杜文辉

（赤峰学院 继续教育部，内蒙古 赤峰 024000）

浅议提高档案工作管理人员综合素质

杜文辉

（赤峰学院 继续教育部，内蒙古 赤峰 024000）

随着中小学教师继续教育的快速发展,对档案工作管理人员的综合素质提出了更高、更广的要求.中小学教师继续教育档案的管理是中小学教师继续教育的重要组成部分,具有很强的政策性、原则性和服务性.档案管理人员综合素质的现状,档案管理人员应具备的综合素质,提高档案管理人员素质的对策.中小学教师继续教育档案管理工作为提高中小学教师继续教育质量提供重要的保证.

继续教育；档案工作管理人员；素质；信息化；档案管理现代化

中小学教师继续教育档案管理工作是继续教育基础工作之一，是不可缺少的环节，具有很强的政策性、原则性和服务性.这个环节的好坏关系到中小学教师继续教育的建设发展.随着中小学教师继续教育的快速发展，对档案管理人员的综合素质提出了更高、更广的要求.尤其是随着网络化、数字化在继续教育中的应用发展，继续教育档案管理工作方法在不断地更新变化，使档案管理由传统的手工操作走向现代化的信息化管理，特别是计算机软件管理在档案管理中的运用，使档案管理与办公自动化紧密相联.电子档案的出现改变了以往传统的文书档案繁杂的立卷方法和手工整理程序，档案现代化管理为继续教育现代化管理提供了可靠依据，使档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化，成为中小学教师继续教育档案管理工作的一个重要组成部分.

1 赤峰市各旗县区教师培训部门档案管理人员现状分析

近年来，各旗县区教师培训部门非常重视档案管理工作，各级档案行政管理部门在档案业务培训上也做了大量工作，取得了较好成效，档案干部队伍的平均水平有了明显提高.但是，各地各部门情况也不均衡，档案管理工作人员中受过档案专业正规学历教育的人数偏少，有不少人还不能熟练运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识.有的学校根本没有落实专兼职档案人员，档案业务工作归口于办公室，工作职责不明确，档案管理基本处于瘫痪半瘫痪状态；有的单位档案人员一岗兼多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作；有的单位档案人员因业务变动频繁和业务素质欠缺，档案平时疏于管理，应对检查敷衍了事.

上述这些问题的存在，不仅影响了继续教育工作的创新与发展，而且影响了档案管理工作为经济、社会、中小学教师继续教育服务功能的发挥.继续教育档案管理工作的规范化开展，既是时代发展的必然要求，也是档案管理工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现.笔者认为，要改变档案管理人员的这种现状，如何提高中小学教师继续教育档案管理人员的综合素质，发挥档案在继续教育工作中应有的作用，为中小学教师继续教育服务，已成为我们亟需解决的重要课题，值得我们深入研究和思考.

2 档案管理人员应具备的素质

档案管理人员的素质是指档案管理工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和.概括地说就是从事档案管理工作必须具备的政治素质、专业知识素质等.档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案管理工作整体效能的发挥有着无可替代的作用.

2.1 良好的思想政治素质

档案管理工作是一项政治性、服务性很强的工作.档案管理工作者，首先，要坚持正确的政治方向，认真学习领会党的各项方针政策，学会用辩证唯物主义的立场、观点和方法来观察分析事物，处理解决问题.档案管理工作的政治性决定了档案管理人员必须具有正确的政治方向和高度政治责任感，坚持“三个代表”重要思想，以科学发展观为指引，树立正确的政治观、价值观.档案人员要与时俱进，加强政治学习，正确理解党的路线、方针和政策,不断提高政治觉悟和党性修养.

档案人员应具有良好的保密素养，要有严格的保密习惯，不随便摆放有密级的文件材料，不允许闲杂人等进入档案库房重地等等.在涉及档案管理工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致，恪守档案管理工作纪律，贯彻执行《档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案文件.树立正确的法制观念，提高明辨是非的能力，遵纪守法，确保档案在政治上的安全.

值得指出的是，在档案数字化管理的网络时代，档案人员的保密工作延伸到了档案信息的网络安全.另外在收集、整理、保管、利用档案过程中坚持尊重档案原貌的原则，不要随意涂改、编纂、伪造档案.

档案管理人员要热爱档案事业，热爱本职工作，树立全心全意为人民服务的宗旨，有高度的事业心和责任感，有默默无闻的奉献精神，踏踏实实地做好本职工作，爱岗敬业，恪尽职守，更好地为中小学教师继续教育工作、为社会及个人提供热忱服务.

2.2 扎实的专业知识素质

档案管理工作是一项专业性、技术性及操作性很强的工作，主要业务是收集、整理、编目、装订、保管、利用等.每个程序都有一整套的理论和方法，档案管理工作人员只有掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率.

中小学教师继续教育档案从内容上囊括了自治区教育厅、市教委、赤峰学院、各旗县区教育局、教师进修学校等有关部门文件，继续教育部党务和行政管理、教学管理、科研管理等各个方面资料，如此复杂繁多的内容，涉及到各个科室乃至各个学科，一个有责任心的档案管理人员，要想把文件收集齐全完整，将零散的文件与各种各类材料编纂成党政管理、教学活动、教育科研等活动中需要的文件、汇编、校志、年鉴等编研材料，为继续教育各项工作服务.必须具备协调能力，有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力.

近年来，信息技术在档案管理工作中被广泛应用，计算机输入替代了传统的手工操作.档案部门提供给利用者的将不再只是纸质档案，而是大量的电子文件.档案管理人员不再整天忙于收集、整理工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，使档案成为重要的信息资源.档案人员就要掌握计算机相关知识，能保证对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息.档案人员只有懂得计算机及网络知识，才能开展对电子文件和电子档案的管理，为档案的信息化建设奠定基础.例如Word、Excel等常用的办公软件、收发电子邮件等基本的计算机网络通讯技术是档案人员必须掌握的本领.此外，还要求档案人员能够利用扫描仪、摄像机结合其他图像处理软件对一些纸质文件进行数字化处理、加工、压缩成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上传至档案管理网络系统,提供用户利用，树立良好的信息修养，最大限度地发挥好档案的价值.

档案作为一种重要的信息资源,必然要融入高科技的网络之中.档案人员就要树立信息观念,特别是要学习掌握计算机和互联网技术,对高科技条件下产生的信息进行搜集、提炼、加工和整理.目前,许多单位都凭借档案管理软件系统开展档案信息化建设、现代化管理和网络化服务工作.可见，独立运用档案管理软件是档案数字化工作的前提.这要求档案人员对档案管理软件各种功能要全面熟悉.在档案事业发展的今天，档案管理工作人员只有不断进行档案管理工作的探索和创新，准确地把握档案事业发展的新情况和所处的新环境，用求实创新的精神，把握规律，勇于探索和实践.

档案管理工作涉及的知识范围比较广，档案人员除了掌握档案学基本知识外，也要了解掌握其他社会科学和自然科学知识，了解国外档案管理工作及其发展情况，以开阔视野，增长见识，做到厚积薄发，举一反三.还要了解一些文秘、文学、文物鉴赏、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，具有一定的汉语言文学水平，包括古代汉语和现代汉语水平，并具有较强的阅读、写作能力和一定的书法及装裱技能.档案管理工作者必须掌握档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等新业务知识，并熟悉党和国家有关档案管理工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作，能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，不断提高自己业务能力和专业技术水平.

3 档案管理工作人员的素质提高对策

素质高的档案干部队伍是档案事业发展的根本保证.但提高档案人员素质却是一个复杂工程.它需要精心设计，科学管理，多方配合，共同努力，才能达到预期效果.

3.1 树立创新意识

目前中小学教师继续教育档案管理工作所呈现的新特点需要档案管理工作者掌握新的思维模式和管理模式.档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果，又要敢于创新思维模式和管理模式，以新思维对待新事物，以新对策对待新问题，才能不断推进中小学教师继续教育档案事业向前发展.

3.2 努力不断学习新知识

信息时代，中小学教师继续教育档案管理工作和整个社会有着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现.因此，每一个档案管理人员都要不断努力学习新知识，不断提高自己的科学文化和专业理论水平，不管学历高低、资历长短，都应不断地“充电”,努力增长新知识、新技能，不断提高自身的综合素质.各旗县区中小学教师培训部门领导应鼓励、支持档案管理人员在干中学、在学中干，同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新他们的知识结构.

3.3 创造良好环境

提高档案人员的社会地位，稳定档案干部队伍，是促进档案人员提高素质的重要因素.各旗县区中小学教师培训部门领导应采取措施，激励档案人员的进取精神，鼓励他们不断学习，积极进步，充分运用现代管理手段，引入竞争机制，发挥档案人员的智慧和才能，合理使用和奖励业绩突出的档案员，从而调动档案管理人员的工作积极性.

3.4 提高外语水平和计算机运用能力

外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数档案管理人员的外语水平尚未达到初级等级证书水平，急需“扫盲”.有关部门应利用各种培训方式，提高档案管理人员学习外语的兴趣，鼓励他们克服学习中遇到的困难.同时，熟练掌握计算机技能并提高其应用能力，对增强档案管理和提高服务效率,具有十分重要的意义.档案信息化运用了大量的新技术，如数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术等.档案人员必须努力学习掌握这些新技术，熟练地运用现代技术手段管理档案，才能适应新形势发展的需要.

创新是档案事业发展的必然要求.新世纪对档案工作提出了更高要求，要适应这个要求，档案管理工作者必须要有新思维、新理论、新方法.认清形势的变化，紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，勇于实践，更好地为中小学教师继续教育服务，为全社会服务，摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己.

〔1〕王兰琴.档案人员的职业道德和专业素质之我见[J].山西教育,2008，（9）.

〔2〕刘艳.档案工作应具备的知识和技能[J].中国成人教育,2008（9）.

G271.6

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1673-260X（2011）12-0155-02