李竹莉

（黑龙江煤田地质局 150046）

多媒体技术与档案信息管理

李竹莉

（黑龙江煤田地质局 150046）

档案事业正在逐渐迎来一个崭新的电子信息时代。利用多媒体技术、网络通讯技术、电子计算机技术对档案信息进行收集、加工和整理，并通过电子信息手段提供给用户使用，成为档案工作研究的新领域。

一、多媒体技术

多媒体（Multimedia）技术是一门综合的跨学科的边缘交叉学科，是把声音、文字、图形、图像、动画、视频等多种媒体的信息通过计算机进行数字化加工处理，再和通讯技术相结合形成的一门综合技术。多媒体技术有以下特点：

其一，集成性。即将多种媒体有机地组织在一起，共同表达事物，做到图文声像一体化。

其二，交互性。即人机交互，在播放多媒体节目时，能够进行人工干预，通过人机交换信息来完成任务。

其三，数字化。即多媒体中各类媒体都是以数字化的方式存储信息，便于计算机对各类信息进行统一加工、处理和传输，这是多媒体集成化的基础。

其四，分布性。分布式多媒体数据库的建立和管理及多媒体通信是多媒体计算机系统的关键技术，因为多媒体的应用开发工作需要各种专业人员（计算机专业、文字写作、影视制作、宣传广告以及计算机动画等）。

二、多媒体技术对档案信息管理的影响

1.信息技术的进步对档案管理具有直接的影响。一般而言，信息处理技术和信息存储技术主要影响档案馆有关信息处理作业的效率和质量，而可交换机读信息介质和信息传播技术则主要影响档案馆的用户服务方式和服务效果。多媒体技术以其信息表达直观、生动、逼真等优点将广泛应用于档案工作领域，并对传统的档案馆（室）产生巨大冲击。

2.对档案馆（室）藏结构的影响。信息介质和传播技术的发展将使越来越多的档案信息以高密介质的形式出现。用户可根据自己的需要选择所需介质储存的档案信息，必要时用户还可通过联机网络获得补充档案信息。为了适应这种变化，档案馆（室）藏将由以纸质为主向纸质与CD或其他高密介质并存的多元化馆（室）藏结构过度。

3.对档案利用工作的影响。在档案参考咨询中，用多媒体作文献参考工具，基本检索功能远远超过传统工具。编制档案索引时，使编制过程计算机化，快速准确地提供多种索引，满足多途径检索要求。多媒体档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且以非线性的结构组织信息，为用户提供友好的使用界面。多媒体档案馆（室）中，用户不但可以阅读传统的纸质档案，还可借助仪器和设备阅读胶片、光盘，看录像、听录音，获得图、文、画、音并茂的档案信息服务。

4.对档案馆（室）结构和性质的影响。多媒体环境下，档案工作会更多地转移到信息服务上来，并使组织结构向参考咨询和档案信息服务转化。多媒体档案信息将越来越多地以有偿方式提供利用，有利于实现档案工作产业化。

5.对档案管理工作的影响。多媒体技术使档案管理趋于复杂化和专业化。一是使原有的办公信息系统、演示咨询系统、视听服务系统、数据库、检索系统、信息管理系统更加完善和直观。通过档案馆（室）之间的联网，还可以形成多媒体档案信息网络。二是现有的档案分类组织法将不适用，必须创新档案分类法及索引体系。三是多媒体档案信息服务的收费问题需要及时解决。四是要向用户提供利用多媒体档案信息的必要工具和设备。

6.对档案工作队伍的影响。电子信息时代的档案工作对档案管理人员的素质提出了新要求。档案专业人员不仅要懂得档案专业知识，而且要熟悉现代信息技术（至少会使用电子信息系统），同时还必须掌握一定的相关学科专业知识。

三、多媒体技术在档案信息管理中的应用

1.多媒体档案教学与培训系统。多媒体技术将计算机辅助教学（CAI）及计算机管理教学（CMI）产生深刻影响。多媒体可以在计算机上把声、图、文集成一体，使受教育者改变信息包装，主动获取动态信息。

2.多媒体档案展示系统。利用多媒体技术的图形、文字、声音将档案馆（室）藏情况做成全宗介绍、利用价值以及利用经济效益实例分析的多媒体展示系统，介绍档案馆（室）的基本情况，宣传档案工作、档案知识、档案政策法规，指导用户利用档案

3.多媒体档案信息存贮及管理系统。许多珍贵的档案资料，如书札、手稿、照片等不适于以键盘方式输入计算机，大部分需要以全文图像形式再现，多媒体是解决这一问题的好办法。将这些资料借助多媒体技术存贮、利用，既能很好地保存资料原件，又能在计算机上再现其原貌。对文书档案、专业档案、科技档案进行多媒体技术处理，可以方便利用，对输出格式进行有效控制，并能够低成本复制。

4.多媒体档案信息利用系统。对于使用频率高且又重要的档案，可以作成一个多媒体档案管理系统。

5.多媒体档案修补系统。许多重要历史档案因时间太久已经破损，可以采用多媒体技术对这些档案进行修补和复原。

6.多媒档案信息网络系统。为实现档案信息资源共享，通过多媒体技术、网络技术、通讯技术使各档案馆（室）的局域网相互沟通。

总之，利用电子信息技术管理档案是档案工作发展的重要趋势，多媒体技术在档案信息管理中具有广阔的应用前景。档案工作要勇敢迎接新技术革命的挑战，努力变革，积极参与，实现传统服务环境向电子服务环境的转变。