的作用和效果。株冶集团现场数据自动采集系统和ERP管理系统集成主要包括以下三个方面:(1)各业务计量设备现场计量数据采集(如采购计量、销售计量以及生产过程计量)和ERP管理系统的集成;(2)质量检验和化验设备以及生产过程检测自动化控制设备现场结果数据采集和ERP管理系统集成;(3)生产过程自动化控制设备现场实时控制数据采集和ERP管理系统集成。根据上述要求,株冶集团过程控制数据采集系统和ERP管理系统集成规划如图4所示。

图4 过程控制数据采集系统和ERP管理系统集成规划图

6 结 语

株冶集团未来五年信息系统规划是一项涉及企业管理方面的系统工程,也是一项促进企业发展和提升企业核心竞争能力的管理工程。因此必须在集团高层的亲自领导下,根据企业战略和发展目标需求,按照整体规划的要求、结合株冶集团企业的实际情况,分步并行实施和应用,从而最终为株冶集团构建一个高效、敏捷、协调、统一的管理体系奠定坚实基础,使株冶集团在未来的发展中,通过循环经济、清洁工厂的建设始终保持国内领先优势并成为国际前五百名的知名企业地位。同时,为探讨我国企业特别是有色金属冶炼企业如何更好地提高实施信息系统的成功率,具有现实研究意义。

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Abstract:Combining the application situation and needs in enterprise information system,from the both aspects of theory and practice,this paper proposed systematic construction plan for constructing the information system inZhuzhou Smelter Group Co.,Ltd by using business system planning(BSP)and other enterprise information system planning methods.At the same time,this paper described the method and content of the BSP.

Key words:information system;enterprise resource planning;business systems planning;strategy

The Planning Research in Enterprise Information System of Zhuzhou Smelter Group Co.,Ltd

HE Fei-yong

(Zhuzhou S melter Group Co.,Ltd,Zhuzhou412004,China)

F272.72

A

1003-5540(2011)03-0074-05

2011-05-06

何飞勇(1978-),男,工程师,主要从事信息系统规划及其开发维护。