浅谈高校图书馆中文图书招标存在的问题及对策

2011-08-15丁邦友

重庆科技学院学报（社会科学版） 2011年2期

关键词：书商中标招标

丁邦友

丁邦友

在政府采购的背景下，实行图书采购招标，是高校图书馆图书采访工作的必然趋势。结合实际工作的经验，论述高校图书馆在图书招标过程中，在采购制度、采购管理、采购效果等方面存在的主要问题，并提出了相应的解决措施。

图书招标；政府采购；图书采购

一、图书招标产生的背景

《中华人民共和国政府采购法》由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议于2002年6月29日通过，自2003年1月1日起开始施行。伴随2003年《中华人民共和国政府采购法》的颁布实施，江西省财政厅政府采购办公室正式设立，加上2001年挂牌的江西省政府采购中心，初步形成了管采职责的分离。自2003年以来，江西省政府采购办公室相继制定了《江西省政府采购代理机构管理暂行办法》、《江西省省级政府采购评审专家管理暂行办法》、《江西省政府采购代理机构资格认定办法》、《江西省省本级政府采购管理暂行办法》等诸多规章制度，为江西省政府采购工作的开展提供了法律依据和制度保障。2005年江西省还明确规定了图书资料属于部门集中采购项目。目前，我国高校图书馆图书采购大部分都采用政府采购的办法。

二、图书招标存在的问题

其一，图书招标过程行政手续繁琐，影响图书馆正常工作。笔者以南昌工程学院为例，学校在进行图书招标之前，必须进行市场询价，询价工作由图书馆牵头，纪检、财务和招标部门参加，然后填写集中采购项目请招单，经图书馆馆长和分管院领导审批之后送学校招投标办公室审核，再报送招投标分管院领导审批后方可开始招标。接着再拟定标书、公布招标项目、书商递交标书、评审委员会开标、评标、选定合作书商、签订合同等一系列法定程序，一般需要2-3个月的时间。在这段时间里，由于供货商不确定，图书馆日常采购业务只能暂停运作，这会严重影响图书馆信息资源建设的连续性。除此之外，由于前期工作被耽搁，容易造成图书积压，影响全年工作进展。

其二，一年一招令采购工作操作难，影响图书馆藏书建设的连续性。图书招标通常为一年招一次，若招标工作没有提前做好，将造成订单积存，图书馆的正常工作也无法开展。而招标过程的繁琐程序使得原本就很紧张的采访任务难以完成。更为严重的是，一年一招导致中标书商经常更换，从而影响图书馆正常采购工作，造成文献采购工作的脱节(已预订文献因合同到期而作废)、原先采购渠道和方式的废弃、对新的供应商重新适应等问题，加大了图书馆图书采访人员工作的难度。

其三，图书采购合同的时间跨度不同，影响了图书馆工作的开展。2007年以前，南昌工程学院图书馆签订图书采购合同都是以年为期限，即从当年的1月1日开始到当年的12月31日截止，而从2007年开始学校图书采访工作实行政府采购，合同签订时间以学年为期限，即从当年的7月1日开始到次年的6月30日截止，而大多数图书馆签订的合同都是以年为跨度。由于合同签订的有效期不同，图书馆的工作人员在下半年基本上没什么事做，图书供应商都在忙着别的图书馆的工作，造成了第二年上半年大量的来书，不利于图书馆开展工作。

其四，图书招标片面追求折扣，低价者中标，图书质量得不到保证。参与投标的供货商为了中标，尽可能地提高优惠率，一旦中标后，他们为了实现最佳商业利润，从各个方面降低成本，例如，提供的书目信息量大、到货率高的大都是社科类的图书或者计算机等相关的图书，而专业性较强的科技类图书不管是书目信息量还是到货率都相对较低，到书周期较长，加工不规范，服务质量也未完全按照承诺执行，使图书馆的采购工作陷入被动局面，不利于图书馆的长远发展。

其五，图书招标过分依赖招标公司的专家评委，图书招标主管部门不了解图书招标的特殊性，将图书招标和货物类的招标混为一谈，在评标过程中为了防止图书馆的某些专家产生偏见，忽视图书馆方面的意见，造成低价者中标，导致各种后续的服务工作不到位，不利于图书馆开展工作。

其六，中标书商的数量及中标金额比例分配不恰当，不利于图书开展工作。合理确定中标单位数量和金额分配比例可以有效地规避风险。确定多个中标书商可以提高图书书目的供全率，防止因某个中标方违约而导致采访进度严重受影响的情形出现，也不会造成因为某一家中标书商到书的时间不合理，使编目人员闲的时候无事可做，忙的时候加班加点，更有利于编目人员的身心健康。缺点是不同书商提供的数据易重复，查重工作任务较重，因此数量也不宜过多。以我校图书馆为例，2007年我馆中文图书采购经费200万元，只选择一家供书商导致合同截止都没有完成采购任务。2008年我馆图书采购经费220万元选择了6家供书商，大大增加了采访人员的工作难度。

其七，招标公司的选择不合理，导致不合格的供应商中标。由于图书招标主管部门不了解图书招标的特殊性，在招标公司的选择上没有考虑到图书招标的特殊要求。更严重的是，有些地方的招标公司和当地的一些供应商的关系较好，对于图书馆在供书商选择上面没有真正做到从各个方面考虑，导致不合格的供应商中标。比如江西省现有8家甲级政府采购代理机构，其中有3家外省进驻政府采购代理机构，乙级政府采购代理机构有30多家，所以在招标公司的选择上有很大的灵活性。

三、解决图书招标存在问题的对策

第一，提前制定图书招标采购计划，尽量简化招标程序，争取在最短的时间内完成招标。例如，我校图书馆年度采购经费预算一般在年初下达，但招标前的一些准备工作可以在上年的年底就开始，而招标的时间尽量安排在寒暑假的时候，这样可以不占用工作的时间，以最快的速度开始图书采访工作。

第二，适当延长图书招标合同期限，保持供应商的相对稳定。目前大多数图书馆图书招标是一年一招，不利于图书馆工作的开展。可以适当延长图书招标的期限，保持供应商的相对稳定，既有利于图书馆和供应商的相互适应，也减少了招标工作的麻烦，让图书采访人员有更多的时间采购图书。现在有的图书馆已将图书招标合同期限改为2-3年，这或许是以后图书招标的发展趋势。

第三，制定合理的评分标准，选择最佳图书供应商。一般根据投标人的图书供应价格折扣率、资质业绩、技术支持以及服务能力等进行综合评比打分，总分为100分，按照综合得分高低进行排序。以我馆为例，我们在制定评分标准时，尽量减少图书价格折扣率所占的比重，增加技术支持和服务能力的分值（例如：资质及业绩20分、技术支持25分、服务能力30分，图书价格折扣率25分），从而能够有效避免供应商之间恶意竞争，低价中标。

第四，积极参与招标过程，加大图书馆工作人员的话语权，应重点考虑采编部工作人员的意见。由于非专业人员缺乏必要的途径了解图书馆中文图书采购的实际需要以及馆配商的真实情况，而主要依赖馆配商的投标书内容为依据选择中标馆配商，但在很多情况下，投标书并不能完全反映投标人的真实情况，从而极易造成以投标书为依据选择的馆配商并不是真正符合图书馆需求的，而使图书馆的采购工作走入困境。建议由图书馆牵头组织招标，图书馆方面的专家争取在评标委员会中占有2/3的人数，从而让真正了解图书馆购书需求的图书馆工作人员有更大的发言权。

第五，选择合适的中标书商数量，合理分配中标金额。每年根据图书年度采购计划确定合适的中标供应商的数量。比如我馆今年中文图书购书经费300万元，选择了3家中标书商。由于每家书商都有自己的优势，建议在选择供应商的时候可以进行优势互补，比如新华书店实力较大，但是折扣较高；出版社的供货渠道较多；地方的民营企业规模较小，但是供货折扣较低，到书速度较快。所以我馆今年选择了江苏省新华书店、北京百万庄图书大厦有限公司（机械工业出版社投资成立）、江西省弘苑文化传播有限公司（地方民营企业）为中标书商。在中标金额的分配上，既要考虑中标的排名顺序，合理拉开档次，也要根据合作过程中到书率和到书速度的情况，适时做出调整。尤其是对于规模较小、未曾合作过的中标书商，应分配较小的购书经费，以规避风险。

第六，选择合适的招标公司。在选择招标公司的时候，可以参照别的高校图书馆的选择，尽量选择甲级政府采购代理机构，尤其是那些外省进驻政府采购代理机构可以优先考虑。在招标的过程中相对公平、公正，有利于图书馆选择最佳的图书供应商。

第七，完善监督机制，把到书速度和到书率作为下一年评标的依据。建议建立长期的监督机制，对于上一年到书率和到书速度没有达到合同要求的图书供应商在当年图书招标中不予考虑，让到书率和到书速度是否达到图书馆的要求拥有一票否决权。

第八，收取适当的履约保证金，以保证合同的顺利实施。确定了中标书商以后就要签订图书采购合同，建议在签订合同时向中标单位收取履约保证金，履约保证金的金额可以根据当年的图书采购经费的总额来收取。例如，学校图书馆一般是按照年度图书采购经费的10%向中标书商收取履约保证金，今年学校图书馆向3家中标书商每家收取10万元履约保证金并规定在中标书商完成其合同义务后的30天内无息将履约保证金退还给中标单位。