文｜北京直真视通科技有限公司

对于当今的IT项目，完善的项目计划及有效的项目实施已不能完全保证项目的成功；这是因为项目进行中往往存在一定的变数，会给项目带来风险。只有实现完整的项目沟通才能有效地应对项目进行中存在的变数，从而降低或规避项目风险。

1 项目沟通管理及其特征

项目沟通管理是保证项目信息能够被及时、有效地生成、收集、分发和最终处理所需要的过程。它提供了项目成功所必须的人、思想和信息之间的重要联系——参与项目的每一个人以及项目干系人都必须做好传送和接受信息的准备，理解项目中涉及他们的信息将如何影响整个项目。

项目沟通管理最重要的两个特征是复杂性和系统性。

（l）复杂性：每一个项目，特别是IT类项目都涉及大量的数据、应用以及实施工作，需要沟通的内容之复杂不言而喻。另外，大部分项目都是由特意为其建立的项目班子进行实施的，这样的组织具有临时性，属于项目型组织。因此，在项目沟通管理工作中必须协调项目组成员之间以及项目组成员与项目干系人的关系，以确保项目顺利实施。

（2）系统性：项目是开放的复杂系统。项目一经确立，将全部或局部地涉及到社会、经济、文化等多方面问题，特别是一些工程类的大型项目对生态环境、能源有着或大或小的影响。这就决定了在项目沟通管理工作中应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。特别对于IT项目，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通，项目的推进和人际关系的构建都会受到制约。

2 信息沟通的主要作用

（l）决策和计划的基础：项目管理组要做出正确的决策，必须以高时效性、准确的信息作为基础，而良好的信息沟通是保证及时、准确地获取信息的重要手段。

（2）组织和控制管理的依据：只有通过信息沟通，掌握项目组内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目管理组的组织效能。

（3）建立和改善人际关系：保证信息沟通的畅通，实现资源共享，将项目成员与项目干系人组织贯通起来，使之成为一个整体，可以减少项目成员之间的冲突，改善项目成员与项目干系人之间的关系。

（4）项目经理成功领导的重要手段：项目经理需要通过各种有效方式将意图传达给项目成员并使项目成员理解和执行。如果沟通不畅，项目成员就不能正确理解领导意图和加以执行，项目就不能按项目经理的意图推进，最终必将导致项目混乱甚至项目失败。

3 沟通管理与项目管理的关系

沟通管理包括四个主要环节：

◆ 沟通计划编制，即确定项目干系人的信息需求和沟通需求，可简单概括为“何人、在何时、需要何种信息”，以及信息提供的方法；

◆ 信息分发，即保证项目干系人可以及时得到所需要的信息；

◆ 绩效报告，即收集并发布绩效信息，包括状态报告、进度测量和预测；

◆ 管理收尾，即产生、收集和发布项目或项目阶段完工的正式文件。

其中沟通计划与其他计划是紧密相关的。

由此可见，项目沟通管理与项目管理有着十分紧密的联系。

4 项目沟通管理实例

（1）项目概况

某能源企业视频会议系统项目总投资约五百多万元，于2004年6月份开始进行设备安装调试，至当年8月初整体调试完毕并投入运行，期间进行了完善的项目整体、范围、沟通、进度、质量、成本、风险等管理。项目开通后，该能源企业集团总部到六十多家二级单位之间可以进行双向交互式视频会议，企业生产调度、行政会议、远程培训带的便利性和时效性得到了极大的提高。

（2）项目实施情况及问题点

由于此项目有完善的项目管理规范，在客户的大力配合下，项目组在项目计划时间内出色地完成了设备安装、总体联调以及培训工作；视频会议系统总体效果良好，系统运行稳定，达到了项目设计要求。项目运作过程中，特别是在项目实施阶段，也同样遇到了很多问题，沟通的目的是为了解决问题。例如在项目实施过程中，客户要求对网络进行优化以保证视频会议、ERP、OA等关键应用网络传输的质量。项目组通过良好的沟通，在网络集成商的配合下短时间内做好了此项工作，并且没有耽误项目的实施进度。

（3）项目收效

该视频会议系统满足了客户当时的迫切需求，且考虑到了将来的扩展需求；而且系统运行稳定、效果良好，超出了客户的预期。究其原因，与项目沟通管理有很重要的关系。

（4）在项目沟通管理方面的心得体会

①完善的项目管理是项目成功的基石，项目沟通管理在其中发挥着重要的作用。

②沟通要有明确的目的。当项目实施过程中出现问题需要沟通时，要明确进行沟通的目的是什么、需要对方理解什么、需要达到什么样的效果。没有明确目的的沟通是无效的沟通。确定了沟通要达到的目标，沟通的内容才可以围绕其进行规划。此外，沟通的方式也需要根据沟通的目的进行选择。

③项目团队的默契程度对项目实施效率影响较大。该项目的团队是一个经过长期磨合、相互之间比较信任、形成了一套成熟的工作方法和风格的团队，因此项目成员之间的沟通十分高效，需投入精力进行的沟通工作只有同项目干系人和客户的沟通。当然，这在项目管理中是可遇而不可求的，但也从侧面印证了项目团队默契与否的重要性。

5 结束语

通过以上项目沟通管理实例分析，我们可以清楚地看到沟通在项目管理当中起到的重要作用：沟通的效果直接影响着项目的成功机率，沟通的效率直接影响到项目推进的效率，沟通的成果也间接关系到客户满意度、项目成本等问题。除了以上沟通实例中提及的问题外，沟通的方式方法也需要特别注意。首先，要善于聆听。沟通包含“说”和“听”两方面内容，成功的聆听者不仅能听懂话语本身的意思，而且能领悟说话者的言外之意，而这对领会沟通的目的很有帮助。第二，要避免无休止的争论。每个人都有一套自己的工作的方式方法，因此沟通过程中不可避免地存在争论。项目中存在技术、方法上的争论是正常的，但应尽可能避免陷入无休止地争论、无法形成结论的局面。项目经理遇到这种争议时一定要发挥自己的权威性，充分利用自己对项目的决策权。

完善的项目管理是项目成功的基石，项目沟通管理在项目管理当中有着重要的地位，在当今的项目管理中发挥着桥梁与纽带的作用。