图书编目业务外包研究

2011-08-15河南省信息工程大学测绘学院

河南科技 2011年12期

河南省信息工程大学测绘学院李晋

图书编目业务外包研究

河南省信息工程大学测绘学院李晋

图书编目业务外包最早起源于20世纪七八十年代的美国、日本等国图书馆，是图书馆业务外包的重要组成部分。我国在20世纪90年代引进图书编目业务外包概念，近十年图书编目业务外包理论与实践日趋成熟，无论是图书供应商还是图书馆，对编目业务外包都给予了高度关注，编目外包业务彰显巨大市场潜力。

一、编目业务外包类型及产生原因

1. 编目业务外包的类型。编目业务外包是指图书馆编目部门把原来完全由自己从事的编目流程外包给书商来完成。目前，国内常把编目业务外包分为部分外包和全部外包两种类型。

部分外包是图书馆把图书编目流程中的一个或几个环节交给书商完成，其余环节由本馆工作人员完成。全部外包是图书馆把整个编目流程全部外包给书商完成，自己只做一些数据核对和书目数据库维护工作。

2. 编目业务外包产生的原因。

（1）文献购置经费大幅增加。近年随着我国经济持续增长，图书馆文献购置经费也呈现较快增长趋势。特别是高校图书馆，为了迎接高校本科教学工作水平评估，纷纷加大购书经费投入。文献购置经费的大幅增加，使得图书馆短时间内进书量暴增，直接造成图书馆编目人员捉襟见肘。

（2）专业技术人员匮乏。目前图书馆普遍存在专业编目人员匮乏的状况，有些图书馆甚至没有专业编目人员。尤其近年大量民办大学和专升本院校纷纷兴起，这些院校大多先天条件不足，无论硬件还是软件，均离高等教育要求甚远，这些院校图书馆也大多人员少、专业水平不高、没有能力快速有效地分编大量新书。

（3）书商自身发展需要。当前，书商间的竞争日益加剧，传统业务已经很难满足自身发展需求。多数书商更新观念，转变角色，从图书馆角度出发，分析图书馆工作中面临的困境，根据图书馆实际需求，拓展新业务。书商推出的图书编目外包业务应势而生，既帮助图书馆解决实际困难，同时也满足了自身发展需求。

二、编目业务外包优点与可行性分析

1. 编目业务外包优点。

（1）经济实惠、节约成本。据统计，图书馆单独编目，从CALIS编目中心套录每种图书需0.3元，计算上人工费、校对修改数据费等费用，分编每种图书合计需要15~20元，而委托书商编目则是免费的。相对于自编图书所消耗的人力、物力、财力，编目业务外包经济实惠，节约成本。

（2）弥补不足、促进转变。图书馆文献编目，既有技术含量高的分类、标引等工作，又有简单繁琐的贴磁条、盖章等工作，消耗了图书馆有限的人力资源。编目业务外包有效克服了专业分编人员少的困难，弥补自身智力资源的不足，同时减少工作人员简单重复劳动，节约人力资源。节省下的人力资源可充实到读者服务、参考咨询等服务一线，使得图书馆能集中精力提高服务质量和水平，促进图书馆服务理念更新和职能转变，加快图书馆转型。

（3）缩短周期、提高效率。编目业务外包缩短了图书从采购到上架的周期，减少了新书与读者见面时间，既满足了读者对文献资源时效性的需求，又提高了新书利用率。以我馆为例，外包前一批图书从采购到上架一般需要1.5个月，外包后此周期时间缩短到1个月，同时每年加工入藏图书数量也大幅提升，工作效率提高。

2. 编目业务外包可行性分析。编目业务外包是图书馆观念更新、管理创新及编目工作社会化等因素共同作用的结果，它同时满足了图书馆和书商两方面的需求，有其产生、发展的基础。

从图书馆角度出发，编目业务外包有效解决了图书馆面临的诸多矛盾，如编目成本与效益的矛盾，文献数量、类型的增加与编目人员匮乏的矛盾，文献时效性与编目滞后的矛盾等。

从书商角度出发，与图书馆相比，在编目业务上，书商有自己的独特优势，这些优势如下。

（1）时间优势。书商可以在第一时间对图书进行编目加工，相比传统把书运到图书馆后再分编，省略了编目流程中的多个环节，减少了图书积压时间，缩短了图书从采购到流通的周期。

（2）效率优势。书商实行公司化运作管理模式，有严格运作机制和管理制度，注重工作效率，始终把利益与效率挂钩，这种运作模式在图书馆是很难实现的。

（3）成本优势。图书分编只是书商图书订购业务的一项配套业务，书商可以同时为多家用户服务，下载一条数据可为多家用户使用，再配合自身科学合理的工作流程，相比图书馆自编图书，成本大大降低。

（4）制度灵活。根据调查发现，书商有着灵活的用工制度，可根据业务量多少，适时调整人员数量，实施“按需配置”。

书商的诸多优势是图书馆所不具有的。图书馆作为事业单位，除了正常分编工作，还要兼顾其他基础业务部门的工作，在人员安排上不能顾此失彼。在有限的人力资源基础上，按时按质按量完成日常分编工作存在一定困难。因此，综合考虑图书馆实际需要和书商自身优势，编目业务外包有了立足之本。

三、编目业务外包存在的问题

编目业务外包因其优点突出而迅速发展壮大，为多数图书馆所利用。但在实际运用过程我们发现其问题还很多，很多规范、流程还有待于进一步完善。在实际工作中发现的问题如下。

1. 编目人员专业水平问题。图书馆编目人员经过长时间的业务实践和对新技术、知识的不断学习，大都能熟练掌握编目技术，熟悉本馆藏书体系和特色。但书商的编目人员良莠不齐，且稳定性差，加之书商不愿在人员专业技能培训上花费过多精力，因此专业技术人员少，业务技能水平不高，很多工作人员没有经过专门培训就匆匆上岗，造成编目质量差、错误率高。

2. 图书加工质量问题。书商一般实行计件制工作模式，图书加工人员往往只追求高速度、多数量，忽略了图书加工质量，如书标、条码粘贴不牢、不按要求贴，书标位置不一，馆藏章盖错位置，磁条不隐蔽等问题常有发生。

3. 多家书商协调问题。目前，多数图书馆合作书商都不止一家，每家书商都有自己的运作模式和工作流程，虽然图书馆的编目要求相同，但由于缺乏及时有效沟通，还是经常出现同种图书重复购置，书标、磁条、馆藏章等位置不一，财产号重复，MARC编目字段选择不一等问题，给图书馆后期验收、入藏、上架等环节带来困扰。

4. 编目数据质量问题。

（1）数据交换困难。书商和用户使用的编目系统不尽相同，编目数据在不同编目系统中导入导出时常出现编目字段对应错误，造成部分著录项目丢失。更严重的是一些数据在相互编目系统中无法读取，数据交换无从谈起。

（2）数据标准不统一。书商的编目数据大多套录CALIS联机编目中心的，而联机编目数据又出自不同成员馆，各馆由于文献的不确定性和处理文献时的主观性，造成数据标准不统一。各馆编目数据往往著录格式、著录字段选择、著录详简程度都不相同，书商由于缺乏足够的时间和缺少专业编目人员加以甄选，往往只是提供一条数据了事。即使校验人员发现问题，也常会出于人力、成本等因素考虑蒙混过关，把标准控制包袱扔给用户。

（3）分类主题标引不准确。书商经过专门培训的分类主题标引人员很少，不少人员根本没有分类主题标引概念，只是一味照抄CIP在版编目的分类主题标引，或照搬相似和近似文献的标引，缺乏对文献本身的分析。分类标引中经常出现归类错误或上下位类混淆现象，特别是一些专业特色的分类要求经常得不到体现。如我馆要求《遥感技术基础》归类到测绘学，分类号取P23，而书商不考虑用户需求照搬CIP在版编目，分类为TP7。主题标引中经常正式词和非正式词混用，或望文生义随意摘取标题词作为主题词。如《遥感图像处理与应用》一书，书商选取主题词为“遥感—图像”，正确主题词为“遥感图像—图像处理”。

（4）数据著录不规范。数据著录不规范和错误率高是书商数据著录面临的最大问题，数据著录过程中经常出现下列错误：著录过于简单，字段缺漏严重。书商为达到多快省的目的，在著录上尽可能简略，而工作人员为追求高工作量，忽视著录质量。编目人员由于缺乏专业知识，不了解MARC字段每个字符代表的含义，字段著录混淆，错误率修改率高。多卷书、连续出版物的集中著录与分散著录不规范。已有集中著录的数据再做分散著录的数据，该做集中著录的数据却做了多条分散著录的数据。同类书排架号一致性差。如GIS实际应用类图书经常没有按用户要求集中归入测绘类，而是分散归入不同类目上，忽略了分类的连续性、归类合理性，特色图书的排架一致性也得不到满足。索书号一般是分类号加种次号、分类号加著者号、分类号加流水号和分类号加年代号等几种形式，书商由于对各馆索书号排架规则不熟悉，经常给错索书号或索书号重复。

四、编目业务外包的质量控制

编目业务外包优势明显，但问题众多，如何扬长避短，有效利用书商资源，是图书馆全体同仁需要思考解决的问题，下面就如何做好编目业务外包的质量控制谈几点浅见。

1. 甄选合适的书商。图书馆在选择合作书商之前，要注重对其资质的审查，选取一些资质好、实力强的书商承担外包业务。合作前，必须对书商的加工流程、技术力量、人员素质和专业水平等条件做详细了解，要实地查看、检验其业务能力。采用招标的方式选择书商，通过彼此间的比较、竞争选到相对好的书商。

2. 选择合理外包形式。每个图书馆自身馆情不同，可根据本馆人员状况、业务能力水平选择全部外包、部分外包、异地外包和本地外包等不同形式。图书馆编目工作中既有查重、贴标、盖章、典藏等简单辅助工作，又有分类主题标引、MARC字段著录、书目数据维护等复杂技术工作。图书馆可根据实际需要，把编目中的全部或几个环节外包出去，充分协调利用好本馆资源和书商资源。

3. 制订详细业务要求。无规矩不成方圆，在与书商合作时，要制订详细的业务要求。业务要求的内容写入合同中，以合同的形式约束书商加强自身编目质量监控，规范编目流程。

4. 加强过程监控。对于本地外包方式即书商到图书馆内加工文献的方式，图书馆可派专业馆员全程监控书商编目流程，发现问题及时纠正。对于异地外包方式即书商在异地加工文献，全部加工完成后再交由图书馆验收，图书馆不能放松监控，要不定期联系书商，了解编目加工进展情况，随机抽验部分编目数据的准确率，远程监控书商编目加工流程。

5. 强化验收环节。目前，多数图书馆采用异地外包方式加工图书，这种方式从发出订单到最终图书验收，图书馆都无法直接接触到图书，前文中提到的许多问题都是在验收环节发现的，因此图书馆必须强化验收环节工作，不能仅点点图书数量，要制订统一的验收标准，按要求逐项查验。同时做好编目加工问题的汇总与反馈工作，以避免类似问题重复出现。