苏玉明

（北京中水源禹国环认证中心，北京 100120）

1 概述

文件的根本作用是沟通意图、统一行动。编制和使用管理体系文件有利于将组织的管理体系、过程、职责、程序等固定下来并加以实施和保持；有利于确保相关工作的目的、要求、职责和方法等更加清楚明确；有利于各项工作有章可循、有据可依、稳定有序；有利于不断改进和提高管理的有效性和工作效率。

现代系统管理原理和实践证明，管理体系文件是制约体系有效运行、取得预期的管理绩效、满足管理体系标准要求和通过认证的关键和核心，也是组织引进和应用现代先进管理理论和方法实施系统、有效管理的基本依据和客观证据，其内容和贯彻实施情况决定了管理体系的适宜性、充分性和有效性。

为建立和完善文件化的管理体系，许多单位投入大量资源编写或修订管理体系文件，但在实践中常常发现，很多单位的体系文件不同程度地存在盲目照搬标准、空话废话过多、互相抄袭模仿、不切自身实际、误认越多越好、内容晦涩难懂、只为应付外审、实际使用不多等等现象，造成编写时花费很大代价、发布后难以持续执行、认证后逐渐束之高阁的不良结果，非但没有发挥其本身的增值作用，甚至成为体系运行 “两张皮”的根源之一。

2 文件编写的基本要求

不同于常见的行政文件、规章制度、技术标准及规程规范，管理体系文件是一种特殊体裁的文件，是组织的管理体系策划和设计的结果，基于其编制目的和使用需求，管理体系文件至少应具备如下属性。……